一般社団法人 全国PTA連絡協議会

GoogleフォームをPTAで活用しましょう!

Googleフォームは無料で使えるフォーム作成ツールです。PTA活動でのアンケートや問い合わせにフォームに活用できます。当サイト内でもオンラインセミナーなどの受付に利用しています。
Googleフォームの作成にはGoogleアカウントが必要ですが、回答するだけであればアカウントは不要です。パソコン、スマートフォンのどちらでもフォームの作成、回答が可能です。
作成:2023/08/27  更新:2024/01/27
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Googleフォームとは

Googleフォーム Googleフォームは、Googleが提供しているオンライン上で使用できる無料ツールのことです。
このGoogleフォームを使えば、アンケートや投票ができるフォームを簡単に作成できます。
フォームは、PTA加入申込や名簿作成、総会議決までPTA活動の幅広い用途で利用できます。
パソコン・スマホから作成・編集・回答が可能なので、非常に使いやすいツールです。
Googleフォームの利用には、Googleアカウントが必要です。
「Googleアカウントを活用しよう!」には、Googleアカウント有無の確認方法、アカウントの作成方法のほか、セキュリティー対策や「自分用」と「ビジネスの管理用」の違いなどの情報があります。
記事
Googleアカウントをお持ちでない場合は
Googleアカウントを活用しよう! ≫

Googleフォーム利用のメリット

作業時間の短縮

アンケートや申し込み書類を紙で配布すると、印刷する時間が大幅にかかってしまいます。
LIN WorksなどのオンラインツールとGoogleフォームを組み焦れば大幅な作業時間の短縮が可能です。

費用の削減

オンラインツールの利用で印刷費用などの軽減が期待できます。
Googleフォームは無料で使えるツールですので、費用はまったくかかりませんので、気軽に試してもらうことができます。

負担の軽減

オンラインツールの利用のメリットは、一度、習得してしまえば、負担軽減が劇的に進む可能性があります。
Googleフォームは共同で作成作業が可能です。

Googleフォーム導入にあたっての懸念

Googleフォームなどオンラインツール導入にあたっては、様々な意見が出てくることも予想されます。従来の方法に慣れている方にも配慮して丁寧な説明を心がけましょう。

スマホを持っていない人もいるのでは?

すべてをWeb化を目標とせず、紙とWeb併用も考えましょう。例えば、
アンケートは Googleフォームを利用して行います。スマホまたはパソコンかをお持ちの方は、二次元バーコードを読み取るか、下記URLから回答をお願いいたします。
紙面での回答を希望される場合は、PTA室に、紙のアンケート用紙と回収ボックスも設置しておりますのでご利用ください。
また、スマホの普及状況については、2017年時点と少し古いデータですが、20代、30代、40代のインターネット利用者は95%以上です。また、スマホ利用者でみても同世代で85%以上となっています。
グラフは、総務省「通信利用動向調査」の個人のインターネット利用者の割合の推移 ≫ です。
利用者の割合の推移
接続端末

紙アンケートと併⽤すると逆に⼿間が増えるのでは?

Googleフォームの作成に時間がかかります。
ワードなど紙アンケートを作ったデータからコピペで作成すれば、ボリュームによりますがたいした手間にはなりません。一方で、Googleフォームで回答いただいた分の入力作業にかかっていた負担は確実に減ります。
紙で回答いただいた分の入力作業には、Googleフォームを利用してデータ化しましょう。
複数名での作業の分担が可能で、スマホからでも簡単に入力できます。

個人情報保護対策はどうする?

Googleフォームの利用有無にかかわらず、PTAとしての規約整備や運用管理など、個人情報保護対策は必須です。
記事
個人情報保護法適用団体としてPTAでの対策は十分ですか?
個人情報保護 PTAでの対策は ≫
問題となるのは、個⼈の特定が可能となる情報やセンシティブ情報の扱いですが、アンケートとして取得する必要があるかを今一度、検討してみましょう。
アンケートを匿名とするのが最も簡単な方法ですが、督促など回収管理が必要なGoogleフォームの利用もあると思います。 対策としては、学年+クラス+出席番号など番号などの「ID」として入力いただき、「ID」と個人情報の照合は、限られた担当者が行うなどの方法がよいでしょう。

セキュリティ対策は?

また、Googleフォームのセキュリティについては、システムメンテナンスはGoogle社が⾏っており、世界中で使われているサービスとして理解をいただきましょう。
お問い合わせ窓口 アンケートなどGoogleフォームなどオンラインツールを初めて導入する場合などは、お問い合わせ先があると安心です。 PTA専用のメールなどがあれば、回答者に対するご案内などに、お問い合わせ先として記載しましょう。

Googleフォームの利用例

PTA入会申込書(例)

Googleフォームを使ったPTA入会申込書の事例です。
「PTA入会申込書のサンプルフォーム」では、Googleフォームを利用してのテスト利用が可能です。
下表は、サンプルフォームの質問項目と回答結果によるセクション分岐です。
事例では、A〜Fの7個セクションを利用しています。AとGの「空欄のセクション」は質問分岐に利用しています。
質問項目
青文字はセクション
セクション分岐
A.空欄のセクション
A1.保護者姓名
A2.保護者姓名(フリガナ)
A3.PTA加入



A3の回答で分岐
加入するは B1.へ
加入しないは F.へ
B.保護者の方のご連絡先
B1.連絡先の電話
B2.連絡先のメール
C.児童や生徒(一人目)
C1.学年
C2.クラス
C3.姓名
D.児童や生徒(二人目)
D1.学年
D2.クラス
D3.姓名
D1の回答で分岐
在学生が一人の場合は G1.へ


E.児童や生徒(三人目)
E1.学年
E2.クラス
E3.姓名
E1の回答で分岐
在学生が二人の場合は G1.へ


F.セクションは説明欄のみ
F.PTA非加入者への説明
G.空欄のセクション
G1.ご意見・ご要望

PTA入会申込書のサンプルフォーム

Gooleフォームの入力可能なサンプルフォームです。
https://forms.gle/WvKEcszxuhpqhKTE6 ≫ 
回答必須の設定はしていませんので、ご自由にお試しください。
下記は、上記の外部リンクと同じGooleフォームのサンプルフォームです。
  • 下記の埋め込みGooleフォーム内にあるリンク先をクリックすると、リンク先表示の事例として、本サイト内をリンク先としているため「リダイレクトの警告」が表示される場合があります。

注意文言(例)

ご提出いただいた個人情報は、〇〇PTAの活動に関わる連絡、送付先作成以外の目的には使用いたしません。
送信をいただいた時点で、「〇〇PTA」の「PTA規約」「個人情報保護方針」に同意いただいたことになります。
詳しくは下記をご覧ください。 https://xxxxy.html
送信後、受付内容のコピーが forms-receipts-noreply@google.com からメール送信されます。
xxx@xxxpta.xxx からのメールが受信できるよう設定の確認もお願いいたします。
届かない場合は、迷惑メールフォルダーをご確認のうえ、infoa@xxxpta.xxx までご連絡ください。
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更新:2024年2月7日