無料で使えるGoogleフォームは、PTA活動のスマート化に必須のツール
Googleフォームを活用しよう!
PTA活動でのアンケートや問い合わせにフォームに活用できます。当サイト内でもオンラインセミナーなどの受付に利用しています。Googleフォームの作成にはGoogleアカウントが必要ですが、回答するだけであればアカウントは不要です。パソコン、スマートフォンのどちらでもフォームの作成、回答が可能です。
Googleフォームとは
利用のメリット
作業時間の短縮
アンケートや申し込み書類を紙で配布すると、印刷する時間が大幅にかかってしまいます。LIN WorksなどのオンラインツールとGoogleフォームを組み焦れば大幅な作業時間の短縮が可能です。
費用の削減
オンラインツールの利用で印刷費用などの軽減が期待できます。Googleフォームは無料で使えるツールですので、費用はまったくかかりませんので、気軽に試してもらうことができます。
負担の軽減
オンラインツールの利用のメリットは、一度、習得してしまえば、負担軽減が劇的に進む可能性があります。Googleフォームは共同で作成作業が可能です。
導入にあたっての懸念
Googleフォームなどオンラインツール導入にあたっては、様々な意見が出てくることも予想されます。従来の方法に慣れている方にも配慮して丁寧な説明を心がけましょう。スマホを持っていない人もいるのでは？
すべてをWeb化を目標とせず、紙とWeb併用も考えましょう。例えば、
アンケートは Googleフォームを利用して行います。スマホまたはパソコンかをお持ちの方は、二次元コードを読み取るか、下記URLから回答をお願いいたします。
紙面での回答を希望される場合は、PTA室に、紙のアンケート用紙と回収ボックスも設置しておりますのでご利用ください。
また、スマホの普及状況については、2017年時点と少し古いデータですが、20代、30代、40代のインターネット利用者は95%以上です。また、スマホ利用者でみても同世代で85%以上となっています。
紙面での回答を希望される場合は、PTA室に、紙のアンケート用紙と回収ボックスも設置しておりますのでご利用ください。
グラフは、総務省「通信利用動向調査」の個人のインターネット利用者の割合の推移 ≫ です。
紙アンケートと併⽤すると逆に⼿間が増えるのでは？
Googleフォームの作成に時間がかかります。
ワードなど紙アンケートを作ったデータからコピペで作成すれば、ボリュームによりますがたいした手間にはなりません。一方で、Googleフォームで回答いただいた分の入力作業にかかっていた負担は確実に減ります。
紙で回答いただいた分の入力作業には、Googleフォームを利用してデータ化しましょう。
複数名での作業の分担が可能で、スマホからでも簡単に入力できます。
個人情報保護対策はどうする？
Googleフォームの利用有無にかかわらず、PTAとしての規約整備や運用管理など、個人情報保護対策は必須です。問題となるのは、個⼈の特定が可能となる情報やセンシティブ情報の扱いですが、アンケートとして取得する必要があるかを今一度、検討してみましょう。
アンケートを匿名とするのが最も簡単な方法ですが、督促など回収管理が必要なGoogleフォームの利用もあると思います。 対策としては、学年＋クラス＋出席番号など番号などの「ID」として入力いただき、「ID」と個人情報の照合は、限られた担当者が行うなどの方法がよいでしょう。
セキュリティ対策は？
また、Googleフォームのセキュリティについては、システムメンテナンスはGoogle社が⾏っており、世界中で使われているサービスとして理解をいただきましょう。
お問い合わせ窓口
アンケートなどGoogleフォームなどオンラインツールを初めて導入する場合などは、お問い合わせ先があると安心です。
PTA専用のメールなどがあれば、回答者に対するご案内などに、お問い合わせ先として記載しましょう。
予期せぬ事故の防止
Googleフォームにおけるセキュリティ上の大前提として「他人の登録データは閲覧できない」とお考えの方もいると思いますが、Googleフォームには、あえて回答共有する機能もあるので、設定には注意が必要です。
具体的には、「結果の概要を表示する」設定をオンにすると、回答後に「前の回答を表示」というリンクが表示され、リンクをクリックすると 他の回答者が入力した内容が全て閲覧可能な状態となります。
デフォルトでは「オフ」ですが、意図せずオンにしていると、情報漏えいにつながる恐れがあるため十分注意してください。詳しくは、Googleフォームマニュアル［3.表示設定］の「結果の概要を表示する」ご覧ください。
設定だけでなく、回答者への回答依頼方法は３種類あり、所定の手順が必要です。
Googleフォームで質問の作成時などで利用しているURLは、管理者用のものです。フォームで回答を依頼する際は、管理者用URLを共有しないよう注意しましょう。 詳しくは、Googleフォームマニュアル［送信］をご覧ください。
Googleフォームの利用例
当協議会では、Googleフォームを利用して下記アンケート（各4問）を実施しています。是非、ご協力ください。
PTA入会申込書（例）
Googleフォームを使ったPTA入会申込書の事例です。「PTA入会申込書のサンプルフォーム」では、Googleフォームを利用してのテスト利用が可能です。
下表は、サンプルフォームの質問項目と回答結果によるセクション分岐です。
事例では、A〜Fの７個セクションを利用しています。AとGの「空欄のセクション」は質問分岐に利用しています。
| 質問項目 青文字はセクション |
セクション分岐 |
|---|---|
| A.空欄のセクション A1.保護者姓名 A2.保護者姓名（フリガナ） A3.PTA加入 |
A3の回答で分岐 加入するは B1.へ 加入しないは F.へ |
| B.保護者の方のご連絡先 B1.連絡先の電話 B2.連絡先のメール |
|
| C.児童や生徒（一人目） C1.学年 C2.クラス C3.姓名 |
|
| D.児童や生徒（二人目） D1.学年 D2.クラス D3.姓名 |
D1の回答で分岐 在学生が一人の場合は G1.へ |
| E.児童や生徒（三人目） E1.学年 E2.クラス E3.姓名 |
E1の回答で分岐 在学生が二人の場合は G1.へ |
| F.セクションは説明欄のみ F.PTA非加入者への説明 |
|
| G.空欄のセクション G1.ご意見・ご要望 |
PTA入会申込書のサンプル
Googleフォームの入力可能なサンプルフォームです。
回答必須の設定はしていませんので、ご自由にお試しください。
回答必須の設定はしていませんので、ご自由にお試しください。
下記は、上記の外部リンクと同じGooleフォームのサンプルフォームです。
- 下記の埋め込みGoolgeフォーム内にあるリンク先をクリックすると、リンク先表示の事例として、本サイト内をリンク先としているため「リダイレクトの警告」が表示される場合があります。
注意文言（例）
ご提出いただいた個人情報は、〇〇PTAの活動に関わる連絡、送付先作成以外の目的には使用いたしません。
送信をいただいた時点で、「〇〇PTA」の「PTA規約」「個人情報保護方針」に同意いただいたことになります。
xxx@xxxpta.xxx からのメールが受信できるよう設定の確認もお願いいたします。
届かない場合は、迷惑メールフォルダーをご確認のうえ、infoa@xxxpta.xxx までご連絡ください。
送信をいただいた時点で、「〇〇PTA」の「PTA規約」「個人情報保護方針」に同意いただいたことになります。
詳しくは下記をご覧ください。
https://xxxxy.html
送信後、受付内容のコピーが forms-receipts-noreply@google.com からメール送信されます。xxx@xxxpta.xxx からのメールが受信できるよう設定の確認もお願いいたします。
届かない場合は、迷惑メールフォルダーをご確認のうえ、infoa@xxxpta.xxx までご連絡ください。
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