PTAの皆様が利用しやすいメジャーなICTツール
ICTツールを使ってみよう！
PTAでのICTツール導入
ICTとは
ICT（アイシーティー）
ICTとは、「Information and Communication Technology」の略称です。日本語では、情報通信技術となり、コンピュータを単独で使うだけでなく、ネットワークを活用して情報や知識を共有することも含めた幅広い言葉です。
「Communication」という言葉が表しているように、その目的はコミュニケーションであり、新技術だけを指すのではなく、これまでも使っていたメールやSNSなどのやり取りも含まれます。
IT（アイティー）
ITとは、「Information Technology」の略称です。日本語では、情報技術となり、簡単に言えば情報を扱う技術の総称で、パソコンやOA機器といったハードウェアだけでなく、OSやアプリケーションといったソフトウェア、そしてそれらをつなぐネットワークやセキュリティなど幅広い技術を指します。
ICTとITの違い
ICTでもITでもコンピュータを活用するため、情報技術という意味ではほぼ同じことを指しています。ITという言葉を使っても、ネットワークに接続して情報共有を行うため、通信が含まれないということはありません。
しICTはコミュニケーションに関する部分をより強調した言葉で、ITが技術そのものを指すのに対し、ICTではその技術の使い方や活用方法なども含むことが一般的です。
ビジネスにおけるIT化の例
- 朝会や会議で行ってい情報共有を、チャットツールの利活用で時間と場所の効率化
- 人数分を印刷していた会議資料を、クラウド利用のファイル共有でペーパーレスに
- 紙とExcelで行っていた入力・集計業務を、システム導入によって半自動化
- プロジェクトの進捗管理を報告でなく、オンラインツールで管理、業務効率化
PTAでは
PTAでの保護者の間でやりとりされる情報は？
- 〇〇通信などの広報活動
- PTAからの連絡事項
- イベントの案内
- 会議体の案内や出欠確認
- 会議採決の投票や委任
- 天災等、非常時の連絡
アナログの世界観では
- 紙ベースでの情報交換、文書保管
- ベテランPTAの知識と記憶依存による属人化
- データは全てExcel、Word管理
PTAにおけるICT利用の現状
- メールやLINEを利用した連絡
- LINEグループで役員や委員の連絡
- Gmail（PTA専用の共通アカウント）
- カレンダーアプリでスケジュールの共有
- PTA室にあるスタンドアロンのパソコンの共有
- USBメモリ利用によるデータの手渡し
現状のICT利用で気になること
- 全保護者へ同報はどうする？
- PTAアカウント共通なの？
- オンライン会議はLINE？
- セキュリティ対策は？
- 年度替わりの引き継ぎは？
- 運営やノウハウ継承はどうする？
PTAでのICT化で必要な３要素
リアルタイムコミュニケーション
記載は一部の例で、現在ではPTAの利用ニーズを満たす様々なICTツールがあります。
PTAでのニーズを大きく分けると３つに分類されます。
リアルタイムコミュニケーション、紙配布や電話にかわる役員/委員間のコミュニケーション、会員にむけたコミュニケーションツール
小さなグループから数百名でも利用可能な便利なアプリがあります。
ストックコミュニケーション
クラウドベースでの情報共有、オンラインでグループ作業が可能のグループウェア
ビジネスシーンだけでなくPTAでもグループウェアを使うことで、スタンドアロン環境からの脱却が可能となり、PTA活動をスマート化した事例も少しずつ増えています。
オンラインミーティング
PTA室に行かなくても会議ができるWeb会議ツール
リアル開催とオンライン開催を併用することで、タイムリーな開催や共有ツールを使うなど密度の高いコミュニケーションも可能になります。
PTAでもICTツールを使ってみよう！
ICT導入への環境変化
PTAにICTツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。インターネットアクセス回線や端末などのインフラ
- メタル回線の段階的廃止で、光回線が一般化
- ご家庭での利用や公共の場でもWi-Fi環境が充実
スマホ端末の普及
ガラケーからスマホやタブレットが一般的に▶︎ 多くの保護者が、PTAでICTツールを導入しても利用可能な端末を持っています。
ICTリテラシーの変化
- スマホの登場から10数年が経過
- 日常でも様々なアプリ利用が一般的に
オンライン会議ツール
2020年のコロナ禍以降、利用経験者が急増▶︎ 自宅はもちろんWi-Fi環境さえあれば参加可能なため、会議で利用するPTAも増加中です。
PTA室のインターネット環境
PTA室でのインターネット環境の整備は、PTA室でWi-Fiルーターを利用、またはスマホのテザリング機能をWi-Fiルーターとして利用が一般的です。
導入にあたって
ICT導入に向けた検討チーム
PTAで行っている業務に精通している方、役員以外でもICTに詳しい人などをメンバーにして、ICT導入に向けた検討チームを作りましょう。導入前テストなども考えると数名規模が理想的です。
導入には少し時間をかけて
導入には少し時間をかけることが必要です。自分たちが必要としている機能をしっかり検討しましょう。具体的には、PTA活動のどこに利用していくか、導入の結果、何が変わるかをイメージしましょう。
面倒でも、試験導入や無料ライセンスの活用するなどして少数のメンバーで実際に使ってみると、使い勝手も含め、メリット、デメリットがわかりやすくなります。
シンプルな機能から導入
便利だからと言って、高度な機能導入は控えるなど、ハードルをあげないようにしましょう。アナログも併用
ICT化は少しずつ。 システム化のメリットが明確なものから導入しましょう。ICTツールの利用が困難な方も想定されますので、対応策も準備しましょう。
使っていただく方への説明
導入の目的、メリットなどをユーザーとなる会員、役員/委員などに丁寧に説明することが重要です。アプリなどが必要な場合は、インストール方法なども必要です。
まずはやってみよう!
導入を決めたら、間違えや失敗を恐れないで、まずは使っていただく機会を作りましょう。お問い合わせ先などもあると理想的です。
定期的な見直し
導入１年後など定期的な見直しの機会を設定しましょう利用状況により、さらに便利なツールを検討する、導入をとりやめるなどの判断をする機会が必要です。
PTAでのICT導入手順
ICT導入後の運用のポイント
ICTツール
