PTAで口座振替を使うには
口座振替とは？
口座振替とは？
口座振替とは、指定した金額を支払人の銀行口座から直接引き落とす方法で、支払人の保有する金融機関の口座から、商品やサービスに対する料金が自動的に引き落とされ、「受取人に支払われる仕組みのことを言います。自動振替とも呼ばれ、家賃や月謝、電気や水道代といった毎月の集金によく用いられる方法です。
支払人の立場では、毎月料金を振り込む手間が省けるといったメリットがあり、受取人側からしても集金に必要な手続きを大幅に削減できるメリットがあります。
銀行振込との違いは？
口座振替と銀行振込との違いは「支払が送金を行うかどうか」で、送金を行う場合は「銀行振込」となります。
銀行振込の場合、支払者は支払いがあるたびに自分の口座から、受取人の口座に向けてが送金を行わなければならず、受取人側も毎月振込用紙を用意して支払者に発送する必要が生じる場合もあります。
銀行振込を導入するにあたり、事前の手続きが必要ない点は便利ですが、支払者様からすると毎月の送金に手間がかかり、金額相違や支払い漏れが生じる可能性も考えられます。受取人者側でも、振込用紙の送付や入金管理といった処理が必要です。
特に、銀行振込の場合は入金確認として振込人名義の照合（消込作業）を一件ずつ行わなければならず、非常に時間がかかります。口座振替の場合は、最初に振替口座の登録などの事務負担が増えますが、支払人口座から自動的に引き落としが行われ、引き落としの結果も管理画面から一目でわかるため、受取人、支払人共に手間が掛からず、集金にかかる時間を大幅に削減できます。
PTAとして口座振替を使う
口座振替が使われる例
毎月の料金回収が必要な場合において、口座振替がよく利用されています。- 電気・ガス・水道代どの公共料金
- クレジットカードの利用料金分
- 各種スクールや学習塾などの月謝
- スポーツクラブやジムなどの月会費
- 家賃や駐車場
PTA会費集金の場合、口座振替手数料が発生しますが、在学中の対応を考えると、口座振替も選択肢の一つです。
1. 決済代行会社を利用
決済代行会社を利用する方法が、費用はかかりますが、最も簡単です。
決済代行会社はさまざまな金融機関と提携しているため、受領者（事業者）が決済代行会社と契約さえすれば、決済代行会社が提携しているすべての金融機関からの口座振替が可能となります。
全ての手続きを一本化することが可能になるため、受領者にとって非常に便利なサービスです。また、クレジットカード決済なども同時に導入出来るといったメリットもあります。
受領者（事業者）が個別に金融機関と直接契約する方法もありますが、小規模事業で契約すると手数料が高くなってしまう点や他の支払方法は別途契約する必要があることなどから、利用はあまり多くないようです。
2. 口座振替が含まれた決済系サービスを利用
口座振替のみを契約せず、口座振替の機能もついたパッケージサービスを利用する方法が存在します。
中には各種スクールや学習塾といった継続課金を行う受領者（事業者）向けに提供されているサービスもあります。提供されているサービスには、定期決済の機能のほか、WEB入会申込フォームや顧客管理機能といった、事業運営をより便利にするためのシステムが用意されているのが一般的です。また多くの場合、口座振替だけではなくクレジットカードでの定期決済にも対応しています。
付帯サービスが多い場合、サービス利用料が高くなるのが一般的です。
代表的なものとして
3. ゆうちょ銀行の口座振替
ゆうちょ銀行からの口座振替は、条件があう場合、PTAの会費集金に最適です。
導入条件として、全ての保護者が郵便局に口座を開設しているかが判断のポイントとなります。学校の教材費など学校徴収金が保護者名義の郵便局の口座から引き落としになっている場合は、保護者は必ず郵便局に口座を開設しています。未開設の保護者がごく少数の場合、口座開設を依頼することも考えられます。
ゆうちょBizダイレクトで、PTA会費集金を行う場合、公金扱いになるため10円/件で口座振替が可能です。
PTAの会費集金にゆうちょ銀行からの口座振替を利用する場合、
- PTAで、ゆうちょ銀行に口座を開設
- ゆうちょBizダイレクトサービスを契約
- 保護者に「口座振替依頼書」提出を依頼
振替口座の登録方法
口座振替を利用して、支払者の口座から引き落としを始めるには、まず支払者に引き落とし口座の登録をしてもらうことが必要です。口座登録の方法は、「振替口座登録依頼書」「Web口座振替受付サービス」の他、専用端末を使って登録する「ペイジー端末利用」があります。振替口座登録依頼書
振替口座登録依頼書を記入することにより、振替口座の登録申込みをする方法が最も一般的です。ただし、書類提出から口座振替開始までの所要期間の長さや、書類記入に不備があった場合の事務処理などデメリットもあります。
- 支払者が振替口座登録依頼書に引き落とし口座などの情報を記入、金融機関への届出印を押印
- 記入した振替口座登録依頼書を受領者に郵送または手渡し
- 振替口座登録依頼書を受け取った受領者は、書類を取りまとめるなどして、金融機関や決済代行会社へと送付
- 金融機関による振替口座登録依頼書のチェック
- 印鑑相違、名義相違などの不備があれば、差し戻し後の再提出など
- 特に不備が無ければ、口座引き落としは書類提出から1〜2か月後で可能
Web口座振替受付サービス
振替口座登録依頼書を記入する代わりにWeb上で振替口座の登録申込みをする方法です。
支払者が所定のサイト（振替口座の登録画面）にアクセスし、必要な情報を入力、登録する方法です。PayPayやLINE PAYなどのキャッシュレスアプリでも利用されており、アプリとの口座連携として利用した方もいるのではないでしょうか？
We上で登録が完結するため、支払者、受領者双方に大きなメリットがあります。、振替依頼書のように郵送にかかる時間も必要ないため、手続きにかかる時間を大幅に削減できるのです。 入力ミスがあってもサイト上で対応可能であり、書類送付や控え書類の管理などの手間もないため安心です。
ペイジー端末
専用端末である「ペイジー」使って登録する方法もあります。登録方法はシンプルで、支払者が支払に利用するキャッシュカードを端末でスキャン、暗証番号を打ち込むことで、その場で口座情報の設定を完了することができます。
Web口座登録サイトへのアクセスも不要で、その場で口座振替が完了するため非常に便利な方法です。一方で、導入にあたって端末の契約が必要で、初期費用や月額料金が発生します。初期費用は契約台数や決済件数などによって変動しますが、小規模の事業で契約しようとすると、数十万円を求められることもあります。
Web口座振替受付サービス
振替口座登録依頼書の記入すによる振替口座の登録申込みは一般的ですが、Webサイトで口座振替依頼が完結する「Web口座振替受付」の利用が便利です。Web口座振替受付サービスとは
Web口座振替受付サービスとは、インターネットを通じて、口座振替（自動引き落とし）の手続きをオンラインで完結できるサービスです。金融機関の窓口や郵送での手続きが不要で、パソコンやスマートフォンから24時間いつでも申し込みが可能です。
税金（国民健康保険料など）、公共料金（水道料金、ガス料金など）、クレジットカード、学校給食費、保育料など様々な料金の口座振替に利用されています。
Web口座振替受付サービスの主な特徴
- 口座振替依頼書への記入や郵送が不要のペーパーレス、書類の紛失リスクもなし
- 届出印の押印も不要
- メンテナンス時間帯などを除き、自分の都合の良い時間に手続き可能
- 金融機関が提供するセキュリティで保護された外部サイトを利用
利用方法
利用可能な金融機関や、対象となる収納機関はサービスによって異なります。- Web口座振替受付サービスに対応している金融機関と、口座振替を希望する収納機関（サービス提供者）を確認します。
- 収納機関のWebサイトから、Web口座振替受付サービスページにアクセスします。
- 画面の指示に従って、必要事項を入力し、口座情報を登録します。
- 登録内容を確認し、手続きを完了します。
ゆうちょ銀行の場合
ゆうちょ銀行の通常貯金をお持ちのお客さま（キャッシュカード利用で、かつ個人の口座に限ります）が利用可能です。
収納機関のWebサイト等からインターネット経由で即時に自動払込みをお申し込みいただくことができ、収納機関には、即時に電子的に通知する方式です。
ゆうちょ銀行では、利用者が正当権利者であることを、利用者の生年月日、電話番号、ワンタイムパスワードおよびキャッシュカードの暗証番号で確認します。また、ゆうちょ銀行口座開設時に犯罪収益移転防止法に基づく取引時確認を行ったかどうかの情報（以下｢本人確認済否情報｣といいます）をご希望の収納機関様に対して、申込結果とあわせて通知します。
利用者がゆうちょダイレクトをお申し込みされていない場合でも、自動払込みのお申し込みができます。請求情報作成から入金確認
請求情報を作成
- 支払者の引き落とし口座情報が登録されているかを確認
- 口座振替を依頼するための請求データを作成
- 請求データを作管理画面からアップロード
振替状況を確認
- 指定の引き落とし日に請求データに基づく振替が実行
- 請求額が支払者の引き落とし口座から受領者の口座へ振替
- 入金管理画面で引き落とし状況を確認
- 口座振替不能などへの対応
- 引き落としから入金管理画面の反映までの日数は、即日や数日かかる場合もあり、契約先のサービスにより異なります。
引落から入金まで
引落日や入金日は、契約の内容や金融機関により異なります。入金までの期間は、およそ引落しから1週間以内の場合が多いようです。
決済代行会社を利用した場合には、引落日や入金日などのスケジュールを全て一本化することも可能です。
PTA会費の集金
