PTAメールの設定方法

PTAメールとは

PTAメールは、全国PTA連絡協議会からPTAの皆様へのご連絡用のメールアカウントです。

ご担当者が変わった際などに生じるリスクがある連絡不能な状況を回避する目的もあります。
主な用途は、当協議会から会員登録のあるPTA団体の皆様へのご連絡などです。

• 助成制度など各種サービスのご案内
• 補償制度加入者証などのご送付
• IT支援事業である「Zoom」や「Google」などの管理アカウント

単位PTAとしてご登録のあるPTAの皆様

単位PTAとしてご登録いただいたPTAの皆様には、［学校名@zenp.jp］形式のメールアドレス受信をお願いしています。
PTAとして、別のメールアドレスなどお持ちの場合でも、お手数ですが、PTAメールの受信をお願いします。

PTAメールの基本形式

• アカウント（学校名）部分が、既に利用のあるアカウントと重複する場合には、学校名に任意の文字を付与した形式などでのPTAメール提供となることあらかじめをご了承ください。
• 学校名にPTA名を付与したいなどのご希望がある場合は、会員登録時のフォーム「お問い合わせ内容」欄に、ご希望の名称をご入力ください。

PTAメールアカウントのご案内方法

当協議会から、会員登録フォームに入力いただいた担当者のメール宛に、PTAメール情報（アドレスと仮パスワード）を含む「ご案内メール」を送信します。仮パスワードは、必ず変更してご利用ください。

• 会員登録手続き後、数日経過しても「ご案内メール」が届かない場合は、お手数dすが、下記からご連絡をお願いします。

東京都PTA協議会の皆様

東京都PTA協議会が運用するPTAメール［xxx@ptatokyo.com］を、当協議会のPTAメールとして利用いただけます。
具体的には、当協議会によるITライセンスの支援や助成制度を利用される場合、各サービスのアカウントなどは、東京都PTA協議会のPTAメールとなります。

対象のPTAは、 対象学校・市区町村一覧 ≫ 

PTAメールの基本形式

PTA連合会でのご登録があるPTAの皆様

PTA連合会として「学校名@xxxpren.xxx」など、独自ドメインのご利用を希望される場合は、お気軽にご相談ください。
当協議会が提供する、以下の形式でのPTAメールもご利用いただけます。

PTAメールの基本形式

PTAメールを活用しよう！

PTAメールは当協議会との連絡用途だけでなく、PTA代表アドレスとしても活用いただけます。

個人に依存しないPTA団体のメールアカウントとして利用可能なため、保護者からの連絡用、Webサービスの登録アカウントなど様々シーンで利用可能です。

利用のメリット

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引き継ぎがあっても、同じメールアカウントのまま継続して利用できる。

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PTA団体としてのメールアカウントのため、設定に個人情報の利用が不要。

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転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる。

利用のシーン

• クラウドサービスなどの契約時に登録メールアドレスとして利用 … 引き継ぎあっても変わらず利用できるメールアドレス
• 保護者対応など、広報紙やホームページに公開するPTA連絡先として利用
• 転送設定を行うことで、担当役員や委員に受信メールを自動転送
• 学校名が入ったメールアドレスで発信、受信者も安心
• 個人に依存しないPTA団体アカウントとして、複数管理者によるパスワード共有での運用も可能

ご参考としての情報

PTAメールの送受信方法

利用される方のニーズにあわせて、送受信方法を検討いただき、必要な設定を行なってください。

メールの送受信方法は３通り

複数の方法を同時にご利用いただけますので、利用される方のニーズにあわせてご検討ください。

❶ 転送設定

• 日常使う個人のメールアカウントで、転送メールとして受信
• 利用者による事前の設定は不要、管理者が転送先を設定するだけで利用可能
• 役員や担当の委員など複数の人が、個人アカウントへの転送メールとしてPTAメールを受信（情報共有）

❷ ウェブメール

• ウェブメールサーバーへ、ID、Passwordでログインして、送受信
• 利用者による事前の設定は不要、インターネット環境のみ利用できるのでPTAでの共用向き
• 役員や担当の委員など特定の担当者が、受信したPTAメールに対する返信や、PTAメールアドレスを利用したメール送信時に利用
  • ウェブメールは、利用の都度、ウェブメールサーバにログインする必要があるため、メールの受信は「転送設定」を利用し、返信や送信時のみウェブメールを利用するのが一般的

❸ メールアプリ

• 各個人やPTAが利用する端末のメールアプリで送受信
  • メールアプリとは、OutlookやGmail、iOSやMacにおけるメールなどです。
• メールアプリに、新規メールアカウントとして、PTAメールアドレスの設定が必要
• 通常メールアカウントのひとつして、送受信が可能であるが、利用する端末にPTAメールアドレスの設定が必要
  • 複数人でメールアドレス共有する場合は、送受信方法（POPとIMAP ≫ ）の選択には、注意が必要です。

送受信方法別の利用シーン

PTAメールの管理

ご利用開始時

1. パスワード変更 ≫（初期設定からの変更）
2. メールの利用方法として「転送設定」を利用する場合は、転送先のメールアドレスを設定

引き継ぎなど年度更新時

1. パスワード変更 ≫（旧年度→新年度）
2. メールの利用方法として「転送設定」を利用している場合、転送先のメールアドレスを設定

一般的な注意事項

• 設定するパスワードは、半角英数字や記号を混在さ利用のシーンせ、なるべく多くの文字数で設定
• ウェブメールサーバーへのアクセス（IDとPassword）情報は、適切な管理を実施
• ウェブメールサーバーへのアクセスログは、定期的なチェックを行い、ログの適切な管理をを実施
• 個人情報漏えい事故リスクの低減対策として、不要なメールは定期的に削除

パスワード管理

• 会員登録時の初期設定パスワードは、必ず変更してご利用ください。
• パスワードが不明の場合、PTA側でのパスワード初期化はできませんので、当協議会にご連絡ください。
  仮パスワードを発行いたします。セキュリティ上、仮パスワードは学校住所宛に郵送でお送ります。

PTAメールのサーバー情報

利用しているサーバー

メール容量

PTAメールの容量は、500MBに設定していますので、変更をしないようにお願いします。
容量不足が想定される場合は、以下のような利用方法をおすすめします。

• PTA組織外との送受信専用での運用
• あらかじめ、Gmailなどに転送設定しておき、保管するメールはGmailで管理
• アプリでは、POP通信を選択し、サーバーではなく端末にメールを保存

設定方法

パスワード変更

1. お使いのブラウザから、お名前.comの［メール設定専用ログイン］に移動
   メール設定専用ログイン ≫ を開く
https://cp.onamae.ne.jp/login
2. ログイン後［レンタルサーバーコントロールパネル］ウインドウが開きます。
3. パスワード欄で［変更］をクリックして、初期パスワードを変更

❶ 転送設定

1. お使いのブラウザから、お名前.comの［メール設定専用ログイン］に移動
    メール設定専用 ログイン ≫ を開く
https://cp.onamae.ne.jp/login
2. ログイン後［レンタルサーバーコントロールパネル］ウインドウが開きます。
3. ウインドウを下にスクロールして、メール転送設定欄を表示
4. メール転送設定欄で［利用設定］を［ON］
5. 開いたダイアログで、転送先アドレスなどを設定

❷ ウェブメール

お使いのブラウザから、お名前.comの［Webメールログイン］に移動
Webメールログイン ≫ を開く

https://webmail18.onamae.ne.jp

• ウェブメールを利用する場合は、その都度ログインが必要なります。上記URLのブックマークをお勧めします。

❸ メールアプリ

POPとIMAP

POP通信

セッションの大まかな流れ

1. サーバへ接続
2. ユーザー認証
3. 全てのメールを受信・ダウンロード
4. パソコンへ新着メールとして保存
5. 受信メールをサーバーから削除^※
6. サーバーから切断

• POPセッションはデフォルトでサーバーから受信したメールを削除しますが、多くの場合は、メールソフト側のオプションで受信済メールのコピーを任意の期間残しておく事もできます。

POP通信のメリット

• メールがローカルのパソコンへ保存されるため、インターネットに接続していない状態でも自分宛のメールへアクセスする事が可能
• インターネット接続が必要なのは、メールの送受信を行う際の数秒間だけ
• サーバーのディスク容量の心配不要
• 多くの場合、メールをサーバー上へ残す等のオプションあり
• 複数メールアカウントや複数メールサーバーを使っていても、同じメールボックス内へメールを受信し、管理する事が可能

IMAP通信

セッションの大まかな流れ

1. サーバへ接続
2. ユーザ側のコマンドを元に（例えば新着メールの有無やメール本文など）必要な情報を取得
3. 取得した情報をユーザーのパソコン上へキャッシュとして保持
4. ユーザー操作を基に、未既読状態や返信有無、削除状況などのステータス処理を実行
5. サーバーから切断

• POPセッションはデフォルトでサーバーから受信したメールを削除しますが、多くの場合は、メールソフト側のオプションで受信済メールのコピーを任意の期間残しておく事もできます。

IMAP通信のメリット

• メールの実態はサーバー上で管理されるため、複数の異なる場所から同じメールボックスへアクセス可能
• メールを全部受信するのではなく、ヘッダのみ受信する事ができるため、メールの一覧を確認するだけであれば、POPよりも早い処理となる場合も多数あり
• パソコンの破損時でも、メールはサーバー上での保管のため安心
• POP通信に比べ、パソコンのディスク消費は小

POPとIMAPの選択

POPを選択するケース

• メールの送受信を特定の端末から行う事を想定している場合
• インターネット接続できない場合が想定できる場合
• インターネット接続ができない環境であってもメールの確認が常に必要な場合
• サーバーのディスクに空き容量が少ない場合

IMAPを選択するケース

• 複数の端末や、複数のメールソフトからメールへアクセスする運用を想定している場合
• インターネット接続が常時行える環境の場合
• ユーザーのパソコン上のディスク容量の空きが少ない場合
• パソコンの故障やデータのバックアップを懸念している場合