例えば［学校名@市区町村連合会］形式のメールがあったら、便利ではないでしょうか。
PTAメールの導入 検討してみませんか？
PTA連合会での導入にはメリットがあります！
保護者からの連絡用のほか、Webサービスの
PTAメールとは
ここでいう「PTAメール」とは、都道府県協議会や市区町村連合会の皆様が、所属する単位PTAの皆様に向けてメールアカウントを提供するサービスのことです。
全国PTA連絡協議会では、単位PTAの皆様が、個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことが、個人情報保護や引き継ぎの問題などの対策となり、スマートなPTA運営につながる一つの方法と考えています。
各PTAがメールサービスを個別導入を進めるより、上部の団体などが取りまとめることで、コスト軽減や運用負担軽減のメリットを享受できるPTA団体は、少なからずあるのではないかと思います。
もちろん、こうした「PTAメール」サービスを必要とされない場合もありますが、当協議会では、会員登録済みのPTA協議会、PTA連合会の皆様を対象に、下記のサービスを行っています。
PTAメールの活用事例
東京都PTA協議会では
東京都PTA協議会では、2020年5月より都内全小学校の単位PTAに対して、学校名@ptatokyo.com 形式のメールアドレスを無料で提供しています。
このメールアドレスは、協議会からPTA宛の情報メール送信や、協議会が提供するIT支援事業である「Zoom」や「Google Workspace」などの管理アカウントとして利用されていて、希望するPTAがこのサービスを利用しています。
PTAメール提供制度のスタート時には、
- Gメールがあるので十分
- 新たなメール受信の設定が面倒
- どんなメリットがるあるの？
PTAメールについて
メリットを感じていいただけるPTA団体に使っていただければありがたい。
一方で、一言で説明しにくいサービス内容のため、機会ある毎に周知を進めている、としています。
利用状況については、情報メールなどの受信のみに利用しているPTAもあるため、PTAメールの利用状況を正確に把握していないとのことですが、2023年8月時点で、少なくとも380以上の単位PTAやPTA連合会の皆様にご利用いただいているとのことです。
PTAメールの利用
利用のメリット
- 引き継ぎがあっても、同じメールアカウントのまま継続して利用できる。
- PTA団体としてのメールアカウントのため、設定に個人情報の利用が不要。
- 転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる。
利用のシーン
- クラウドサービスなどの契約時に登録メールアドレスとして利用 … 引き継ぎあっても変わらず利用できるメールアドレス
- 保護者対応など、広報紙やホームページに公開するPTA連絡先として利用
- 転送設定を行うことで、担当役員や委員に受信メールを自動転送
- 学校名が入ったメールアドレスで発信、受信者も安心
- 個人に依存しないPTA団体アカウントとして、複数管理者によるパスワード共有での運用も可能
単位PTAで独自にメール契約しているなど、PTAメール利用の必要性がない単位PTAもあります。
また、各PTAの活動内容により、PTAメールを活用いただけるシーンも異なります。
全国PTA連絡協議会では、PTAメール導入のご検討をお勧めしていますが、導入がご負担になったり、メリットが想定されない場合は、現状のまま対応されることも大事な判断と考えています。
PTAメール導入のご案内は、スマートなPTA活動実現に向けた情報共有のひとつとしてお考えください。
メールの利用方法は３通り
当協議会が提供するPTAメールの場合、PTAメールの送受信は、大きく分けて3つ方法があります。
複数の方法を同時にご利用いただけますので、利用される方のニーズにあわせてご検討ください。
❶ 転送設定
- 日常使う個人のメールアカウントで、転送メールとして受信
- 利用者による事前の設定は不要、管理者が転送先を設定するだけで利用可能
- 役員や担当の委員など複数の人が、個人アカウントへの転送メールとしてPTAメールを受信（情報共有）
❷ ウェブメール
- ウェブメールサーバーへ、ID、Passwordでログインして、送受信
- 利用者による事前の設定は不要、インターネット環境のみ利用できるのでPTAでの共用向き
- 役員や担当の委員など特定の担当者が、受信したPTAメールに対する返信や、PTAメールアドレスを利用したメール送信時に利用
- ウェブメールは、利用の都度、ウェブメールサーバにログインする必要があるため、メールの受信は「転送設定」を利用し、返信や送信時のみウェブメールを利用するのが一般的
❸ メールアプリ
- 各個人やPTAが利用する端末のメールアプリで送受信
- メールアプリとは、OutlookやGmail、iOSやMacにおけるメールなどです。
- メールアプリに、新規メールアカウントとして、PTAメールアドレスの設定が必要
- 通常メールアカウントのひとつして、送受信が可能であるが、利用する端末にPTAメールアドレスの設定が必要
- 複数人でメールアドレス共有する場合は、送受信方法（POPとIMAP ≫ ）の選択には、注意が必要です。
送受信方法別の利用シーン
| ❶ 転送 設定 |
❷ ウェブ メール |
❸ メール アプリ |
|
|---|---|---|---|
| PTAメールの受信だけできればOKの場合 ※個人端末の設定不要 |
受信 | ||
| PTAメールアドレスから送信したい場合 ※個人端末の設定不要 |
受信 | 送信 | |
| PTAメールアドレスから送信したい場合 ※個人端末の設定必要 |
送信 受信 |
導入にあたって
各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様
都道府県協議会や市区町村連合などの単位でご利用中のメールサーバー、または新規のご契約でメールサーバーをご用意いただく必要があります。メールサーバーをご用意いただいた後は、各団体の実情にあわせ、単位PTAにメールアカウントをご提供いただく形です。
PTA連合会の皆様のメリット
- 加入する単位PTAへのサービス提供
- 年度が変わっても同じアドレスにメールを送信が可能で管理負担が軽減
- 利用率が増えれば、ペーパーレスの推進に
当協議会の会員PTA団体の皆様
当協議会で契約するメールサーバー及びドメインによる「メールアカウント」提供制度をご利用いただけます。単位PTAとして会員登録いただいた皆様には、登録後のご案内メールで、PTAメールのログイン情報をお送りしています。
単位PTAとして加入するPTA連合会が、当協議会の会員団体の場合、単位PTAの皆様へのPTAメールの提供は、各協議会、連合会経由となります。
PTAメール
