一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAメールの導入を検討してみませんか?

例えば、[学校名@市区町村連合会]形式のPTAメールがあったら、便利ではないでしょうか。
個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことは、個人情報の問題、引き継ぎの問題などが解決します。保護者からの連絡用のほか、Webサービスの登録アカウントなど様々シーンで利用が可能です。
作成:2024/08/20  更新:2024/07/01
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PTAメールとは

PTAメール ここでいう「PTAメール」とは、都道府県協議会や市区町村連合会の皆様が、所属する単位PTAの皆様に向けてメールアカウントを提供するサービスのことです。
全国PTA連絡協議会では、単位PTAの皆様が、個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことが、個人情報保護や引き継ぎの問題などの対策となり、スマートなPTA運営につながる一つの方法と考えています。
各PTAがメールサービスを個別導入を進めるより、上部の団体などが取りまとめることで、コスト軽減や運用負担軽減のメリットを享受できるPTA団体は、少なからずあるのではないかと思います。
もちろん、こうした「PTAメール」サービスを必要とされない場合もありますが、当協議会では、会員登録済みのPTA協議会、PTA連合会の皆様を対象に、下記のサービスを行っています。
当協議会の契約するメールサーバー及びドメインによる単位PTA分の「PTAメール」アカウントを無償で設定、提供しています。

東京都PTA協議会での事例

東京都PTA協議会では、2020年5月より都内全小学校の単位PTAに対して、学校名@ptatokyo.com 形式のメールアドレスを無料で提供しています。
このメールアドレスは、協議会からPTA宛の情報メール送信や、協議会が提供するIT支援事業である「Zoom」や「Google Workspace」などの管理アカウントとして利用されていて、希望するPTAがこのサービスを利用しています。
「PTAメール」提供制度のスタート時には、
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Gメールがあるので十分
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新たなメール受信の設定が面倒
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どんなメリットがるあるの?
など様々なご意見があったとのことです。
東京都PTA協議会では、「PTAメール」について
メリットを感じていいただけるPTA団体に使っていただければありがたい。
一方で、一言で説明しにくいサービス内容のため、機会ある毎に周知を進めている。としています。
利用状況については、情報メールなどの受信のみに利用しているPTAもあるため、PTAメールの利用状況を正確に把握していないとのことですが、2023年8月時点で、少なくとも380以上の単位PTAの皆様にご利用いただいているとのことです。
一般社団法人 東京都PTA協議会(公式サイト)IT支援 ≫ メールアドレス ご利用方法.pdf ≫ 

利用のメリットと利用のシーン

利用のメリット

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引き継ぎがあっても、同じメールアカウントのまま継続して利用できる。
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PTA団体としてのメールアカウントのため、設定に個人情報の利用が不要。
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転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる。

利用のシーン

  • クラウドサービスなどの契約時に登録メールアドレスとして利用 … 引き継ぎあっても変わらず利用できるメールアドレス
  • 保護者対応など、広報紙やホームページに公開するPTA連絡先として利用
  • 転送設定を行うことで、担当役員や委員に受信メールを自動転送
  • 学校名が入ったメールアドレスで発信、受信者も安心
  • 個人に依存しないPTA団体アカウントとして、複数管理者によるパスワード共有での運用も可能
単位PTAで独自にメール契約しているなど、PTAメール利用の必要性がない単位PTAもあります。また、各PTAの活動内容により、PTAメールを活用いただけるシーンも異なります。
全国PTA連絡協議会では、PTAメール導入のご検討をお勧めしていますが、導入がご負担になったり、メリットが想定されない場合は、現状のまま対応されることも大事な判断と考えています。
PTAメール導入のご案内は、スマートなPTA活動実現に向けた情報共有のひとつとしてお考えください。

メールの利用方法は3通り

PTAメールの送受信は、大きく分けて3つ方法があります。
複数の方法を同時にご利用いただけますので、利用される方のニーズにあわせてご検討ください。
ご利用方法

転送設定

  • 日常使う個人のメールアカウントで、転送メールとして受信
  • 利用者による事前の設定は不要、管理者が転送先を設定するだけで利用可能
  • 役員や担当の委員など複数の人が、個人アカウントへの転送メールとしてPTAメールを受信(情報共有)

ウェブメール

  • ウェブメールサーバーへ、ID、Passwordでログインして、送受信
  • 利用者による事前の設定は不要、インターネット環境のみ利用できるのでPTAでの共用向き
  • 役員や担当の委員など特定の担当者が、受信したPTAメールに対する返信や、PTAメールアドレスを利用したメール送信時に利用
    • ウェブメールは、利用の都度、ウェブメールサーバにログインする必要があるため、メールの受信は「転送設定」を利用し、返信や送信時のみウェブメールを利用するのが一般的

メールアプリ

  • 各個人やPTAが利用する端末のメールアプリで送受信
    • メールアプリとは、OutlookやGmail、iOSやMacにおけるメールなどです。
  • メールアプリに、新規メールアカウントとして、PTAメールアドレスの設定が必要
  • 通常メールアカウントのひとつして、送受信が可能であるが、利用する端末にPTAメールアドレスの設定が必要
    • 複数人でメールアドレス共有する場合は、送受信方法(POPとIMAP ≫ )の選択には、注意が必要です。

利用シーン


転送
設定

ウェブ
メール

メール
アプリ
PTAメールの受信だけできればOKの場合
※個人端末への設定不要
受信
PTAメールアドレスから送信したい場合
※個人端末への設定不要
受信 送信
PTAメールアドレスから送信したい場合
※個人端末への設定が必要
送信
受信

導入にあたって

東京都PTA協議会の運用事例

東京都PTA協議会では「都内全ての小学校や小中が連携する中学校の単位PTA、各区市町村小学校の連合会毎のメールアカウントが用意されていますので、メールアドレス、パスワードが不明な場合は、東京都PTA協議会事務局にお問い合わせください」としてます。
ダウンロード
PTAメールご利用方法(東京都PTA協議会)
ダウンロード

各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様

都道府県協議会や市区町村連合などの単位でご利用中のメールサーバー、または新規のご契約でメールサーバーをご用意いただく必要があります。 メールサーバーをご用意いただいた後は、各団体の実情にあわせ、単位PTAにメールアカウントをご提供いただく形です。
各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様のメリット
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加入する単位PTAへのサービス提供
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年度が変わっても同じアドレスにメールを送信が可能で管理負担が軽減
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利用率が増えれば、ペーパーレスの推進に
「学校名@xxxpren.xxx」など、PTA連合会や協議会の独自ドメインのご利用を希望される場合も含め、PTA連合会、協議会でのPTAメール導入のご検討にあたってのご相談・ご不明な点などは、お気軽にご相談ください。
お問い合わせ
内容区分:PTAメール(連合会導入)

全国PTA連絡協議会に会員登録済みPTAの皆様

当協議会で契約するメールサーバー及びドメインによる「メールアカウント」提供制度をご利用いただけます。
所属する都道府県協議会や市区町村連合会が会員登録済みである単位PTAの皆様は、各協議会、連合会経由での提供となります。
記事
当協議会が提供するPTAメールの情報
PTAメールの設定方法 ≫

PTAで使える通信端末は、ITCを利活用するPTAには必須のインフラ

PTA専用で継続利用できるメールアカウントが欲しい!
PTA室にもWi-Fi環境が欲しい、Wi-Fiルータを設置したい!
この二つは、単位PTAの皆様からよくお話を伺います。
月々の利用料はかかりますが、解決策としてひとつして、PTAでのスマートフォン契約があります。
PTA名義のスマートフォンを用意して、Gメールなどのスマホ認証にも利用する方法が考えられます。
継続してのメールアドレス利用、転送設定による情報共有など、PTA専用スマホ端末があれば、PTAでのメール利用に関する問題の解決につながります。
また、スマホを携帯電話として利用すれば、保護者連絡などでの負担軽減も期待できます。
全国PTA連絡協議会では、個人名ではなくPTA団体名で契約可能なスマホ(Wi-Fiルータとして使えるデータ無制限プラン)をご案内しています。
記事
携帯電話+Wi-Fiルーター機能、データ無制限プラン
PTAでもスマホ ≫
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この度、初めての取り組みとして、以下のアンケートを行い、集計結果を学校別の情報として共有していきます。 当協議会では、他県や他校の情報を共有いただく事は、今後のPTA活動へのアップデートにつながる重要な活動のひとつと考えています。
公益社団法人日本PTA全国協議会(略称:日P)に関する事件の報道があり、当協議会へのお問合せなどが増えておりますが、当協議会の正式な名称は「一般社団法人全国PTA連絡協議会(略称:全P)」で、日Pとの関係性はございません。
  • 園児•児童•生徒 総合補償制度に関する変更のご案内(2024年4月1日) ≫
  • PTA保険(PTA総合補償制度)につきまして、ご要望の多かった現契約の代替について、PTA単位での個別対応が可能となりました。お困りの場合は、当協議会にお気軽にご相談ください。お問い合わせ ≫

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更新:2024年7月20日