一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAの皆様が利用しやすいメジャーなITツール

コミュニケーションツールやオンライン会議ツールなど、PTAにITツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。
作成:2023/05/28  更新:2024/01/27
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PTAでのITツール導入を応援します!

update IT化とは、既存の業務をIT技術やデジタル技術を駆使して 業務効率化する業務手段の改善のことです。

ビジネスにおけるIT化の例

  • 朝会や会議で行ってい情報共有を、チャットツールの利活用で時間と場所の効率化
  • 人数分を印刷していた会議資料を、クラウド利用のファイル共有でペーパーレスに
  • 紙とExcelで行っていた入力・集計業務を、システム導入によって半自動化
  • プロジェクトの進捗管理を報告でなく、オンラインツールで管理、業務効率化
企業における業務効率化の例はたくさんありますが、PTAで、ITツールの利活用で、どのようなメリットが享受できるかを考えていきましょう。

PTAでの現状は

PTAでの保護者の間でやりとりされる情報は?

  • 〇〇通信などの広報活動
  • PTAからの連絡事項
  • イベントの案内
  • 会議体の案内や出欠確認
  • 会議採決の投票や委任
  • 天災等、非常時の連絡

アナログの世界観では

  • 紙ベースでの情報交換、文書保管
  • ベテランPTAの知識と記憶依存による属人化
  • データは全てExcel、Word管理

PTAにおけるIT化ニーズとは?

IT利用
  • 場所や時間帯に縛られない活動参加の仕組み
  • 関係者と迅速
  • 正確な情報共有
  • ノウハウの記録により属人化を解消…スマートな引き継ぎ
  • 個人情報保護対策

PTAにおけるIT利用の現状

  • メールやLINEを利用した連絡
  • LINEグループで役員や委員の連絡
  • Gmail(PTA専用の共通アカウント)
  • カレンダーアプリでスケジュールの共有
  • PTA室にあるスタンドアロンのパソコンの共有
  • USBメモリ利用によるデータの手渡し

現状のIT利用で気になること

  • 全保護者へ同報はどうする?
  • PTAアカウント共通なの?
  • オンライン会議はLINE?
  • セキュリティ対策は?
  • 年度替わりの引き継ぎは?
  • 運営やノウハウ継承はどうする?

PTAでのIT化で必要な3要素

リアルタイムコミュニケーション

記載は一部の例で、現在ではPTAの利用ニーズを満たす様々なITツールがあります。
PTAでのニーズを大きく分けると3つに分類されます。
リアルタイムコミュニケーション 紙配布や電話にかわる役員/委員間のコミュニケーション、会員にむけたコミュニケーションツール
小さなグループから数百名でも利用可能な便利なアプリがあります。
LINE
gmail
MailWise
サイボウズOffice

ストックコミュニケーション

クラウドベースでの情報共有、オンラインでグループ作業が可能のグループウェア
ビジネスシーンだけでなくPTAでもグループウェアを使うことで、スタンドアロン環境からの脱却が可能となり、PTA活動をスマート化した事例も少しずつ増えています。
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サイボウズOffice
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オンラインミーティング

PTA室に行かなくても会議ができるWeb会議ツール
リアル開催とオンライン開催を併用することで、タイムリーな開催や共有ツールを使うなど密度の高いコミュニケーションも可能になります。
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Teams
Meet
Skype
Line

PTAでもITツールを使ってみよう!

PTAでのIT導入への環境変化

PTAにITツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。

インターネットアクセス回線や端末などのインフラ

  • メタル回線の段階的廃止で、光回線が一般化
  • ご家庭での利用や公共の場でもWi-Fi環境が充実
▶︎ インターネットのアクセスに関する問題は解消可能です。

スマホ端末の普及

ガラケーからスマホやタブレットが一般的に
▶︎ 多くの保護者が、PTAでITツールを導入しても利用可能な端末を持っています。

ITリテラシーの変化

  • スマホの登場から10数年が経過
  • 日常でも様々なアプリ利用が一般的に
▶︎ 紙、電話依存 → LINE → 会員とってアプリ導入のハードルは低くなっています。

オンライン会議ツール

2020年のコロナ禍以降、利用経験者が急増
▶︎ 自宅はもちろんWi-Fi環境さえあれば参加可能なため、会議で利用するPTAも増加中です。

PTA室でのインターネット環境

PTA室でのインターネット環境の整備は、PTA室でWi-Fiルーターを利用、またはスマホのテザリング機能をWi-Fiルーターとして利用が一般的です。
当協議会の「PTAでもWi-Fiルーター」と「PTAでもスマホ」に掲載している料金は、Wi-Fiルーター3,580円〜4,480円、スマホが3,278円〜3,899円(月額/税込)です。
  • 料金は、48ヶ月継続利用の場合で、Wi-Fiルーターはキャリア(NTT/KDDI/SoftBank)の別、スマホは端末購入の有無により金額の差異があります。
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導入にあたって

IT導入に向けた検討チーム

PTAで行っている業務に精通している方、役員以外でもITに詳しい人などをメンバーにして、IT導入に向けた検討チームを作りましょう。
導入前テストなども考えると数名規模が理想的です。

導入には少し時間をかけて

導入には少し時間をかけることが必要です。
自分たちが必要としている機能をしっかり検討しましょう。具体的には、PTA活動のどこに利用していくか、導入の結果、何が変わるかをイメージしましょう。
面倒でも、試験導入や無料ライセンスの活用するなどして少数のメンバーで実際に使ってみると、使い勝手も含め、メリット、デメリットがわかりやすくなります。

シンプルな機能から導入

便利だからと言って、高度な機能導入は控えるなど、ハードルをあげないようにしましょう。

アナログも併用

IT化は少しずつ。 システム化のメリットが明確なものから導入しましょう。
ITツールの利用が困難な方も想定されますので、対応策も準備しましょう。

使っていただく方への説明

導入の目的、メリットなどをユーザーとなる会員、役員/委員などに丁寧に説明することが重要です。
アプリなどが必要な場合は、インストール方法なども必要です。

まずはやってみよう!

導入を決めたら、間違えや失敗を恐れないで、まずは使っていただく機会を作りましょう。
お問い合わせ先などもあると理想的です。

定期的な見直し

導入1年後など定期的な見直しの機会を設定しましょう
利用状況により、さらに便利なツールを検討する、導入をとりやめるなどの判断をする機会が必要です。

PTAでのIT導入手順

導入手順

担当

  • オンライン化などIT導入の検討チームを結成
    導入推進派が一人では、困難なことも多々あります。

環境

  • 導入したいツールやプランの特徴を検討
  • 銀行振込可能かなど支払方法の確認
  • 団体名での利用可能かなど契約方法の確認
  • PTA活動で使うWi-Fi環境の整備

周知

  • 保護者向けのプライバシーポリシーや運用ルールの作成
  • Gmailアドレスやフォームなどの問い合わせ窓口の設置
  • 導入目的やスケジュールなどの丁寧な説明

IT導入後の運用のポイント

ポイントx

時間のルール作り

例えば、発信は夜は10時まで、遅い時間帯の会議はできるだけ避けるなど、事前のルール作りが望まれます。

閲覧用の文書はPDFにして共有

文書保存はWordやExcelでそのままフォルダ管理、閲覧は別ファイルで運用しましょう。Microsoft Oficeをインストールしていないパソコンも少なからずあります。

スキルの差や反応状況の差

ITツールの利用が苦手人もいます。導入時などは特に丁寧なフォローを心がけましょう。また、既読にならない人もいることを忘れずに、強制できないことも理解してITツールを利用しましょう。

オンラインとリアルの使い分け

オンラインばかりでなく、イベント毎に集まるなど、PTAとして人とのつながりも大切にです。
オンラインとリアルの使い分けではなく、PTA総会でのオンラインとリアルのハイブリッド開催を実施しているPTAもあります。

年度毎の対応

今までのメンバーは全員削除、導入見直しなどルール作りなど、定期的にセキュリティ対策の下k受忍や運用のアップデートを検討しましょう。
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連合会など上部団体からの休会や退会などをご検討されている単位PTAの皆様から、安全互助会などPTAを対象とした補償制度について、お問い合わせを多数いただいております。
現在の契約の代替となる補償制度 ≫ は、ご要望がありました2024年4月1日から6月30日の補償についても、PTA単位での個別対応が可能となりました。
お困りの場合は、当協議会にお気軽にご相談ください。
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