PTAメールを便利に使おう！
PTAメールとは、会員PTA団体に提供している
［学校名@zenp.jp］形式のメールアドレスです。
PTAでのメール利用
メール利用方法の比較
メールアカウントは、個人で取得、または所属する会社など組織から取得が一般的です。
PTAでのメール利用と比較すると、以下のようになります。
| 用途 | メールの管理者 | アカウントの共有 |
|---|---|---|
| 個人 | 個人 | 共有しない |
| 仕事 | 組織の担当者 | 共有しない |
| PTA | PTAの個人 | 共有の場合もあり |
PTAでのメール利用時の課題
PTAとしてメールを取得する場合、どなたかご担当者を決めて、手続きをされるのが一般的です。
また、セキュリティー対策としての二段階認証などでは、スマートフォンなどを利用する場合が多いと思います。
当協議会では、定期的に生じるご担当者交代による引き継ぎ手続きが、PTAのメール利用における課題のひとつであると考えています。
課題の解消には、いくつかのポイントが考えらます。
- メールアカウントを、個人情報に紐づけて取得しないこと
- 継続利用できるメールアカウントを選択すること
- スマートフォンをメールアカウントに紐づける場合、PTA名義の携帯電話が理想
PTAメールを活用しよう！
PTAメールとは
ここでご案内するPTAメールとは、全国PTA連絡協議会が、会員PTAの皆様に提供するご連絡用のメールアカウントです。
ご連絡用のメール以外にもPTAとしてさまざまな用途にご利用いただけます。
単位PTAとしてご登録いただいたPTAには、［学校名@zenp.jp］形式のメールアドレスを無料で提供しています。
当協議会では、単位PTAの皆様が、個人に依存しないPTA団体のメールアカウントを持つことが、個人情報保護や引き継ぎの問題などの対策となり、スマートなPTA運営につながる一つの方法と考えています。
PTAメール利用のメリット
- 引き継ぎがあっても、同じメールアカウントのまま継続して利用できる。
- PTA団体としてのメールアカウントのため、設定に個人情報の利用が不要。
- 転送設定などのアカウント管理が個人でなくPTAとしてできる
PTAメール利用のシーン
- クラウドサービスなどの契約時に登録メールアドレスとして利用 … 引き継ぎあっても変わらず利用できるメールアドレス
- 保護者対応など、広報紙やホームページに公開するPTA連絡先として利用
- 転送設定を行うことで、担当役員や委員に受信メールを自動転送
- 学校名が入ったメールアドレスで発信、受信者も安心
- 個人に依存しないPTA団体アカウントとして、複数管理者によるパスワード共有での運用も可能
活用事例
年度が変わっても、同じメールアドレスをそのまま使えることが最大のメリットです。
関係者からのメール受信先として
- ホームページのお問合せ先として
- 広報紙などに掲載するお問合せ先としてて
- 保護者や地域の皆様から連絡先として
- 連合会、近隣PTA、NPOなど各種団体との連絡先として
各種サービスのアカウントとして
- クラウドサービスなどに登録するメールとして
- Webサービスなどのサブアドレスとして
連合会でのご利用では
会員の単位PTAの連絡先をPTAメールとすることで、一斉送信など情報共有がスムーズになります。毎年、会員PTA団体のメールアドレスを確認したり変更する事務負担がなくなります。 連合会でも、単位PTA同様、様々な用途で個人に依存しないメールアドレスとして、PTAメールをご活用いただけます。
PTAメールの利用方法
メールの利用方法は３通り
PTAメールは、複数の担当者が共有で利用することを想定しています。
PTAメールの送受信は、大きく分けて3つ方法があります。
利用される方のニーズにあわせてご検討ください。
- 日常使うメールアカウントへの転送で受信
- ウェブメールにログインして受信や送信
- 端末のメールアプリに設定して受信や送信
利用方法別の受信や送信
| 利用方法 | 利用者 | 複数人での利用 | 受信や送信 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 転送 設定 |
サーバーで設定した転送先 … 各自の利用端末で受信 |
複数人設定も簡単 | PTAアドレスを利用した 送信は不可 |
| 2 | ウェブ メール |
サーバーに ログインして利用 |
ID/パス共有で 利用可能 |
ウェブサーバー上で 受信/送信 |
| 3 | メール アプリ |
各自が端末に アカウント設定 |
端末設定で可能 | 各自の利用端末から 受信/送信 |
利用方法別のメリットとデメリット
| 利用方法 | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|
| 1 | 転送 設定 |
年度毎などでサーバー設定すれば、 受信者は設定不要で受信可能 |
PTAアドレスを利用 しての送信ができない |
| 2 | ウェブ メール |
個人端末以外でもウェブが使える環境なら 事前設定不要で端末を選ばず利用可能 |
利用の都度、 サーバーへのログインが必要 |
| 3 | メール アプリ |
一度設定すれば、受信/送信とも 通常のメールアドレス同様に使える |
各利用者が自身の端末に アカウント設定する必要あり |
PTAメール運用の例
- パスワード設定や転送設定などアカウントを管理する担当者を決める。
- 送信時には、CCなど利用してPTAメールアカウントに履歴が残る形式で利用する。
- パソコンやスマホの操作に詳しくない方がご利用の場合
受信 Gmailなど日常利用するメールへの「転送設定」をして受信する。
送信 WebメールURLのブックマークの事前設定、「Webメール」の利用をお願いする。
PTAメール宛てのCC送信
PTAメールアカウントでの送信には、ウェブメールまたは、ご利用の端末でのメールアプリの設定が必要です。
ご利用方法の一つとして、転送設定でのご利用で、端末でのメールアプリの設定しない場合は、「CC」として、PTAメールアカウントへ送信する利用方法もあります。
この場合は、発信者は個人となりますが、関係者への情報共有が簡単にできます。
大切なこと
個人情報保護としての対策を行いましょう。
悪意のあるケースによる個人情報漏えい事故にも備え、PTAとして適切な管理を行っていることが大切です。
- 年度が変わるなど関係社の変更は、転送設定先も含め確実に！
- 面倒でもパスワードの変更は定期的に！
- 管理担当者によるアクセスログの確認を定期的に実施！
- ウィルス、スパムなどのセキュリティ対策
