Google Workspace ライセンス提供制度 利用規約

全国PTA連絡協議会の Google Workspace 提供制度は、会員団体の皆様が、公式メール、資料共有、共同編集、情報整理、引き継ぎなどを進めやすくするための団体向け制度です。
本制度では、各団体につき1ライセンスの Google Workspace アカウントが提供され、PTAメールとは異なる専用アカウントを利用します。役員個人の私用アカウントではなく、会員団体の活動を継続して支えるためのアカウントとしてご利用いただくものです。

資料共有や外部公開は必要最小限とし、継続して利用する情報は団体として管理しやすい形で保存・整理してください。管理者は日常的な監視を目的として利用内容を閲覧するものではありませんが、引き継ぎ、事故対応、誤共有対応、権限管理などのため、必要な範囲で設定変更や共有状況の確認等を行うことがあります。お申し込みにあたっては、このような団体用アカウントの性質をご理解のうえ、以下の規約をご確認ください。

第1条（規約の目的）

第2条（適用）

第3条（本制度の内容）

1. 当協議会は、利用団体に対し、当協議会が別途定める条件に従い、Google Workspace のライセンスを提供します。
2. 本制度の対象、提供数、更新条件、利用開始時期その他の具体的条件は、当協議会が案内する制度内容によるものとします。
3. 制度案内上、会員団体ごとに1ライセンス提供、年度更新制で運用される旨が示されています。

第4条（アカウントの性質）

1. 本制度により提供されるアカウントは、利用団体の活動のための団体用アカウントであり、特定個人に帰属するものではありません。
2. 利用団体は、当該アカウントを、役員個人の私物アカウントとして扱ってはならず、団体活動の継続性を確保できる状態で管理しなければなりません。
3. 役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合であっても、当該アカウントおよび本制度を通じて蓄積された団体活動上必要な情報は、利用団体に帰属するものとします。

第5条（利用目的）

1. PTA活動、地域活動、保護者連携、学校との連絡調整
2. 会議、文書作成、資料共有、引き継ぎ、情報整理
3. 当協議会との連絡その他会員団体としての正当な活動
4. 前各号に付随関連する活動

第6条（禁止事項）

1. 私的利用、または団体活動と無関係な利用
2. 法令、公序良俗、本規約または当協議会の指示に違反する行為
3. 第三者へのアカウント貸与、譲渡、名義貸し
4. 不正アクセス、認証情報の不適切管理その他セキュリティを損なう行為
5. 個人情報、機微性の高い情報その他慎重な管理を要する情報の不適切な共有
6. 当協議会または第三者の信用を害する行為
7. その他、当協議会が不適切と判断する行為

第7条（利用団体の管理責任）

1. 利用団体は、本制度の利用にあたり、管理責任者を定め、アカウント、認証情報、保存データ、共有設定その他必要な管理を行うものとします。
2. 利用団体は、可能な限り、副管理担当者を定め、属人化の防止に努めるものとします。
3. 利用団体は、役員交代や担当変更がある場合、遅滞なく引き継ぎ、権限見直し、必要なパスワード変更等を行うものとします。

第8条（認証管理）

1. 利用団体は、パスワードの適切な管理を行い、使い回し、第三者への開示その他不適切な取扱いをしてはなりません。
2. 利用団体は、管理権限を有する者について、2段階認証を有効化するよう努めるものとします。
3. Google Workspace では、管理者アカウントに対する2段階認証の重要性が案内されており、組織内のユーザーまたはグループに強制適用も可能です。

第9条（保存場所とデータ管理）

1. 利用団体は、継続的に利用する文書、議事録、会計資料、引き継ぎ資料その他団体運営上重要な情報を、可能な限り共有ドライブその他団体として管理可能な場所に保存するものとします。
2. 利用団体は、団体運営上必要な資料を、特定個人のみに依存する保存形態で管理しないよう努めるものとします。
3. Google Workspace の共有ドライブ内のファイルは個人ではなく組織所有であり、作成者が離れた場合でも保持されると案内されています。

第10条（管理者権限および管理上のアクセス）

1. 利用団体は、本制度が団体用アカウントであることを理解し、管理上必要な範囲で、管理責任者または適法に権限を付与された管理者が、次の対応を行うことがあることに同意するものとします。
   (1) パスワード再設定
   (2) 認証設定の管理
   (3) アカウント停止または利用制限
   (4) 外部共有設定の制御
   (5) 共有ドライブのメンバー追加、削除、権限変更
   (6) ログ、利用状況、共有状況等の確認
   (7) 引き継ぎ、事故対応、規約違反確認に必要な範囲での情報確認
2. 前項の管理上のアクセスは、日常的な監視を目的とするものではなく、次のような場合に必要な範囲で行われるものとします。
   (1) 役員交代、退任、担当変更
   (2) 誤共有、誤送信、漏えいのおそれ
   (3) アカウント利用不能その他の障害
   (4) 団体運営上必要な資料の引き継ぎ
   (5) 規約違反または不適切利用の疑い
3. 利用団体は、本制度が個人用サービスではなく団体運営のためのものであることを理解し、私的通信、私的ファイル保存その他私的利用を行わないものとします。
4. Google Workspace では、管理者が外部共有を制御でき、共有ドライブや各種セキュリティ設定を管理できます。

第11条（個人情報等の取扱い）

1. 利用団体は、児童、生徒、保護者、教職員、地域関係者その他の個人情報を取り扱う場合、法令および関係規程に従い、適切に管理するものとします。
2. 利用団体は、個人情報を含む資料について、閲覧権限を必要最小限とし、外部共有を慎重に取り扱うものとします。
3. 利用団体は、アンケート、フォーム、名簿その他の情報収集にあたり、必要最小限の項目のみを収集するよう努めるものとします。

第12条（外部共有）

1. 利用団体は、外部共有を必要最小限とし、個人情報、会計資料、内部調整資料その他不適切な公開により支障を生じるおそれのある情報を安易に外部共有してはなりません。
2. 利用団体は、共有リンクの範囲、共有先、共有期間その他共有条件を十分確認したうえで利用するものとします。
3. Google Workspace では、管理者が組織外共有の可否を制御できます。

第13条（退任・引き継ぎ）

1. 利用団体は、役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合、必要な資料、連絡先、運用情報その他団体活動に必要な情報を適切に引き継ぐものとします。
2. 利用団体は、退任者に付与された権限を見直し、必要に応じてパスワード変更、認証設定見直しその他の措置を講ずるものとします。
3. 団体運営上必要な資料が個人用領域に保存されている場合、利用団体は、共有ドライブ等への移管その他必要な措置を講ずるものとします。

第14条（事故発生時の対応）

1. 利用団体は、不正アクセス、誤送信、誤共有、端末紛失、情報漏えいのおそれその他事故が発生した場合、速やかに必要な対応を行うものとします。
2. 利用団体は、前項の場合、必要に応じて当協議会へ報告し、当協議会の指示がある場合はこれに従うものとします。
3. 利用団体は、事故対応のため、パスワード変更、共有停止、権限変更、ログ確認その他必要な措置が行われることに同意するものとします。

第15条（当協議会による確認・指示）

1. 当協議会は、本制度の適正な運用のため必要があると判断した場合、利用団体に対し、運用状況、管理体制、利用状況その他必要事項の確認を行うことができます。
2. 当協議会は、本制度の趣旨に照らして不適切な利用があると判断した場合、利用団体に対し、改善、是正、共有設定見直し、管理体制整備その他必要な措置を求めることができます。

第16条（利用停止等）

1. 本規約に違反した場合
2. 会員資格を喪失した場合
3. 申込内容に虚偽があった場合
4. 本制度の運営に支障を及ぼすおそれがある場合
5. その他、当協議会が本制度の継続提供を不適当と判断した場合

第17条（制度内容の変更等）

1. 当協議会は、必要に応じて、本制度の内容、本規約、運用条件、提供方法等を変更できるものとします。
2. 当協議会は、前項の変更を行う場合、適切な方法で周知するものとします。

第18条（免責）

1. 当協議会は、Google が提供するサービス自体の不具合、停止、仕様変更、第三者による不正アクセス、通信障害その他当協議会の責めによらない事由により生じた損害について、責任を負いません。
2. 当協議会は、利用団体の管理不備、認証情報の不適切管理、誤共有、誤送信、引き継ぎ不備その他利用団体の責に帰すべき事由により生じた損害について、責任を負いません。
3. 当協議会は、本制度の利用に関連して利用団体または第三者に生じた間接損害、特別損害または逸失利益について、責任を負いません。

第19条（協議）

第20条（準拠）