一般社団法人 全国PTA連絡協議会

Zoom活用でPTA会議の議事録作成を簡単に!

PTAでのオンライン会議ですが、リアルタイムとの併用など少しずつですが利用が増えています。 Zoom利用のオンライン会議では「字幕機能」に活用により、会議などの議事録作成に伴う負担が減らせます!
作成:2023/08/25  更新:2024/01/27
facebookでシェア
LINEでシェア
Xでシェア
リンクをコピー

Zoomで議事録を作成!?

議事録 議事録作成に活用できるZoomの機能には、「会議内容の録音、録画の機能」「ホワイトボード」「字幕機能」などがあります。
Zoomの字幕機能とは、Zoom上のWeb会議のトーク内容をリアルタイムで文字に起こせる機能です。これまで英語にのみ対応していた機能ですが、日本語をはじめとした各国の言語にも対応できるようになりました。
Zoomの機能を利用しても議事録の自動生成とまではいきませんが、全て手書きで議事録を作成するよりは随分と負担が減るはずです。
ここでは、Zoomを利用して議事録を効率的に作成する方法を見ていきます。

Zoomの文字起こし機能

Zoomには、ミーティングやウェビナーでビデオ会議の字幕を表示するオプションが用意されています。 これらのオプションを有効にして参加者が使用することで、会話が理解しやすくなり、さらにアクセシビリティ要件にも対応できます。

手動字幕

  • 手動字幕ホスト、またはホストが割り当てた別のミーティング出席者が手動で字幕を提供
  • 連携しているサードパーティの字幕サービスを利用して字幕を提供

自動字幕

  • Zoomの自動字幕(別名:ライブ文字起こし)機能を利用して、字幕を自動的に提供

自動字幕(Zoomのライブ文字起こし機能)

Zoomにはオンラインミーティングの内容を文字起こしして、字幕として画面上に表示できる機能があります。この字幕を保存すれば簡単な議事録になりますし、データを元に議事録のフォーマットに整えれば、効率的に議事録作成につながります。
ただし、Zoomの文字起こし機能は、聴覚にハンディキャップのある方へのサポートツールのため「うーん」や「えー」などもそのまま文字化起こしされるなど、議事録利用としての精度は高いとは言えません。
より高精度な機能を求める場合には「Notta」や「Stock」などの外部ツールの利用も選択肢です。

Zoom字幕機能の本質的なメリット

  • 聴力障害を持つ方へのアクセシビリティとして
  • 音声を出力できない場合で役に立つ
  • 補足情報の説明に活用できる
  • 字幕を翻訳すれば、国際間でのWeb会議も可能

音声が出力できない場合に役立つ

デバイストラブルなどで音声出力ができない場合でも、リアルタイムに字幕を表示させれば、Web会議を止めることなく進行できます。

補足情報の説明に活用できる

字幕機能を、プレゼンテーションの専門用語解説など補足情報表示機能としても活用できます。

生活環境や通信環境を問わず利用しやすい

インターネット通信状況や周囲の騒音など、Web会議中の音声が聴き取りにくい場合などにも有効です。
外部ツール Notta ≫  Nottaは、高精度の音声認識とAI要約機能を使って、1時間の音声を5分で文字起こしを行い簡潔な要約を作成することができます。インタビュー、対面会議やWeb会議で生成される多量の音声やテキストデータをAIが処理し、重要なポイントを抽出します。
外部ツール Stock ≫  クラウド型情報共有ツールであるStockは「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消する、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」で、ノート形式で情報が共有ができる他、タスク管理やメッセージ機能も利用できます。

Zoomの字幕機能を使ってみよう!

議事録作成に使える機能

1.Zoomのオーディオ文字起こし機能を活用

Zoomには、音声を自動で文字起こししてくれる「オーディオ文字起こし機能」があります。
文字起こしをオンにしておくことで、聞き逃しを心配することなく会議に集中でき、議事録作成も効率的に行えます。

2.Zoomのレコーディング機能を活用

レコーディング機能を活用することで、議事録作成時の役に立ちます。会議全てを録画、録音を記録する方法もありますが、ポイントだけ、レコーディング機能をオンする方法も考えられます。
全てを録画、録音して利用する場合には、聞き直しを想定する部分のレコーディング時間をメモするなども有効です。

3.Zoomのホワイトボード機能で議事録保存

Zoomの画面共有で「ホワイトボード」を利用できます。テキスト入力が自由にできるので、会議進行中に骨子をメモしておくと後で楽に議事録作成ができます。また、ホワイトボードは画面共有されるので、全員が会議内容を把握するのに役にも立ちます。
一方でリアルタイムに要点をまとめる必要があるので、難易度はやや高いともいえます。

4.外部のリアルタイム音声認識を利用

Zoomの機能ではありませんが、外部の文字起こしツールを使う方法も選択肢です。外部ツールを会議中に起動するだけで、リアルタイムでの文字起こしが行われます。
最近では、AI搭載の高性能文字起こしツールも増えているので、Zoomの機能に満足できない場合は、一度試してみてください。

自動字幕の事前設定

  1. Zoom 公式サイト ≫ にアクセスして[サインイン]
  2. サインイン完了後、左側にある[設定]タブを選択
  3. 左側のタブ[ミーティングにて(詳細)]を選択
  4. スクロールして[自動字幕]のトグルスイッチをオンで設定
字幕機能
  1. さらにスクロールして[完全な文字起こし]と[字幕の保存]をオンで設定
字幕機能

字幕を表示させる方法

字幕表示は、パソコンやスマートフォンの両方で対応可能ですが、表示させたい字幕を直接入力する作業は、パソコンからのみ可能。また、Zoomの字幕機能は、複数人での連携入力や同時入力にも対応していない点にも注意してください。
字幕表示をさせる方法[字幕を表示]クリックするだけです。
オフの状態オンにした直後の状態
字幕機能 字幕機能

字幕表示のオプション

字幕の言語や保存方法、手動入力設定などを変更する場合は[^]をクリックしてください。

自動字幕

[全文の文字起こしを表示]では、文字起こしウインドウの表示や保存が可能です。[全文の文字起こしを表示]は「完全な文字起こし」「フルトランスクリプト」などと表示される灰もあります。
[サブタイトルの設定]では字幕の大きさ等が変更可能です。

手動字幕

[手動字幕機能を設定します]をクリックして[入力するユーザーの割り当て]で設定します。 [私が入力します]を選択すると、自分が入力した字幕が表示されます。
自動字幕関連手動字幕関連
字幕機能 字幕機能

[サブタイトルの設定]画面

字幕機能

Zoomを議事録作成に活用しよう!

議事録 1時間の会議をした際に議事録を作成しようと場合、慣れていれば30分、慣れていないと1時間以上かかることもあります。
そこを自動議事録作成ツールで自動文字起こしをしていれば、確認と誤字脱字の修正など含めても10分程度で完了してしまいます。
Zoomの文字起こしだけでは、そこまでの精度はありませんが、議事録作成の負担軽減につながります。

Zoomミーティング中の文字起こし

  1. ミーティングで[字幕表示]を[自動字幕]でオンにして、画面下部に字幕を表示
  2. 続いて[完全な文字起こし]をオンにして、会話を画面右側にチャット方式で表示
  3. レコーディング機能を利用してミーティングを記録
    • 画面録画機能はホスト権限になるので、事前に準備しましょう。
  4. ミーティングが終わったら[完全な文字起こし]からテキストデータとして保存

文字起こし時に気をつけたい2つのポイント

ホストによる事前設定が必要

ホスト側で字幕の設定をオンにしていなければ、「サブタイトル」「全文の文字起こしを表示」機能は使えません。Zoomの文字起こしを利用する場合は、事前にホストに一声かけるようにしましょう。

文字起こし精度は環境によって左右される

Zoomに限らず、文字起こしに特化したソフトでも同様ですが、文字起こし精度はマイク品質に左右されます。パソコンのマイク利用する場合は、パソコンマイクの影響を受けます。うまく文字起こしが反映されない場合は、イヤホンマイクなど別マイクに切りかえてみるようにしましょう。

文字起こしの精度を高める方法

文字起こし精度は、Zoomの技術的な側面に依存しますが、Zoomを利用する環境でも文字起こしの精度を高める方法があります。

集音環境に配慮

周囲のノイズがないことが第一に挙げられます。ノイズにより発言が遮られると、文字起こしの精度が下がりますので、ノイズの発生しない環境を整備することが重要です。

状況に合わせたマイク選択

多人数でのミーティングなど、マイクから離れた場所で発言すると、音声が正確に認識されず文字起こしの精度が下がる原因となります。参加者がなるべくマイクから近い距離で発言できる環境をお勧めします。
マイク品質も文字起こし精度に影響しますので、複数の選択肢があるのであれば、実際に利用してみて、マイクの品質を確認するようにしましょう。

安定したネットワーク環境

可能であれば、光回線などを導入し通信環境が安定した状態で利用するようにしましょう。Web会議では通信が途切れてしまうと音声も途切れてしまうので、文字起こしへの影響が大です。

発言方法に配慮する

話者の滑舌が悪かったり、会話が被るような話し方は、音声は上手く拾えないため、文字起こしの精度も落ちてしまいます。発言する際は挙手制にするなど、ルール化することで防ぐことができるので、ぜひ試してみると良いかと思います。

文字起こしに使える外部ツール

外部ツールの選び方

Zoomには議事録作成に使える便利な機能がありますが、あくまでも補助ツールのため精度や機能は完璧とはいえません。より効率的に議事録を作成したい場合には、外部ツールの利用を考えましょう。

利用料金

議事録作成ツールの多くは有料ですが、条件付きで無料利用が可能なサービスもあります。うまく利用しましょう。 有料版では、アカウント数や会議時間によって料金体系が変わってくることがあります。

使いやすさ

使いやすくなければ効率的とはいえません。トライアルで複数のツールを試してみて、感覚的に使いやすいツールを選択しましょう。

会議ソフトとの連携機能

ZoomやTeamsなどのオンライン会議ソフトとの連携機能は重要です。別途データを送信することなく会議中に文字起こしに近いイメージが実現します。

セキュリティ

ビジネス利用の場合、セキュリティ対策はクラウドの議事録自動作成サービス選定の重要なポイントです。

外部ツールも便利に使おう!

文字起こしAIは、「リアルタイム文字起こし」と「音声・動画データからの文字起こし」の2種類があります。
リアルタイム文字起こしのAIは高性能のものが多く、話した内容がほぼそのまま原稿にできるレベルです。一方の音声・動画から文字起こしをする文字起こしAIは、発展しつつある技術の印象があります。ソフトの使用感なども気になります、
リアルタイム文字起こし

Googleドキュメントの音声入力

Googleのアカウントがあれば誰でも使える文章入力ソフト「Googleドキュメント」には、音声入力機能がついています。
使い方も非常に簡単で、メニューの「ツール」から「音声入力」を選択、音声入力のスタートはマイクアイコンをクリックだけです。
パソコンでもスマートフォンアプリでも利用可能で、しかも精度が高い印象です。

Wordの音声入力

おなじみのソフト、Microsoft Wordには、Office 365とWeb版の2タイプありますが、どちらも音声入力が可能です。 メニューの「ディクテーション」をクリックするだけで音声入力開始になります。
スマートフォンアプリの「Word」からも同様に音声入力ができます。

Notta

自動文字起こし専用ツール Notta ≫ は、Zoom利用時に「Notta Bot」を起動することでリアルタイムでの文字起こしが可能です。Webやスマホアプリなど複数のデバイスでリアルタイム編集ができるのは便利です。
クレジットカードの登録不要でのトライアルは可能ですが、1回につき3分、5分などの制限があります。(2023年8月現在)

Sloos

自動文字起こし専用ツール Sloos ≫ は、無料での利用が可能で、ZoomやTeamsZoomやTeamsなどのオンライン会議ソフトとの連携機能も用意されています。(2023年8月現在)
音声・動画データからの文字起こし

Cloud Speech-to-Text

Google社が提供するサービスです。無料枠は、60分/月となっています。

Amazon Transcribe

Amazon社が提供するサービスです。AWS(Amazon Web Servis)に登録が必要で無料枠は、60分/月となっています。
サイト内の関連情報

オンライン会議の導入

記事
Zoom、Meet、Temesなどの機能比較
Web会議ツールを比べてみた ≫
記事
ツール導入時の解決すべき課題の一覧と解決策
PTAでもオンライン会議 ≫
記事
リアルとオンライン併用で会議を開催するには?
PTA会議のハイブリッド開催 ≫

Zoomの活用

記事
テスト接続やトラブル対策、登録など初心者向け
Zoom Manual 利用者編 ≫
記事
Zoomの各種機能や利用方法など、主催者向け
Zoom Manual 主催者編 ≫
記事
マナーや機能など便利な使い方につながるヒント
Zoom Manual 活用編 ≫
記事
自動文字起こし機能を使って負担の軽減
Zoomで議事録作成を簡単に! ≫
記事
カード不要の銀行払、PTA団体向けライセンス
Zoomライセンス助成 ≫
全国PTA連絡協議会からのご案内
facebookでシェア
   
LINEでシェア
   
Xでシェア
   
リンクをコピー
全国PTA連絡協議会は、本サイト等の内容およびご利用者様が本サイトを通じて得る情報等について、その正確性、完全性、有用性、最新性、適切性、確実性、動作性等、その内容について何ら法的保証をするものではありません。当サイトに掲載されている情報を利用することで発生した紛争や損害に対し、当協議会は責任を負わないものとします。
また、本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
Site Map
Site Map
カテゴリー別 掲載記事一覧
カテゴリー ≫ Click … 同ページ内のカテゴリー情報へ
Click後、記事名 ≫ Click … サイト内の記事へ
PTA活動のアップデート

求められるPTAを目指して

PTA活動のスマート化

PTA活動でのコンプライアンス

任意加入の説明と加入意思確認

適切な個人情報保護とその対策

法律面からPTAを考える

PTA活動支援や情報共有

上部団体としての協議会や連合会

PTA活動に関する情報共有

PTA活動と地域

PTAの備品

会費の使い方・会費集金

PTA会費の適切な使途

PTA会費集金の負担軽減

PTAでのITサービス導入支援

Wi-Fi利用環境の支援

ITライセンス支援(会員対象)

IT導入支援

Googleアプリの活用

オンライン会議の導入と活用

オンライン会議の活用

Zoomの活用

PTA団体補償制度など

PTA団体補償制度(会員対象)

補償制度 知っておくべき事

子どもたちの教育

子どもの教育費

子どもの教育や教育環境

子どもの安全、子どもの見守り

子どもの安全

子どもの見守り

保護者対象の情報やサービス

保護者として

安心してインターネットを使うために

全国PTA連絡協議会の登録について
会員登録 当協議会へのご登録にあたり、会員団体に対する人的、金銭的なご負担はありません。
各都道府県、市区町村のPTAがフラットにつながることでメリットを享受いただける団体を目指しています。
会員団体の皆様には、事務負担や研修会・イベントなどへの動員は想定していません。
情報交換会や各種セミナーは、基本的にオンライン形式で開催いたしますので、皆様のニーズや関心に応じて、お気軽にご参加いただけます。
各種サービスをより多くのPTAの皆様にご利用いただけるよう心がけておりますが、助成制度や補償制度のご利用には、サービス性質上、当協議会へのご登録が必要です。
PTAの皆様は、金銭的や人的なご負担を気にせず、必要とされる事業やサービスをご利用ください。
本年の会員対象は、上部団体に未加入または休会中のPTA団体を原則としております。(図の緑部分)
  • 日本PTA全国協議会に未加入または休会中の協議会
  • 道府県PTA協議会に未加入または休会中の市区町村郡PTA連合会等
  • 市区町村郡PTA連合会に未加入または休会中の単位PTA
対象となるPTAの皆様、ぜひ、当協議会へのご登録をご検討ください。
上部団体からの退会・休会を検討中のPTAの皆様も、 お気軽にお問い合わせください。
全国PTA連絡協議会の会員登録はこちらから
記事
登録方法などは、
会員登録について ≫
記事
登録のあるPTAは、
会員登録団体 ≫
記事
ご不明な点はお気軽に
お問い合わせ ≫
ダウンロード
全国PTA連絡協議会の概要
ダウンロード
更新:2024年2月7日