一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAメールの導入を検討してみませんか?

例えば、[学校名@市区町村連合会]形式のPTAメールがあったら、便利ではないでしょうか。
個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことは、個人情報の問題、引き継ぎの問題などが解決します。保護者からの連絡用のほか、Webサービスの登録アカウントなど様々シーンで利用が可能です。
作成:2024/08/20  更新:2024/04/21
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PTAメールとは

PTAメール ここでいう「PTAメール」とは、都道府県協議会や市区町村連合会の皆様が、所属する単位PTAの皆様に向けてメールアカウントを提供するサービスのことです。
全国PTA連絡協議会では、単位PTAの皆様が、個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことが、個人情報保護や引き継ぎの問題などの対策となり、スマートなPTA運営につながる一つの方法と考えています。
各PTAがメールサービスを個別導入を進めるより、上部の団体などが取りまとめることで、コスト軽減や運用負担軽減のメリットを享受できるPTA団体は、少なからずあるのではないかと思います。
もちろん、こうした「PTAメール」サービスを必要とされない場合もありますが、当協議会では、会員登録済みのPTA協議会、PTA連合会の皆様を対象に、下記のサービスを行っています。
当協議会の契約するメールサーバー及びドメインによる単位PTA分の「PTAメール」アカウントを無償で設定、提供しています。

東京都PTA協議会での導入事例

東京都PTA協議会 ≫ では、2020年5月より都内全小学校の単位PTAに対して、学校名@ptatokyo.com 形式のメールアドレスを無料で提供しています。
このメールアドレスは、協議会からPTA宛の情報メール送信や、協議会が提供するIT支援事業である「Zoom」や「Google」などの管理アカウントとして利用されていて、希望するPTAがこのサービスを利用しています。
「PTAメール」提供制度のスタート時には、
sentiment_very_dissatisfied
Gメールがあるので十分
sentiment_very_dissatisfied
新たなメール受信の設定が面倒
sentiment_very_dissatisfied
どんなメリットがるあるの?
など様々なご意見があったとのことです。
東京都PTA協議会では、「PTAメール」について
メリットを感じていいただけるPTA団体に使っていただければありがたい。
一方で、一言で説明しにくいサービス内容のため、機会ある毎に周知を進めている。としています。
利用状況については、情報メールなどの受信のみに利用しているPTAもあるため、PTAメールの利用状況を正確に把握していないとのことですが、2023年8月時点で、少なくとも380以上の単位PTAの皆様にご利用いただいているとのことです。
一般社団法人 東京都PTA協議会のホームページ[IT支援]メールアドレス ≫

利用のメリットと利用のシーン

利用のメリット
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同じアドレスをPTAでずっと利用できる。
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個人アドレスを利用しなくても良い。
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転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる。
利用のシーン
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メール履歴確認による引き継ぎ対応
… Gメールを利用しても、最終的には個人に紐付く引継ぎ問題が解消できます。
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各種契約のアカウントとして利用
… 各種サービスの契約では、継続利用できるメールアカウントが便利です。
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保護者対応などの公開連絡先として同じアドレスを継続的に利用
… 広報紙やホームページにPTAのメールアドレスとして気兼ねなく公開できます。
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転送設定利用により、担当役員や委員に受信メールを自動転送
… 外部からのメールは会長が受信、他の役員や委員に転送などの手間は不要に
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学校名が入ったメールアドレスで発信
… 学校名@xxxx.xxxのアカウントなので、受信者も安心
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PTA団体のアカウントなので、アカウント管理を分担
… PTA団体のアカウントなので、担当の役員や委員決めてパスワード共有で利用
単位PTAで独自にメール契約しているなど、PTAメール利用の必要性がない単位PTAもあります。また、各PTAの活動内容により、PTAメールを活用いただけるシーンも異なります。
全国PTA連絡協議会では、PTAメール導入のご検討をお勧めしていますが、導入がご負担になったり、メリットが想定されない場合は、現状のまま対応されることも大事な判断と考えています。
PTAメール導入のご案内は、スマートなPTA活動実現に向けた情報共有のひとつとしてお考えください。

実際の利用方法は?

PTAメールの送受信は、大きく分けて3つ方法があります。
  1. 日常使う端末の転送設定で受信
  2. ウェブメールにログインして受信や送信
  3. 日常使う端末のメールアプリで受信や送信
ご利用方法

利用方法別の受信や送信

利用方法利用者複数人での利用受信や送信
1 転送
設定
サーバーで設定した転送先
… 各自の利用端末で受信
複数人設定も簡単 PTAアドレスを利用した
送信は不可
2 ウェブ
メール
サーバーにログインして利用 ID/パス共有で
利用可能
ウェブサーバー上で
受信/送信
3 メール
アプリ
各自が端末にアカウント設定 端末設定で可能 各自の利用端末から
受信/送信

利用方法別のメリットとメリット

利用方法メリットデメリット
1 転送
設定
年度毎などでサーバー設定すれば、
受信者は設定不要で受信可能
PTAアドレスを利用
しての送信ができない
2 ウェブ
メール
個人端末以外でもウェブが使える環境なら
事前設定不要で端末を選ばず利用可能
利用の都度、
サーバーへのログインが必要
3 メール
アプリ
一度設定すれば、受信/送信とも
通常のメールアドレス同様に使える
各利用者が自身の端末に
アカウント設定する必要あり

PTAメール運用の例

  • パスワード設定や転送設定などアカウントを管理する担当者を決める。
  • 送信時には、CCなど利用してPTAメールアカウントに履歴が残る形式で利用する。
  • パソコンやスマホの操作に詳しくない方がご利用の場合
    受信 Gmailなど日常利用するメールへの「転送設定」をして受信する。
    送信 WebメールURLのブックマークの事前設定、「Webメール」の利用をお願いする。

導入にあたって

東京都PTA協議会の運用事例

東京都PTA協議会では「都内全ての小学校や小中が連携する中学校の単位PTA、各区市町村小学校の連合会毎のメールアカウントが用意されていますので、メールアドレス、パスワードが不明な場合は、東京都PTA協議会事務局にお問い合わせください」としてます。
ダウンロード
東京都PTA協議会のPTAメールご利用方法
ダウンロード

各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様

都道府県協議会や市区町村連合などの単位でご利用中のメールサーバー、または新規のご契約でメールサーバーをご用意いただく必要があります。 メールサーバーをご用意いただいた後は、各団体の実情にあわせ、単位PTAにメールアカウントをご提供いただく形です。
各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様のメリット
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加入する単位PTAへのサービス提供
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年度が変わっても同じアドレスにメールを送信が可能で管理負担が軽減
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利用率が増えれば、ペーパーレスの推進に
全国PTA連絡協議会のスタッフは「PTAメール」の導入・運用の実績がありますので、導入のご検討にあたってのご相談・ご不明な点などがありましたら、お気軽にお問い合わせください。
記事
お問い合わせ ≫
内容区分:連合会等でのPTAメール導入

全国PTA連絡協議会に会員登録済みPTAの皆様

当協議会で契約するメールサーバー及びドメインによる「メールアカウント」提供制度をご利用いただけます。
所属する都道府県協議会や市区町村連合会が会員登録済みである単位PTAの皆様は、各協議会、連合会経由での提供となります。
  • 一般社団法人 東京都PTA協議会の提供する「PTAメール」は、東京都PTA協議会による独自のサービスです。

PTA専用端末の利用は最も有効

PTA専用で継続利用できるメールアカウントが欲しい!
PTA室にもWi-Fi環境が欲しい、Wi-Fiルータを設置したい!
この二つは、単位PTAの皆様からよくお話を伺います。
月々の利用料はかかりますが、解決策としてひとつして、PTAでのスマートフォン契約があります。
PTA名義のスマートフォンを用意して、Gメールなどのスマホ認証にも利用する方法が考えられます。
継続してのメールアドレス利用、転送設定による情報共有など、PTA専用スマホ端末があれば、PTAでのメール利用に関する問題の解決につながります。
また、スマホを携帯電話として利用すれば、保護者連絡などでの負担軽減も期待できます。
全国PTA連絡協議会では、個人名ではなくPTA団体名で契約可能なスマホ(Wi-Fiルータとして使えるデータ無制限プラン)をご案内しています。
記事
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更新:2024年2月7日