一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAの皆様が利用しやすいメジャーなITツール

コミュニケーションツールやオンライン会議ツールなど、PTAにITツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。
作成:2023/05/28  更新:2024/01/27
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PTAでのITツール導入を応援します!

update IT化とは、既存の業務をIT技術やデジタル技術を駆使して 業務効率化する業務手段の改善のことです。

ビジネスにおけるIT化の例

  • 朝会や会議で行ってい情報共有を、チャットツールの利活用で時間と場所の効率化
  • 人数分を印刷していた会議資料を、クラウド利用のファイル共有でペーパーレスに
  • 紙とExcelで行っていた入力・集計業務を、システム導入によって半自動化
  • プロジェクトの進捗管理を報告でなく、オンラインツールで管理、業務効率化
企業における業務効率化の例はたくさんありますが、PTAで、ITツールの利活用で、どのようなメリットが享受できるかを考えていきましょう。

PTAでの現状は

PTAでの保護者の間でやりとりされる情報は?

  • 〇〇通信などの広報活動
  • PTAからの連絡事項
  • イベントの案内
  • 会議体の案内や出欠確認
  • 会議採決の投票や委任
  • 天災等、非常時の連絡

アナログの世界観では

  • 紙ベースでの情報交換、文書保管
  • ベテランPTAの知識と記憶依存による属人化
  • データは全てExcel、Word管理

PTAにおけるIT化ニーズとは?

IT利用
  • 場所や時間帯に縛られない活動参加の仕組み
  • 関係者と迅速
  • 正確な情報共有
  • ノウハウの記録により属人化を解消…スマートな引き継ぎ
  • 個人情報保護対策

PTAにおけるIT利用の現状

  • メールやLINEを利用した連絡
  • LINEグループで役員や委員の連絡
  • Gmail(PTA専用の共通アカウント)
  • カレンダーアプリでスケジュールの共有
  • PTA室にあるスタンドアロンのパソコンの共有
  • USBメモリ利用によるデータの手渡し

現状のIT利用で気になること

  • 全保護者へ同報はどうする?
  • PTAアカウント共通なの?
  • オンライン会議はLINE?
  • セキュリティ対策は?
  • 年度替わりの引き継ぎは?
  • 運営やノウハウ継承はどうする?

PTAでのIT化で必要な3要素

リアルタイムコミュニケーション

記載は一部の例で、現在ではPTAの利用ニーズを満たす様々なITツールがあります。
PTAでのニーズを大きく分けると3つに分類されます。
リアルタイムコミュニケーション 紙配布や電話にかわる役員/委員間のコミュニケーション、会員にむけたコミュニケーションツール
小さなグループから数百名でも利用可能な便利なアプリがあります。
LINE
gmail
MailWise
サイボウズOffice

ストックコミュニケーション

クラウドベースでの情報共有、オンラインでグループ作業が可能のグループウェア
ビジネスシーンだけでなくPTAでもグループウェアを使うことで、スタンドアロン環境からの脱却が可能となり、PTA活動をスマート化した事例も少しずつ増えています。
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オンラインミーティング

PTA室に行かなくても会議ができるWeb会議ツール
リアル開催とオンライン開催を併用することで、タイムリーな開催や共有ツールを使うなど密度の高いコミュニケーションも可能になります。
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Teams
Meet
Skype
Line

PTAでもITツールを使ってみよう!

PTAでのIT導入への環境変化

PTAにITツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。

インターネットアクセス回線や端末などのインフラ

  • メタル回線の段階的廃止で、光回線が一般化
  • ご家庭での利用や公共の場でもWi-Fi環境が充実
▶︎ インターネットのアクセスに関する問題は解消可能です。

スマホ端末の普及

ガラケーからスマホやタブレットが一般的に
▶︎ 多くの保護者が、PTAでITツールを導入しても利用可能な端末を持っています。

ITリテラシーの変化

  • スマホの登場から10数年が経過
  • 日常でも様々なアプリ利用が一般的に
▶︎ 紙、電話依存 → LINE → 会員とってアプリ導入のハードルは低くなっています。

オンライン会議ツール

2020年のコロナ禍以降、利用経験者が急増
▶︎ 自宅はもちろんWi-Fi環境さえあれば参加可能なため、会議で利用するPTAも増加中です。

PTA室でのインターネット環境

PTA室でのインターネット環境の整備は、PTA室でWi-Fiルーターを利用、またはスマホのテザリング機能をWi-Fiルーターとして利用が一般的です。
当協議会の「PTAでもWi-Fiルーター」と「PTAでもスマホ」に掲載している料金は、Wi-Fiルーター3,580円〜4,480円、スマホが3,278円〜3,899円(月額/税込)です。
  • 料金は、48ヶ月継続利用の場合で、Wi-Fiルーターはキャリア(NTT/KDDI/SoftBank)の別、スマホは端末購入の有無により金額の差異があります。
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導入にあたって

IT導入に向けた検討チーム

PTAで行っている業務に精通している方、役員以外でもITに詳しい人などをメンバーにして、IT導入に向けた検討チームを作りましょう。
導入前テストなども考えると数名規模が理想的です。

導入には少し時間をかけて

導入には少し時間をかけることが必要です。
自分たちが必要としている機能をしっかり検討しましょう。具体的には、PTA活動のどこに利用していくか、導入の結果、何が変わるかをイメージしましょう。
面倒でも、試験導入や無料ライセンスの活用するなどして少数のメンバーで実際に使ってみると、使い勝手も含め、メリット、デメリットがわかりやすくなります。

シンプルな機能から導入

便利だからと言って、高度な機能導入は控えるなど、ハードルをあげないようにしましょう。

アナログも併用

IT化は少しずつ。 システム化のメリットが明確なものから導入しましょう。
ITツールの利用が困難な方も想定されますので、対応策も準備しましょう。

使っていただく方への説明

導入の目的、メリットなどをユーザーとなる会員、役員/委員などに丁寧に説明することが重要です。
アプリなどが必要な場合は、インストール方法なども必要です。

まずはやってみよう!

導入を決めたら、間違えや失敗を恐れないで、まずは使っていただく機会を作りましょう。
お問い合わせ先などもあると理想的です。

定期的な見直し

導入1年後など定期的な見直しの機会を設定しましょう
利用状況により、さらに便利なツールを検討する、導入をとりやめるなどの判断をする機会が必要です。

PTAでのIT導入手順

導入手順

担当

  • オンライン化などIT導入の検討チームを結成
    導入推進派が一人では、困難なことも多々あります。

環境

  • 導入したいツールやプランの特徴を検討
  • 銀行振込可能かなど支払方法の確認
  • 団体名での利用可能かなど契約方法の確認
  • PTA活動で使うWi-Fi環境の整備

周知

  • 保護者向けのプライバシーポリシーや運用ルールの作成
  • Gmailアドレスやフォームなどの問い合わせ窓口の設置
  • 導入目的やスケジュールなどの丁寧な説明

IT導入後の運用のポイント

ポイントx

時間のルール作り

例えば、発信は夜は10時まで、遅い時間帯の会議はできるだけ避けるなど、事前のルール作りが望まれます。

閲覧用の文書はPDFにして共有

文書保存はWordやExcelでそのままフォルダ管理、閲覧は別ファイルで運用しましょう。Microsoft Oficeをインストールしていないパソコンも少なからずあります。

スキルの差や反応状況の差

ITツールの利用が苦手人もいます。導入時などは特に丁寧なフォローを心がけましょう。また、既読にならない人もいることを忘れずに、強制できないことも理解してITツールを利用しましょう。

オンラインとリアルの使い分け

オンラインばかりでなく、イベント毎に集まるなど、PTAとして人とのつながりも大切にです。
オンラインとリアルの使い分けではなく、PTA総会でのオンラインとリアルのハイブリッド開催を実施しているPTAもあります。

年度毎の対応

今までのメンバーは全員削除、導入見直しなどルール作りなど、定期的にセキュリティ対策の下k受忍や運用のアップデートを検討しましょう。
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現在の契約の代替となる補償制度 ≫ は、ご要望がありました2024年4月1日から6月30日の補償についても、PTA単位での個別対応が可能となりました。
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