PTAメールの導入を検討してみませんか?
個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことは、個人情報の問題、引き継ぎの問題などが解決します。保護者からの連絡用のほか、Webサービスの登録アカウントなど様々シーンで利用が可能です。
PTAメールとは
東京都PTA協議会での事例
東京都PTA協議会では、2020年5月より都内全小学校の単位PTAに対して、学校名@ptatokyo.com 形式のメールアドレスを無料で提供しています。- Gメールがあるので十分
- 新たなメール受信の設定が面倒
- どんなメリットがるあるの?
東京都PTA協議会では、「PTAメール」について
メリットを感じていいただけるPTA団体に使っていただければありがたい。
一方で、一言で説明しにくいサービス内容のため、機会ある毎に周知を進めている。としています。
利用状況については、情報メールなどの受信のみに利用しているPTAもあるため、PTAメールの利用状況を正確に把握していないとのことですが、2023年8月時点で、少なくとも380以上の単位PTAの皆様にご利用いただいているとのことです。
利用のメリットと利用のシーン
利用のメリット
- 引き継ぎがあっても、同じメールアカウントのまま継続して利用できる。
- PTA団体としてのメールアカウントのため、設定に個人情報の利用が不要。
- 転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる。
利用のシーン
- クラウドサービスなどの契約時に登録メールアドレスとして利用 … 引き継ぎあっても変わらず利用できるメールアドレス
- 保護者対応など、広報紙やホームページに公開するPTA連絡先として利用
- 転送設定を行うことで、担当役員や委員に受信メールを自動転送
- 学校名が入ったメールアドレスで発信、受信者も安心
- 個人に依存しないPTA団体アカウントとして、複数管理者によるパスワード共有での運用も可能
メールの利用方法は3通り
PTAメールの送受信は、大きく分けて3つ方法があります。複数の方法を同時にご利用いただけますので、利用される方のニーズにあわせてご検討ください。
❶ 転送設定
- 日常使う個人のメールアカウントで、転送メールとして受信
- 利用者による事前の設定は不要、管理者が転送先を設定するだけで利用可能
- 役員や担当の委員など複数の人が、個人アカウントへの転送メールとしてPTAメールを受信(情報共有)
❷ ウェブメール
- ウェブメールサーバーへ、ID、Passwordでログインして、送受信
- 利用者による事前の設定は不要、インターネット環境のみ利用できるのでPTAでの共用向き
- 役員や担当の委員など特定の担当者が、受信したPTAメールに対する返信や、PTAメールアドレスを利用したメール送信時に利用
- ウェブメールは、利用の都度、ウェブメールサーバにログインする必要があるため、メールの受信は「転送設定」を利用し、返信や送信時のみウェブメールを利用するのが一般的
❸ メールアプリ
- 各個人やPTAが利用する端末のメールアプリで送受信
- メールアプリとは、OutlookやGmail、iOSやMacにおけるメールなどです。
- メールアプリに、新規メールアカウントとして、PTAメールアドレスの設定が必要
- 通常メールアカウントのひとつして、送受信が可能であるが、利用する端末にPTAメールアドレスの設定が必要
- 複数人でメールアドレス共有する場合は、送受信方法(POPとIMAP ≫ )の選択には、注意が必要です。
利用シーン
❶ 転送 設定 |
❷ ウェブ メール |
❸ メール アプリ |
|
---|---|---|---|
PTAメールの受信だけできればOKの場合 ※個人端末への設定不要 |
受信 | ||
PTAメールアドレスから送信したい場合 ※個人端末への設定不要 |
受信 | 送信 | |
PTAメールアドレスから送信したい場合 ※個人端末への設定が必要 |
送信 受信 |
導入にあたって
東京都PTA協議会の運用事例
東京都PTA協議会では「都内全ての小学校や小中が連携する中学校の単位PTA、各区市町村小学校の連合会毎のメールアカウントが用意されていますので、メールアドレス、パスワードが不明な場合は、東京都PTA協議会事務局にお問い合わせください」としてます。各都道府県協議会、各区市町村連合会の皆様
都道府県協議会や市区町村連合などの単位でご利用中のメールサーバー、または新規のご契約でメールサーバーをご用意いただく必要があります。 メールサーバーをご用意いただいた後は、各団体の実情にあわせ、単位PTAにメールアカウントをご提供いただく形です。- 加入する単位PTAへのサービス提供
- 年度が変わっても同じアドレスにメールを送信が可能で管理負担が軽減
- 利用率が増えれば、ペーパーレスの推進に
全国PTA連絡協議会に会員登録済みPTAの皆様
当協議会で契約するメールサーバー及びドメインによる「メールアカウント」提供制度をご利用いただけます。所属する都道府県協議会や市区町村連合会が会員登録済みである単位PTAの皆様は、各協議会、連合会経由での提供となります。
PTAメールの設定方法 ≫
PTAで使える通信端末は、ITCを利活用するPTAには必須のインフラ
PTA室にもWi-Fi環境が欲しい、Wi-Fiルータを設置したい!
月々の利用料はかかりますが、解決策としてひとつして、PTAでのスマートフォン契約があります。
継続してのメールアドレス利用、転送設定による情報共有など、PTA専用スマホ端末があれば、PTAでのメール利用に関する問題の解決につながります。
また、スマホを携帯電話として利用すれば、保護者連絡などでの負担軽減も期待できます。
PTAでもスマホ ≫
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昨今、PTAのあり方も大きく変わり、多くのPTAの皆様から会員登録についてのお問合せをいただく状況を踏まえ、会員登録いただけるPTA団体の 条件を変更 ≫することといたしました。
連合会に加入したままで、当協議会の事業やサービスをご利用いただけます。
会員登録についてのお問合せを数多くいただいており、ご要望に応じてPTA連合会などの皆様を対象としたオンラインでの当協議会説明会を開催しています。
当協議会の事業やサービスなどについてお気軽にご相談ください。
ご訪問しての対応も行っております。ご訪問の場合は、訪問者の交通費のみご負担ください。
当協議会では、PTA活動におけるコンプライアンス面からの適正化に対する取り組みをすすめています。
アンケートにご協力いただいた皆様ありがとうございます。中間集計の結果は、学校別の情報として共有しています。
ユーザー名:@zenp_alljapan https://x.com/zenp_alljapan ≫
会員対象の制度
また、本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
全国PTA連絡協議会が提供している事業やサービスは、予告なく変更または中止する場合があります。
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当協議会の会員は、以下の2条件を満たす団体が対象です。- 国公私立を問わず、保育園を含めた学校園を代表するPTA団体
- 規約や会則を定めているPTA団体(名称は問いません)
会員登録にあたって
当協議会へのご登録にあたり、会員団体に対する人的、金銭的なご負担はありません。
各都道府県、市区町村のPTAがフラットにつながることで、情報共有やサービス利用、助成制度など、PTA団体や保護者の皆様が直接メリットを享受いただける組織を目指しています。
会員の皆様に対する事務負担や、研修会・イベントなどへの強制動員などは想定していません。
セミナーやサービス、アンケートなども、皆様のニーズや関心に応じてご利用いただけます。
また、情報交換会や各種セミナーは、オンライン開催が主体ですので、お気軽に参加いただけます。
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