PTA活動の様々なシーンで利用できます。差し込み文書印刷と差し込みメール一括送信
Wordの差し込み機能を使えば、ラベルや封筒への宛先印刷、内容が個別の配布文書の作成や印刷、メール送信することができます。ここでは、WordやExcelで作成した別ファイルのデータを、文書の指定した位置に差し込んで印刷したり、メール送信する方法をまとめています。
作成:2023/10/27 更新:2024/01/27
差し込み機能を活用しよう!
差し込み機能とは
差し込み機能の利用
PTA活動の中で生じる「できたら便利なのに・・」を、Microsoftの「Word」を使って解決しましょう!
- PTAで配布する資料に全校生徒の名前をそれぞれ記載したい!
- Excelで名前と集合時間の一覧表があるけど、個別の案内文書に反映して印刷したい!
- PTA連絡システムで使う「ID」と「パスワード」を配布したい!
- 内容が一部異なるメールを複数人にまとめて送信したい!
事前準備
必要なハードやソフト
- インターネット接続可能なパソコン
- Microsoft「Word」
- Microsoft「Excel」… 他の表計算ソフトでも代替可能です。
- Microsoft「Outlook」… 他のメールソフトで利用可能なものがあります。
表計算ソフト
表計算ソフトは、スプレッドシートとも呼ばれ、Microsoft社の「Excel」、Apple社の「Numbers」、Google社の「Google Sheets」(日本名はGoogleスプレッドシート)などがあります。
差し込み用のデータリスト
メールに差し込むデータをまとめた一覧表は、表計算ソフトなどで作成します。
表の先頭行に項目名を入力するのがポイントです。
「○○○リスト」などと、表のタイトルを先頭行に入れると、ワードで項目名を指定できなくなります。
下記の例にある「管理記号」「番号」など差し込みで利用しない項目が、表にあってもかまいません。
この例では、データリストをExcelで作成し[address.xlsx]として保存します。
「○○○リスト」などと、表のタイトルを先頭行に入れると、ワードで項目名を指定できなくなります。
下記の例にある「管理記号」「番号」など差し込みで利用しない項目が、表にあってもかまいません。
この例では、データリストをExcelで作成し[address.xlsx]として保存します。
メール本文のデータ
Wordで送信する内容を作成します。
さて、○○にご協力ありがとうございます。つきましては、・・・・。
上記の例は、差し込みフィールド部分を表示しています。
この時点では、以下のように、《差し込みフィールド》部分は入力しない状態で、メール本文のデータのみを準備します。
個別に変えたい箇所は、Excelで「差し込み用のデータリスト」として設定した項目を《差し込みフィールド》として、後ほど挿入します。
○○○○について(例)
《学年》年
《組》組
《会員姓名》様
PTA会員の皆様へ
日頃より○○○のPTA活動にご理解とご協力を頂き、心より感謝申し上げます。さて、○○にご協力ありがとうございます。つきましては、・・・・。
担当をお願いする時間:《担当時間》
担当をお願いする場所:《担当場所》
担当をお願いする場所:《担当場所》
この時点では、以下のように、《差し込みフィールド》部分は入力しない状態で、メール本文のデータのみを準備します。
○○○○について(例)
年 組 様
PTA会員の皆様へ
日頃より○○○のPTA活動にご理解とご協力を頂き、心より感謝申し上げます。
以下 略
差し込み機能利用の準備
メールメッセージ
- [差し込み印刷タブ]を選択
- [差し込み印刷の開始」ボタンをクリック
- [電子メールメッセージ]ボタンをクリック
Windows
macOS
データリストの選択
1.[差し込み印刷タブ]を選択
2.[宛先の選択]ボタンをクリック
3.[既存のリストを使用]を選択
4.[データファイルの選択]
6.テーブルの選択]
ボックスで差し込み用のデータが入ったテーブルの名前を選択7.[OK]ボタンをクリック
- 例では、データリストとしてExcelで作成した[address.xlsx]のワークシート[Sheet1]を選択
8.差し込み印刷フィールドが挿入できる状態
差し込みフィールド
差し込みフィールドの挿入
1.差し込みフィールドを挿入したい場所にカーソルを移動
2.[差し込み文書]タブを選択
3.[文章入力とフィールドの挿入]
グループの[差し込みフィールドの挿入]右側の[▼]クリック5.カーソル位置に《学年》が挿入
同様の方法で、カーソル位置に移動しながら、差し込みしたいフィールドを選択して挿入の繰り返し
差し込みフィールドの挿入のボタンと▼
差し込み結果の確認
結果のプレビュー
- [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリック
- クリックで表示された差し込み印刷結果のプレビューを確認
他のデータのレコードも確認
自動エラーチェック
差し込み印刷の完了時に発生するエラーの処理方法を指定するには、
- [差し込み文書]タブを選択
- [結果のプレビュー]グループの[自動エラーチェック]をクリック
- [オプション]ボタンを選択
自動エラーチェックのオプション
差し込み印刷にエラーが発生しないかをチェックする場合[自動エラーチェック]機能を利用します。エラーの確認方法には以下の3通りあります。
エラーの確認だけを行い、エラーを新しい文書に記録する
エラーの有無を確認し、エラーがある場合は新しい文書に表示されます。問題なければ「(ファイル名)には差し込み印刷エラーはありません。」というメッセージが表示されます。エラーが発生した時点で、差し込みを中断する
差し込み印刷の結果のプレビューが新しい文書に表示され、エラーがある場合は差し込みを中断します。中断せずに差し込みを行い、エラーは新しい文書に記録する
差し込み印刷の結果のプレビューとエラーを、新しい文書に1ページずつ表示します。
差し込み結果の確認後は、差し込み文書を印刷 ≫ または 差し込み文書をメール送信 ≫ を行います。
差し込み文書を印刷
クイック印刷
- [差し込み文書]タブをクリック
- [結果のプレビュー]をオン ※参考 結果のプレビュー ≫
- 印刷したいレコードを表示
- [クイックアクセスツールバー]から[クイック印刷]をクリック
[完了と差し込み]から操作
- [差し込み文書]タブをクリック
- [結果のプレビュー]をオン
- メニュー右端にある[完了と差し込み]を選択
- [文書の印刷]を選択
- [プリンターに差し込み]ボックスのオプションで[現在のレコード]を選択
- [OK]ボタンをクリック
- [印刷]ダイアログボックスを設定して[OK]ボタンをクリック
複数ページを印刷
差し込み結果の確認後は、差し込み文書を印刷 ≫ または 差し込み文書をメール送信 ≫ を行います。
差し込み文書をメール送信
Outlookの利用について
差し込み用データに電子メールアドレスのデータが含まれている場合、差し込み結果を電子メールで送信することが可能です。ただし、CCやBCCを設定することはできません。一つのメールメッセージにつきTO宛先に1つの宛先のみとなります。
なお、電子メールソフトは、同じバージョンのOutlookである必要があります。例えば、Word 2021から電子メールで送信する場合は、Outlook 2021が必要です。
運用上の注意
Outlookに複数のメールアカウントを設定している場合、送信するメールアカウントを指定することができます。送信されるメールの差出人メールアドレスは、差出作業を行った人のメールアドレスになりますので、PTAでの一斉送信用のメールアドレスを作成するなどをおすすします。
また、多数の返信が想定される場合は、送信用メールアドレスを使い分けるなどの対策も考えられます。
また、多数の返信が想定される場合は、送信用メールアドレスを使い分けるなどの対策も考えられます。
電子メールに差し込み
事前にOutlookを起動しない状態で、Wordから電子メール送信を実行すると、WordとOutlookが接続状態になり、Outlookの送信トレイにそのメールが保存されます。
確認して、送信を実行します。
確認して、送信を実行します。
- 「Outlook」をあらかじめ起動
- [差し込み文書]タブをクリック
- [結果のプレビュー]をオン
- 送信したいレコードを表示して、メニュー右端にある[完了と差し込み]を選択
- [電子メールメッセージの送信]を選択
エラー対応
「MAPIでエラーが発生したため、メールは送信できませんでした」の場合は、下記を確認しましょう。
- OutlookとWordのバージョン一致
- OutlookとWordは、32bit、64bitなどOSにあわせて利用
- 送信メールの形式は「HTMLメール」を推奨
宛先の選択
[電子メールメッセージの送信]の[宛先]ボックスには、電子メールアドレスフィールドを選択します。
例では、データリストとしてExcelで作成した[address.xlsx]の「メールアドレス」を選択します。
例では、データリストとしてExcelで作成した[address.xlsx]の「メールアドレス」を選択します。
参考
WordやOutlooKにおける制約
Wordの差し込み文書をメール送信する際に、添付形式では送信できない制約が存在します。メール形式を「HTML」として設定した場合に限り、送信可能です。
メール形式を「添付」や「書式なし」に設定すると、Outlookがアクセスされる警告メッセージが表示されます。このメッセージは、ウィルス対策ソフトウェアが最新の状態かを確認するためです。
アクセスを許可時間を設定しても、添付形式での送信ができない場合があります。添付形式で送るためには、他の方法の検討が必要です。
Wordでは、一度に、メール送信できる件数には制約があります。また、指定した間隔でメールを送信することもできます。2023年10月27日現在、Outlookでのメール送信制限は1日に5,000件です。
Wordでサポートされている差し込み印刷ウィザード
レター 簡易書簡 |
複数の宛先にレターを送信、宛先ごとにレターの内容をカスタマイズ可能 |
電子メール メッセージ |
複数の宛先に電子メールを送信、宛先ごとに電子メールの内容をカスタマイズ可能 |
封筒 | 複数の宛先に送付するための宛先を付けて封筒を印刷 |
ラベル | 複数の宛先に送付するための宛先を付けてラベルを印刷 |
名簿 | カタログまたは印刷されたアドレス帳を含む文書を1つ作成 標準フィールド:一連のリストが下方向に繰り返して表示 データベースフィールド:1行目はフィールド、2行目以降はデータが生成 |
サイト内の関連情報
ITツールの利活用
ITツール導入手順、導入後の運用のポイント
ITツールを使ってみよう! ≫
ITツールを使ってみよう! ≫
コミュニケーションツール、グループウエア等
PTAで使えるITツール ≫
PTAで使えるITツール ≫
Googleアカウントをお持ちでない場合は
Googleアカウントを活用しよう! ≫
Googleアカウントを活用しよう! ≫
Word差し込み機能の活用マニュアル
差し込み文書印刷とメール送信! ≫
差し込み文書印刷とメール送信! ≫
オンライン会議
Zoom、Meet、Temesなどの機能比較
Web会議ツールを比べてみた ≫
Web会議ツールを比べてみた ≫
ツール導入時の解決すべき課題の一覧と解決策
PTAでもオンライン会議 ≫
PTAでもオンライン会議 ≫
リアルとオンライン併用で会議を開催するには?
PTA会議のハイブリッド開催 ≫
PTA会議のハイブリッド開催 ≫
ITツール導入
LINEのビジネス版 非営利団体向け特別プラン
LINE WORKSとは ≫
LINE WORKSとは ≫
条件を満たす団体へのライセンス助成制度
PTAで利用しやすい銀行払のZoom ≫
PTAで利用しやすい銀行払のZoom ≫
条件を満たす団体へのライセンス提供制度
Google Workspace ≫
Google Workspace ≫
条件を満たす団体へのライセンス助成制度
Microsoft 365 Business Standard ≫
Microsoft 365 Business Standard ≫
全国PTA連絡協議会からのご案内
園児•児童•生徒 総合補償制度に関する変更のご案内(2024年4月1日) ≫
PTA総合補償制度のご検討中の皆様へ
連合会など上部団体からの休会や退会などをご検討されている単位PTAの皆様から、安全互助会などPTAを対象とした補償制度について、お問い合わせを多数いただいております。
現在の契約の代替となる補償制度 ≫ は、ご要望がありました2024年4月1日から6月30日の補償についても、PTA単位での個別対応が可能となりました。
お困りの場合は、当協議会にお気軽にご相談ください。
全国PTA連絡協議会は、本サイト等の内容およびご利用者様が本サイトを通じて得る情報等について、その正確性、完全性、有用性、最新性、適切性、確実性、動作性等、その内容について何ら法的保証をするものではありません。当サイトに掲載されている情報を利用することで発生した紛争や損害に対し、当協議会は責任を負わないものとします。
また、本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
また、本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
カテゴリー別 掲載記事一覧
カテゴリー別 掲載記事一覧
カテゴリー ≫ Click … 同ページ内のカテゴリー情報へ
+ Click後、記事名 ≫ Click … サイト内の記事へ
+ Click後、記事名 ≫ Click … サイト内の記事へ
PTA活動のアップデート ≫
運営チェックリスト
PTA会費の使途や寄付
PTAに関わる事務
PTA会費集金の負担軽減
PTA活動でのコンプライアンス ≫
適切な個人情報保護とその対策
PTA活動支援や情報共有 ≫
上部団体としてのPTA連合会
PTA連合会でも活用できる情報
PTA活動に関する情報共有
PTAと地域
PTAでのITサービス導入支援 ≫
Wi-Fi利用環境の支援
ITライセンス支援(会員対象)
PTA FAQと事例紹介 ≫
PTA 活動事例紹介
PTA団体補償制度など ≫
PTA団体補償制度(会員対象)
団体補償制度 知っておくべき事
子どもの安全、子どもの見守り ≫
子どもの安全
協議会について
協議会について
会員登録のあるPTAの皆様
お問い合わせ
PTA活動のアップデート
求められるPTAを目指して
PTA運営チェックリスト
PTA活動のスマート化
PTA活動でのコンプライアンス
任意加入説明と未加入者対応
適切な個人情報保護とその対策
法律面からPTAを考える
PTA活動支援や情報共有
上部団体としてのPTA協議会や連合会
PTA協議会や連合会関連の情報
PTA活動に関する情報共有
PTA活動と地域
PTAの備品
会費の使い方・会費集金
PTA会費の適切な使途
PTA活動に関わる事務
PTA会費集金の負担軽減
PTAでのITサービス導入支援
Wi-Fi利用環境の支援
ITライセンス支援(会員対象)
IT導入支援
Googleアプリの活用
オンライン会議の導入と活用
オンライン会議の活用
Zoomの活用
PTA FAQと事例
PTA よくあるご相談
PTA 事例紹介
PTA団体補償制度など
PTA団体補償制度(会員対象)
補償制度 知っておくべき事
子どもたちの教育
子どもの教育費
子どもの教育や教育環境
子どもの安全、子どもの見守り
子どもの安全
子どもの見守り
保護者対象の情報やサービス
保護者として
安心してインターネットを使うために
全国PTA連絡協議会の登録について
全国PTA連絡協議会の会員登録はこちらから
更新:2024年2月7日