画面共有

画面共有では、自分のパソコC上の画面を会議の参加者に共有できます。
画面共有を行うことで、資料を画面に投影しながら説明できるため、会議の参加者に内容が伝わりやすくなります。
デフォルト設定ではミーティングのホストのみが画面共有を行う権限を持っているため、設定変更が必要です。

ホワイトボード

ミーティングに参加者がとオンライン上のホワイトボードを共有できる機能です。イラストや手書きの文字を共有できるため、テキストでは伝わりにくいことも共有可能です。ホワイトボードは画面共有の一部の機能です。

リアクション

アイコンで意思を伝えたり、リアクションをしたりする機能があります。手を挙げる/手を降ろすといった挙手機能もあります。

チャット

チャット利用することで、ミーティングに参加者者の間で、短いメッセージを送信したり、ファイルやURLを共有したりできます。 全体へのメッセージ送信だけでなく、個別にメッセージを送信することも可能です。

レコーディング

レコーディングでは、ミーティングの画面と音声を録画・録音できます。欠席者へ共有やメモのかわりにも利用できます。
デフォルト設定ではミーティングのホストのみがレコーディングを権限を持っているため、設定変更が必要です。

バーチャル背景

自宅からミーティングに参加する人も少なくありません。バーチャル背景は、自宅などプライベートな空間を画面上に映したくないときに役立ちます。

アンケート、投票機能

ミーティング前にホストがあらかじめ設定しておくことで、アンケートや投票の機能が利用できます。
票数は自動集計でされますので、PTA総会など大規模ミーティングに便利です。

スポットライト

スポットライトは、特定の参加者の画面を大きく表示する機能です。
通常は、発言者の画面が一番大きく表示されますが、セミナーなど特定の方を常に表示させておきたい場面で役立つ機能です。

ブレイクアウトルーム

ミーティングの参加者を、最大50個の部屋に分けられる機能です。テーマ別のグループディスカッションを行うなどに便利です。

他のアプリケーションとの連携

Zoomは、他のアプリケーションを連携することが可能です。
使い慣れているアプリと連携することで、アプリ操作の手間が減ることで、会議の質向上、時間短縮、ストレス軽減などのメリットが期待されます
Googleカレンダー、Googleドキュメント、Microsoft Teams、Dropbox、Slack、Zendesk
ほかにも、様々なアプリと連携可能です。

パスワードは必須

Zoomは、ミーティングURL、もしくはミーティングIDとパスワードが分かれば誰でも簡単に会議に参加できます。
ミーティング情報は、一般公開せずに、参加者のみミーティングURL、IDやパスワードを伝えるように徹底しましょう。

待合室機能を使用する

待合室機能を有効にすると、ホストが許可するまで参加者はミーティングへの参加ができません。ホストが待合室機能を有効にすることが、予期せぬ参加者対策などセキュリティ向上につながります。

アプリのバージョンは常に最新に

セキュリティ面を向上するために、Zoomアプリが常に最新になっているか確認しましょう。

画面共有とは

Zoomでは、自分のパソコンのデスクトップ画面はもちろん、ミーティング中にパソコン上で実行・表示されている様々なアプリケーションの画面を相手の画面に映すことができます。
この機能を「画面共有」と呼びます。PC上だけではなく、タブレットやモバイルデバイスでも同様に簡単に行えます。

文章などのファイルを共有できる

各参加者が手元に用意した資料を見ながらのミーティングの場合、資料の数が多かったり、同じような資料だったりすると「どの資料の、どの部分のことを指しているのか」が分かりにくいことも多々あります。
画面共有すれば、画面上に資料を表示できるので、一目瞭然で分かります。

画像などを共同で編集作業しやすい

ミーティングでは口頭だけで情報を十分に共有できる場合もあると思いますが、図面やデザインなど、口頭だけでは意図が伝わりづらいこともあります。
ミーティング中にその場で色や配置の修正、結果の確認ができれば、正確に資料に反映させることができます。

ミーティングの業務効率を高める

ミーティング中に文書案を考える必要がある場合などはよくあります。通常であればミーティングの後に、それらをまとめたメモを見ながら変更する作業が必要になりますし、その場で修正、確認ができれば、担当者の負担軽減につながります。

高品質なサポートに使える

画面共有を「カスタマーサービス」として活用している企業も多く存在します。
IT系サービスの提供企業などでは、トラブル時に画面で何が起こっているのかを、画面共有することで、問題の早期解決に繋げることに活用しています。PTAでも活用のヒントがあるかもしれません。

チャット機能の活用メリットをご紹介していきます。ホスト、参加者共にメリットがあります。

気軽に質問できる

ミーティングの流れを止めずに質問をすることが可能です。
参加者の多いミーティングなどでは、質問したいことがあっても、全体の流れを止めてしまう可能性あるため質問しずらいというケースもあります。
このようなときには、チャットでホストにメッセージを送ることで、他の人に気付かれず、またミーティングの流れを止めずに質問が可能です。

ホストと共同ホストのコミュニケーション

参加者の多いミーティングなどではホストと共同ホストが運営にあたる場合も多いかと思います。
その際、両者のコミュニケーションツールとしても活用できます。「カンペ」のようなイメージで気軽に利用することも可能です。

他の参加者に知られず会話可能

特定の相手へチャットを送信することができます。よって他の参加者に知られず会話を続けることも可能です。
例えば、オンライン総会で保護者からの質問を受けている際に、役員間でコミュニケーションを行うなどにも使えます。

参加者同士の気軽なコミュニケーション促進

一般的にオンラインミーティングは発言できる人数に限りがあります。
結果、ホストと数名でしか音声での会話ができない場合もあります。 参加者の多いミーティングでは、ただ会話を聞いているだけという参加者が発生するケースも往々にして考えられます。
参加者同士でチャットを立ち上げておくことにより、参加者同士で気軽に交流できるようになるでしょう。
事前にチャット利用の可否についてを参加者に伝えておくことにより、スマートなコミュニケーションがとれるようになります。

メモや議事録として使える

スマホなどにチャットを送信することで、文字として記録を簡単に残すことが可能です。
参加者全員にチャットを送信しておけば、メモや議事録の「抜け漏れ」をその場で他の参加者から指摘を受けることも可能です。
テキストデータにしてしまえば、議事録の共有も簡単なことから積極的な活用が望まれます。

会議の理解度を確認可能

意向の確認をしたり、今後の動向を確認するような会議では、プライベートチャット活用して参加者から個別にメッセージを送ってもらうという使い方もできます。
オフラインのミーティングであれば表情や小さな動きでコミュニケーションを取りやすいですが、オンラインだとなかなか難しいものがあります。プライベートチャットの積極活用もコミュニケーション解決策の一つです。

声が聞こえない時に指摘できる

オンラインセミナーなどではよくあるシーンです。参加者が声が聞こえない状況が発生した時にチャットから指摘することで、ホストがより早く音声トラブルに気づくことができます。

ファイルの送受信がスムーズ

チャットを使ってファイルを送受信できるので、会議中に送付の必要のあるデータをスムーズに送受信可能です。

スマホをチャット専用にするには

ファイルを送信する

Zoomのチャットで改行するには

お勧めは、チャットでの改行は、［Shift］＋［Enter］での改行を習慣づけることです。これによりメッセージを送ることなく改行が可能となります。

チャットを保存するには

またチャットの保存忘れてしまった！というケースもあります。この場合は状況によって復元可能かどうかが異なります。
ホストがライセンスユーザーでかつ［チャットを自動保存］の設定にしていれば、クラウドにチャットログが残されている可能性があります。 それ以外の場合は一度ミーティングからログアウトしてしまうと、チャットの復元が不可能となります。

チャットの画面を大きくするには

対応策の一つは、チャットウインドウのみをミーティング画面から独立させる［ポップアウト機能］です。 チャットウインドウのみを別の場所に移動できるため、画面全体が見やすくなります。

独立したチャットウインドウをミーティングウインドウに戻すときは、チャットウインドウの右上にある［…］をクリックします。 続けて。［ミーティングウィンドウにマージ］をクリックすれば、ウインドウ元に戻ります。

チャット機能の活用メリットをご紹介していきます。ホスト、参加者共にメリットがあります。

オンラインミーティングでの多数決

ミーティングでは、A案、B案の票数をとったり、議事に対する賛成、反対を多数決したりというシーンがあります。 オンラインミーティングで挙手を画面上でカウントする場合、ホストが1人1人数えて確認しなければなりません。
一方［挙手］機能を使えば、ホスト側に挙手した人数が表示されるため、簡単に集計することができます。

［投票］機能を使えばより便利に票数のカウントが可能です。
但し、［投票］機能はミーティング前に機能を有効化してスケジュールしておく必要があります。
PTA総会での利用など、シーンによって使い分けるのがお勧めです。

オンラインセミナーでの質疑応答

セミナーなどを実施する際、参加者にとっては、説明内容が伝わっているかを定期的に確認することが、より満足度の高い時間となります。
質疑応答を音声のみで行うと、誰が質問したのか分からなかったり、複数音声が重なって聞き取れなかったりする可能性もあります。 質問者に挙手機能を使っていただくことで、指名が可能となりスマートな運営が可能です。
また「ここまで、大丈夫ですか」のような理解確認を行い、反応がなかった参加者へは個別チャットで対応するといった使い方もあります。

進捗確認

ブレイクアウトルーム機能を使ってグループワークに取り組んでいる時などに、「終わったグループは手を挙げて知らせてください」や「質問が必要な時は手を挙げてください」など、事前に伝えておくことで、各グループの作業の進捗状況などが、挙手機能を利用することで、ホスト側で簡単に把握することができます。

休憩を挟んだ場合の離席戻りの確認

戻ってきた方から手を挙げてください」と参加者に伝えておくと、誰が戻ってきたか、誰が離席しているか、すぐにホスト側で把握できます。
数十人の参加者の中で一人だけ戻っていないという状況も一目瞭然です。

メッセージの送信機能

ブレイクアウトルームの進行中、メインルームでホストがチャットを送信しても、個別のブレイクアウトルームには送信されません。
ブレイクアウトルームのウインドウで、［全員にメッセージを放送‥を区立kすることで、全ブレイクアウトルームへのメッセージ送信が可能です。

ホストの訪問機能

ホストは各ブレイクアウトルームを自由に入退室できます。
グループワークの進捗を確認したり、サポートとして見回りをしたりするときに活用できます。共同ホストを設定しておくことで、複数人でのサポートが可能です。
ホストが設定をすれば参加者もブレイクアウトルームを自由に入退室可能ですが、ミーティングの形式に応じた設定をお勧めします。

ヘルプ機能

各ブレイクアウトルーム内で質問や相談事が発生した際、参加者がホストに知らせられる機能があります。
参加者が［ヘルプを求める］をクリックすると、ホストに通知が届きます。ホストが表示されたポップアップからルームに入室することで、参加者とコミュニケーションを取ることが可能です。

ホストはメインルームで待機

ホストや共同ホストが全員ブレイクアウトルームに入ってしまうと、参加者がメインルームに戻ってきても気づけません。メインルームで特別なイベントを開催していない場合でも、メインルームにはかならず運営担当者が１名残るようにしましょう。

全ルームでの画面共有

ブレイクアウトルームは基本的にルーム単位で独立して画面共有をする仕組みですが、ホストはメインセッションから全てのルームに対して画面共有ができます。
各ルーム内の画面共有は中断されてホストの画面共有に切り替わりますが、注釈やホワイトボードは保存される仕組みです。
全ルームで同じ画面を共有する手順は以下の通りです。

ホストと共同ホストの機能

レコーディング

ブクラウドにミーティングをレコーディングしている場合、レイクアウトルームの実行中は、メインルームのみが記録されます。
ローカルレコーディングが利用している場合は、レコーディングしている参加者がいるルームがローカルに記録されます。複数の参加者がローカルレコーディングできます。

ミーティングの投票機能を利用するには、Zoom公式サイトにサインイン完了後に、２箇所の設定が必要です。
１つ目は、左側のタブメニューから［設定］をクリック、上部のタブメニュー［ミーティング］にある［ミーティング投票/クイズ］における事前の設定で、全ての投票機能に適用されます。
２つ目は、左側のタブメニューから［ミーティング］をクリック、上部のタブメニュー［予定されているミーティング］で表示されるミーティング毎の設定です。

事前の設定

詳細投票とクイズ

• 評価や満足度調査
• 自由記述
• 穴埋め問題
• マッチングテスト
• 任意回答と必須回答
• 画像の利用
• 回答の表示（クイズ）

詳細投票の投票形式

任意回答と必須回答

投票形式のオプションで［詳細投票とクイズ］を選択すると、任意回答と必須回答を使い分けられます。
［投票］を選択した場合では全ての投票が必須回答となります。

複数の投票

複数の投票を行うには、「新規で作成する」または「作成済の投票に追加する」の二通りの方法があります。
「作成済みの投票に追加」した場合、１度の投票に設問を複数設定できます。
関連のある複数の投票を同時に実施したい場合は、「作成済みの投票に追加する」方法がお勧めです。

結果のダウンロード

「クイズ」とは、正解を設定して実施できる投票のことです。

事前の準備

結果の共有

結果共有とプライバシー

投票結果を共有しても、参加者は互いに誰がどの選択肢に投票したかはわからないので、プライバシーを保護できます。
主催者も、参加者のうち誰が投票したか知る必要がない場合は、投票作成の際に「質問に匿名で答えることを参加者に許可します」にチェックを入れましょう。

ホストは参加者の回答に基づいて、参加者を別々のブレイクアウトルームに分割できます。
ホストは、ブレイクアウトルーム起動後に参加者の移動や入れ替えもできます。

投票機能の事前設定

［投票結果からブレイクアウトルームを作成することをホストに許可する］のチェックボックスを有効にします。

ミーティングでの投票機能設定

参加者が希望のブレイクアウトルームを選択しやすい適切な内容を、質問や選択肢欄に設定します。
［ブレイクアウトルームを作成］のチェックボックスを有効にします。

ホストキーを使うことで、ミーティングを設定したユーザー（ホスト）が不在の場合に、別のユーザーをホストとすることが可能です。
具体的には、ミーティングを設定したライセンスユーザーのPTA会長が、ミーティングに遅れる場合などに、他の参加者にホスト権限を移譲することで、ライセンスユーザーが不在のままミーティングをスタートできます。

事前設定

ホストによるホストキーの取得

参加者によるホストキー利用（ホスト権限の取得）