入会申込書や個人情報取り扱い、会費徴収など PTA活動に必要な書類のテンプレート

PTA活動に必要な書類のテンプレート

子どもたちが安全で健やかに成長するためには、学校と保護者の連携は不可欠であり、PTAは子どもたちに必要な組織であると考えています。自校の児童・生徒のために、保護者と学校が自主的・協働的に進めているのがPTA活動であり、学校ごとに組織されている団体です。

PTA入会関連書類

個人情報の取り扱い

PTA業務の学校委任

学校における取扱い

PTA入会に関する書類（例）

入会案内時の説明書類

入会案内時などには「PTA入会申込書」とあわせて、説明書類も配布しましょう。 PTA入会申込書では、PTAはどんな活動をしているのか、具体的にわかりやすく説明の上、なぜPTAがあるのか、なぜ必要なのかを丁寧に説明しましょう。

説明書類への記載例

活動目的：: 児童・生徒の教育環境の整備、改善、会員の親睦と教養の向上、○○学校の教育推進への協力など
同意事項：: 加入意思の確認
個人情報取り扱い
会費徴収事務の学校委託（該当する場合のみ）
個人情報：: 個人情報保護法、○○市個人情報保護条例などの法令遵守
○○学校の個人情報取扱規則や個人情報保護方針について
その他：: PTA手引きやホームページなどの情報入手の方法

PTA入会申込書

本例は、会費徴収を学校に業務委任している場合の例です。取得する個人情報や、個人情報の利用目的などを含め、各PTAの実情にあわせてご利用ください。

○○学校PTA 御中

記入日：20○年○月○日

PTA入会申込書、および個人情報取り扱い同意書

会員名（保護者名）：
ふりがな：
会員区分：保護者、教員
電話番号 (緊急連絡先)：
メールアドレス (任意)：
在学中の児童・生徒の学年・クラス・お名前：

□ 以下に同意の上、私はPTA入会に同意します。

(1): 個人情報取扱規則を確認の上、個人情報の取り扱いに同意します。
(2): PTA活動を円滑に行うため、PTAが学校から入会者の個人情報（PTA活動を行う際に必要な連絡先など）について提供を受けること。
(3): PTA会費の支払い方法として、PTAが学校へ依頼し、学校徴収金と同じ金融機関から、学校徴収金と同時に振替すること。
※PTAは口座情報などの提供は受けません。
(4): 入会申込書は、1回のご提出で在校中は有効とさせていただき、お子さんの卒業時または転出時に、自動的に会員資格を失うこととします。
※会員資格を失った場合、この同意書は、適切に廃棄します。

□ 私はPTA入会に同意しません
※これからのPTA活動を見ていただき、来年度にあらためてご意思を伺わせてください。

ご記入いただきました個人情報は、下記の事項について使用させていただきます。
これ以外の目的で、個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用についての同意を頂くものとします。

(1): PTA会費請求、管理業務等に関する連絡
(2): 本会の事業に関する文書等の送付
(3): 本会役員・委員・会員名簿等の作成
(4): 本会役員・委員選出等の推薦活動
(5): ○○当番表、○○班表、一人一役表の作成
(6): ○○イベントの名簿等の作成
(7): ホームページや広報紙への掲載
(8): 問い合せまたは依頼等への対応

「□ 私はPTA入会に同意しません」欄について

下記いずれかの対応をお勧めします。

入会を希望されない方は提出の必要はありません。
入会を希望されない方も、学校による配布回収の管理のため提出にご協力ください。

また、上記に対する追記として、
なお、緊急時を除き、PTAが入会を希望されない方の個人情報を学校から提供を受けることはありません。

理由としては、次ような点が背景にあります。

通常のPTA活動は、各学級の子どもの人数のみで実施されるため、未加入者の情報は不要
登校班などがある場合、学校側の責任で設定することで対応可能
未加入者の出し忘れがあっても、子どもにとっては不利益が発生しなしない
未加入者の保護者から行事などへの参加希望があれば、その都度に対応することで可能

PTA入会関連書類

個人情報の取り扱い

PTA業務の学校委任

学校における取扱い

個人情報の取り扱い

取り扱いに関する記載例

個人情報に関する取り扱いは、管理体制の整備も含め、本人からの取得にあたり利用目的や本人同意なども重要です。
下記1〜4の項目は、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を制定した場合での例です。
「PTA入会申込書」などでは、規則に準じた形でご利用ください。

1. 個人情報取扱規則に基づくシンプルな例

○○学校PTAは、保有する個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令に従い「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を定め、提出をいただいた個人情報はPTA活動においてのみ利用すると共に、適切に管理を行います。

2. 利用目的を記載した例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、提出をいただいた個人情報はPTA諸活動（会員名簿の作成、各種連絡、その他PTA活動に付随する業務）にのみ利用いたします。
また、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

3. 個人情報を委託先以外の第三者へ提供する場合の例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、提出をいただいた個人情報は、PTA諸活動（会員名簿の作成、各種連絡や案内、その他PTA活動に付随する業務）及び、○○目的のために○○へ提供したり、○○に掲載する場合に使用いたします。
また、「○○学校PTA個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

4. 上記1〜3いずれの場合でも記載を推奨する項目

個人情報の訂正をする場合は、○○（連絡先のメールや担当者）へお申し出ください。
なお、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」については、○○（総会資料やホームページなど）をご確認ください。

上記1〜4の項目に加え、個人情報の開示・訂正・追加・削除等の連絡先に関する情報と、個人情報取扱規則や個人情報保護方針などに関する情報の明示も必要です。

（会費徴収などを学校に委託している場合）

委託に関する記載例

会費徴収を学校に委託している場合に必要となる、保護者者向け文書への追加記載例です。

PTA会費徴収業務を○○学校に委託すること、ご記入いただいた個人情報をPTA会費徴収業務を委託するために○○学校に提供することに同意いたします。
※本校PTAと学校は業務委託契約を締結しており、会費徴収業務も含まれています。

会費は月額○○円/1家庭（児童・生徒）です。
徴収は入会届を受理した日の翌月から学校徴収金と一緒に引き落としを開始します。
○○学校PTAの入会による会員期間は、○○～○○までとし、会員期間の中途で脱会した場合の会費の引き落としについては○○○○とします。

ご参考としての情報

個人情報保護対策（2）

対策をしていても、万一のリスクは残ります。漏えい事案やおそれが発生した時の対応は？

個人情報保護ひな型

個人情報保護関連ひな型

個人情報取扱規則、個人情報保護方針、PTA入会に関する書類などのテンプレート

PTA入会関連書類

個人情報の取り扱い

PTA業務の学校委任

学校における取扱い

PTA業務の一部を学校に委任している場合

PTA会費徴収や預貯金通帳の保管など、PTAに関する業務の一部を学校に委任している場合には、業務委任契任書を作成するなど、PTAから学校へ委任内容を明確にしておく事が重要です。

PTAが取得した個人情報（会員情報）を学校（第三者）に提供しない限り、学校によるPTA会費徴収は不可能です。学校への個人情報（会員情報）提供は、個人情報保護法における第三者提供の例外規定となる業務委託であることを明確にしておくこと必要です。

口頭による確認ではなく、対外的にも分かるようにするために、契約書という書面に残しましょう。
業務委託契約は、PTA総会などで学校に業務を委託することについて保護者の同意を得てから手続きするようにしましょう。

業務委任契約書

○○学校PTA会⾧○○(以下「甲」という。）と○○学校校⾧○○（以下「乙」という。）とは、○○学校PTAの業務に関して、次の通り業務委任契約を締結する。

業務委任契約書

（委任事項）
第1条甲は乙に対し、○○小学校PTA業務のうち、次の行為をなすことを委任し、乙はこれを受諾する。

(1): PTA会費の集金及び督促
(2): 印鑑、出納簿及び預金通帳の保管
(3): PTA広報紙、各種PTA関連文書等の配布
(4): PTAへの提出物の回収・保管
(5): その他、甲、乙協議の上で必要な業務

2. 前項各号に明記されていないもので必要が生じた事項については、都度、甲と乙が協議して定める。

(1)〜(5)は、具体的に委任する内容にあわせてください。

（権利義務の譲渡等の禁止）
第2条乙は第三者に対し、委任事項の一部若しくは全部を委任し、この契約に基づいて生じる権利義務を譲渡し、又はこの契約上の地位を承継させてはならない。ただし、乙の事前の申し出により甲の承諾を得たときは、この限りではない。

（報酬）
第3条この委任契約に関し、乙に名目の如何を問わずいかなる報酬も支払わない。また、乙は、甲に対して名目の如何を問わずいかなる報酬も求めない。

一般的な委任契約の例としては、訴訟行為代理を弁護士に依頼、確定申告を税理士に依頼など、報酬が発生する有償契約が一般的です。無償、有償については、地域事情もありますので教育委員会などにご相談ください。

（秘密の保持等）
第4条乙は、委任契約上知り得た秘密を第三者に漏らしてはならない。また、乙は、保管する書類等を他人に閲覧、書写又は譲渡してはならない。ただし、法令に特別の定めがあるとき、または甲の承諾を得たときは、この限りでない。

個人情報取扱の観点から、最終的に学校内の誰が業務委任した個人情報にアクセスするかについて把握する必要があります。

（契約期間及び有効期間の継続）
第5条本契約期間は、20○○年○○月○○日までとする。ただし、甲乙いずれにおいても、1か月以前に相手に通知することにより、本契約を解除することができるものとする。また、甲・乙いずれからも前記の通知がない場合、契約は自動的に更新されるものとする。

自動更新にして毎年の手続きを省略します。毎年契約をする場合は、

本契約の期間満了は、当年度の3月31日までとする。
2. 前項の期間満了後、乙は、この契約に基づき保管する書類等を、速やかに甲へ引き渡さなければならない。

（実施状況の確認）
第6条甲は、委任業務の実施状況について、乙の業務に支障を生じさせない範囲内において、聞き取りや書類の確認等を行うことができる。

（補足）
第7条本契約に定めのない事項については、必要に応じて甲、乙が誠意を持って協議して定める。

この契約の締結を証するため、本書2通を作成し、甲、乙記名押印のうえ各自１通を保有するものとする。

20○○年○○月○○日
委任者（甲） ○○学校 PTA会⾧ ○○
受任者（乙） ○○学校校⾧ ○○

会長名義でも契約書締結は可能です。また印鑑が慣習的に必要であれば利用してください。

PTA入会関連書類

個人情報の取り扱い

PTA業務の学校委任

学校における取扱い

学校における個人情報の取扱い

学校側が保護者に対して、学校の保有する個人情報をPTAに提供することについて同意を得る場合、学校側文書に追加記載をお願いする内容の例です。

(1): 個人情報（氏名、写真、作品、生徒・児童の学校の様子・活躍など）については、学校だより等の各種おたより、本校ホームページ等で扱うものとする。
(2): 本校教育活動へのテレビや新聞取材などに対して、本校教育活動に関する写真、映像、音声を提供・公開するものとする。
(3): 学級集合写真（○年生〜○年生）、卒業アルバム（○年生）の写真、映像、音声を利用する。
(4): PTA活動のため（役員選出、広報誌、ホームページ、各種イベントなど）等への情報提供をするものとする。

各都道府県や各市区町村が定める「個人情報保護に関する条例」では、教育委員会（学校）は、保有する個人情報を利用目的以外のために第三者に提供してはならないと規定されている場合が一般的です。

こうした条例がある場合、本人の同意を得ずに、学校からPTAに対して児童・生徒や保護者名簿（個人情報）を提供することは、条例違反となる可能性があります。
学校側に相談するなどして、個人情報の取扱いに関する学校の文書に、「学校の保有する個人情報をPTAに提供することについての同意」に関する項目追加を依頼してください。

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