一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAでもオンライン会議を使ってみよう!

PTAでもこれまでの「前年踏襲」から「時代に即した」運営に変容していくことが求められています。
その手段として手軽に取り組みやすいのが、会議でのオンライン利用ではないでしょうか。リアル会議との併用で参加しやすいコミュニティへの第1歩を踏み出したいものです。
作成:2023/03/01  更新:2024/05/08
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PTAでのオンライン会議ツール導入を応援します!

オンライン会議ツール コロナ禍を契機に、様々なシーンでのオンライン会議ツールの利用が進み、日本人の勤務形態も変わりつつあります。
全国PTA連絡協議会のZoom助成事業を利用するPTAも少しずつですが増えてきていますが、PTA全体ではオンライン会議ツール導入がなかなか進んでいないのが現状です。
PTAでのオンライン会議ツール導入あたり解決すべき問題は、以下に集約されると思います。
具体的な解決策もありますので、PTAでのオンライン会議利用を検討してはいかがでしょうか?

オンライン会議導入に向けた解決策

PTA室にWi-Fi環境がない!

工事不要の携帯の電波を利用するWi-Fiルーターを利用するPTAが増えています。
「PTAでもWi-Fiルーター」「PTAでもスマホ」いずれも、任意団体であるPTAでも契約可能なプランで、全国PTA連絡協議会の会員登録に関わらず、幼小中高全てのPTA団体でご利用いただけます。
会長など個人の契約に依存しないPTA団体としての契約です。また、銀行払いなので、会長の個人契約やクレジットカードはもう不要です。
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Wi-Fiルーター機能付スマホ+データ無制限!
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Zoomの契約ができない!

全国PTA連絡協議会に会員登録済みPTAの皆様を対象にしたサービスです。
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使い方がわからない!

PTA向けのZoomマニュアルもあわせてご利用ください。
また、PTAへのZoom導入、利用方法に関するオンラインセミナーを定期的に開催しておりますので、導入に不安があるなどの場合は是非ご参加ください。
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テスト接続やトラブル対策、アカウント登録など初心者向けマニュアル
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PTA室にパソコンがない!

オンライン会議開催には、資料の画面共有をするなどにあたってパソコンがあった方が便利です。
PTA室にパソコンがない場合でも、少なくともお一人がパソコンで参加すれば、十分に活用できると思います。
もちろん、他の参加者はスマホから参加が可能です。
PTAでパソコンを購入には、量販店などでの購入の他、保守面からのリース契約という選択肢もあります。
リースを検討される場合は、会長の個人保証をする必要なくPTA団体でリース契約が可能です。
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任意団体であるPTA名で契約可能なリース契約は、
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PTAでもオンライン会議を使ってみよう!

オンライン会議ツール Zoomの主な機能

下記はZoom利用を前提としていますが、他のオンライン会議ツールでも、いくつかを除き、ほぼ同様な機能が実装されています。

場所を問わずに参加可能

オンライン会議では、パソコンやスマートフォンを使って、場所の制約を受けることなく参加することができます。

時間や交通費の節約

参加者は時間や交通費を節約することができます。地域の交通事情によっては、このメリットが大きい場合もあります。

リアルタイムで意見交換

会議中の画面共有はもちろん、チャット機能を使って、リアルタイムで意見交換やメモの記録が行えます。
チャットは、全員だけでなく個別にメッセージを送ることも可能です。

資料共有が簡単

オンライン会議では、参加者全員が簡単に同じ資料を共有することができます。
印刷したりする必要がないため、環境にも配慮できます。

録画やメモを簡単に残すことができる

会議の録画は簡単です。後で録画を見返したり、出席者にメモを送ることができます。
これにより、会議後も情報共有や作業分担が確認が簡単になります。

参加者数が多くても対応が容易

対面の会議では、参加者が多いと場所の問題などにより、適切な議論や発言ができない場合がありますが、オンライン会議では、参加者数が多くても対応可能です。

数百人規模のPTA総会などでも利用可能

500人/1000人までの「大規模ミーティングプラン」を活用すれば、数百人規模のPTA総会などでの利用も可能です。会議中にはリアルタイムでの投票やアンケートも利用可能です。

投票/クイズ機能

会議中に投票を開始し、出席者からの回答を収集することができます。
議案の議決などの他、匿名で投票を行うこともできますので、参加者のアンケートなどでも利用可能です。

ブレイクアウトルーム

会議の参加者を、最大50個の部屋に分けられる機能です。全体会議の後、委員会別の会議を行い、再度全体会議などの使い方が考えられます。
投票機能と連動させることで、投票結果に基づいた部屋分けも可能です。

Zoomは、初めての利用者も手軽! PTAでも使いやすい!

他のミーティングツールにはあまり見られないZoomの特徴的な機能です。

アカウントの登録なしでも参加可能

参加者は、メールやLINEで送られた主催者から招待状をクリックするだけ、招待された会議に参加が可能です。
主催者は招待状の情報を簡単に作成できます。
アカウント登録は無料でできますが、PTA利用では、利用頻度が低い参加者も想定されますので、アカウントなしでも利用ができることは便利な機能です。

アプリのインストールなしでも参加可能

参加者がパソコンから参加する場合、Zoomアプリのインストールすることなく、Google Chrome、Firefox、Chromium Edgeなどのブラウザーだけで参加できます。
スマホから参加する際は、アプリストアからアプリのダウンロード(無料)が必要です。
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アプリのインストールなど
Zoom Manual 利用者編 ≫

ホストキーを使うと便利

ホストキーを使うことで、ミーティングを設定したユーザー(ホスト)が不在の場合に、別のユーザーをホストとすることが可能です。
具体的には、ミーティングを設定したライセンスユーザーのPTA会長が、ミーティングに遅れる場合などに、他の参加者にホスト権限を移譲することで、ライセンスユーザーが不在のままでもミーティングをスタートできます。
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ホストキーを使って別の参加者をホストに設定
Zoom Manual 活用編 ≫

PTAでのオンライン会議のご利用状況

当協議会のZoom助成事業を利用しているPTAのうち、69団体の2023年4月1日から2024年3月31日までに開催されたオンライン会議1,220回の統計データです。

PTA別平均会議時間

PTA別の平均会議時間について見ると、最も長いPTAでは201分、PTA別では以下のグラフような分布となっています。
会議一回あたりの平均会議時間は、77.1分です。
PTA別平均会議時間
  • グラフは各PTA別の表示です。

PTA別年間会議開催回数

PTA別の年間会議開催回数について見ると、最も多いPTAで年間79回の開催、PTA別では以下のグラフような分布となっています。会議回数が多いPTAの会議時間は、短い傾向が伺えます。
年間会議回数の平均は、17.7回です。
PTA別間会議回数
  • グラフは各PTA別の表示です。

曜日/時間帯別の年間会議回数

PTA別の会議を開始した時間帯について見ると、最も多いのが平日の20時台のスタート、次いで平日9時台、土曜9時台の会議開始となっています。
全1,220回の曜日別開催回数は、土曜日が327回、日曜日が167回、平日が726回でした。
平日、土曜日とも11時から17時時台のスタートは、比較的少な状況です。
月別平均利用時間

月別の会議開催回数

月別の会議開催回数を見ると、最も多いのは5月の155回、次いで3月の143回、最も少ないのは夏休みの8月で51となっています。 一方で、平均会議時間は、9月が96.0分と最も長いですが、各月とも年間平均77.1分から大きな差異はありません。
月別会議開催回数

1ヶ月あたりの会議回数

月間の会議回数1回と2回をあわせると、62.0%で過半数以上、10回以上の開催は、2.1%となっています。
月間会議回数
オンライン会議利用状況 2022年度データ
東京都PTA協議会によるZoom助成事業を利用しているPTA、53団体の2022年3月から2023年2月までに開催されたオンライン会議970回の統計データです。

月別利用時間

PTA別の月別平均利用時間について見ると、最も長いPTAでは165分、短いPTAでは27分となり、PTA別では以下のグラフような分布となっています。一回あたりの平均利用時間は、85.5分です。
月別平均利用時間

月別利用回数

月別に利用回数を分析すると、最も多い月間の開催数は15回で累積3校、一番多いパターンは月一回開催で累積127校となり、グラフでは以下のような分布となっています。月別の利用回数平均は、2.84回です。
月別平均利用時間
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