Zoom ライセンス助成制度 利用規約

全国PTA連絡協議会の Zoom ライセンス助成制度は、会員団体の会議、説明会、打ち合わせ、研修会などを、負担を抑えて実施いただくための団体向け制度です。
本制度で提供する Zoom アカウントは、PTAメールと同一のアカウントで利用する、会員団体の継続運用を前提としたものです。役員個人に依存しにくく、年度替わりや担当交代があっても、会議運営を引き継ぎやすいよう設計されています。

会議URL、表示名、参加者情報、録画データなどは、団体活動に関わる重要な情報となるため、共有は必要最小限での運用をお願いします。管理者は日常的な監視を目的として利用内容を確認するものではありませんが、引き継ぎ、事故対応、設定管理、録画や共有の管理などのため、必要な範囲で確認や設定変更を行うことがあります。お申し込みにあたっては、このような団体用アカウントとしての運用方針をご理解のうえ、以下の規約をご確認ください。

第1条（規約の目的）

第2条（適用）

第3条（本制度の内容）

1. 当協議会は、利用団体に対し、当協議会が別途定める条件に従い、Zoom ライセンスを提供します。
2. 本制度の対象、提供数、利用料金、更新条件、利用開始時期その他の具体的条件は、当協議会が案内する制度内容によるものとします。
3. 制度案内上、本制度は Zoom Business を対象とし、1団体につき最大3ライセンスまで、年間契約、途中解約不可、自動更新なしで運用されるものとされています。
4. 更新案内その他の重要な連絡は、原則として PTAメール宛に送付されるものとします。

第4条（アカウントの性質）

1. 本制度により提供されるアカウントは、利用団体の活動のための団体用アカウントであり、特定個人に帰属するものではありません。
2. 利用団体は、当該アカウントを、役員個人の私物アカウントとして扱ってはならず、団体活動の継続性を確保できる状態で管理しなければなりません。
3. 本制度で付与されるアカウントは、原則として PTAメールと同一の xxx@zenp.jp形式のアカウントとし、提供アカウントの変更は行わないものとします。
4. 役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合であっても、当該アカウントおよび本制度を通じて蓄積された団体活動上必要な情報は、利用団体に帰属するものとします。

第5条（利用目的）

1. PTA活動、地域活動、保護者連携、学校との連絡調整
2. 役員会、委員会、総会、説明会、研修会その他会議の実施
3. 当協議会との連絡その他会員団体としての正当な活動
4. 前各号に付随関連する活動

第6条（禁止事項）

1. 私的利用、または団体活動と無関係な利用
2. 法令、公序良俗、本規約または当協議会の指示に違反する行為
3. 第三者へのアカウント貸与、譲渡、名義貸し
4. 不正アクセス、認証情報の不適切管理その他セキュリティを損なう行為
5. 録画、参加者情報、チャット、資料共有その他会議関連情報の不適切な取得、保存、配布または公開
6. 個人情報、機微性の高い情報その他慎重な管理を要する情報の不適切な共有
7. 当協議会または第三者の信用を害する行為
8. その他、当協議会が不適切と判断する行為

第7条（利用団体の管理責任）

1. 利用団体は、本制度の利用にあたり、管理責任者を定め、アカウント、認証情報、会議設定、録画データ、共有設定その他必要な管理を行うものとします。
2. 利用団体は、可能な限り、副管理担当者を定め、属人化の防止に努めるものとします。
3. 利用団体は、役員交代や担当変更がある場合、遅滞なく引き継ぎ、権限見直し、必要な設定変更等を行うものとします。

第8条（認証管理）

1. 利用団体は、パスワードの適切な管理を行い、使い回し、第三者への開示その他不適切な取扱いをしてはなりません。
2. 利用団体は、管理権限を有する者について、2段階認証その他相当の本人確認措置を講ずるよう努めるものとします。
3. 利用団体は、主催者アカウントの利用端末、サインイン状態および認証情報の管理に十分留意するものとします。

第9条（会議セキュリティの基本設定）

1. 利用団体は、Zoom会議の安全な運用のため、パスコード、待機室、認証済みユーザー限定その他これに準ずるセキュリティ設定を適切に利用するものとします。
2. 利用団体は、会議の性質に応じて、参加対象、会議URLの周知範囲、共同ホスト設定、画面共有権限等を必要最小限に設定するものとします。
3. 個人情報、会計情報、未公表資料その他慎重な管理を要する議題を扱う会議については、特に厳格な参加制御を行うものとします。

第10条（管理者権限および管理上のアクセス）

1. 利用団体は、本制度が団体用アカウントであることを理解し、管理上必要な範囲で、管理責任者または適法に権限を付与された管理者が、次の対応を行うことがあることに同意するものとします。。
   (1) ユーザーの追加、削除、無効化その他のユーザー管理
   (2) ロール、ライセンス、権限その他の割当てまたは変更
   (3) 会議、セキュリティ、録画、共有その他各種設定の管理
   (4) 会議利用状況、参加履歴、参加者情報、利用レポート等の確認
   (5) クラウド録画、文字起こしその他保存データの確認、共有設定変更または削除
   (6) Team Chat その他関連機能が有効な場合における、保存済みメッセージ、ファイル等の管理
   (7) 引き継ぎ、事故対応、規約違反確認に必要な範囲での情報確
2. 前項の管理上のアクセスは、日常的な監視を目的とするものではなく、次のような場合に必要な範囲で行われるものとします。
   (1) 役員交代、退任、担当変更
   (2) 誤共有、誤送信、漏えいのおそれ
   (3) アカウント利用不能その他の障害
   (4) 団体運営上必要な資料または会議情報の引き継ぎ
   (5) 規約違反または不適切利用の疑い
   (6) 会議運営、出欠確認、トラブル調査その他正当な管理上の必要
3. 利用団体は、本制度が個人用サービスではなく団体運営のためのものであることを理解し、私的通信その他私的利用を行わないものとします。
4. Zoom公式では、管理者はロール・ユーザー・ライセンス管理を行え、アカウントのレポート機能により参加者一覧等を確認でき、クラウド録画や、クラウド保存を有効にした Team Chat の保存データを管理できます。

第11条（録画、文字起こし等の取扱い）

1. 利用団体は、会議の録画、文字起こし、要約その他記録化機能を利用する場合、その必要性を十分に検討し、必要な範囲に限って実施するものとします。
2. 利用団体は、録画を行う場合、参加者に対し、録画の事実、利用目的、共有範囲その他必要事項を適切に周知するものとします。
3. 録画データ、文字起こしデータその他会議記録は、閲覧権限を必要最小限に設定し、保存期間を定め、不要となった場合には適切に削除するものとします。
4. 録画データの外部共有またはダウンロードを行う場合は、共有先、共有条件、公開範囲および再配布リスクを十分に確認したうえで行うものとします。
5. Zoom公式では、アカウントオーナーまたは管理者はクラウド録画を検索、表示、共有、削除でき、共有設定で閲覧者の条件を制御できます。

第12条（個人情報等の取扱い）

1. 利用団体は、児童、生徒、保護者、教職員、地域関係者その他の個人情報を取り扱う場合、法令および関係規程に従い、適切に管理するものとします。
2. 利用団体は、会議参加者名、メールアドレス、参加履歴、録画映像、音声、チャット内容、アンケート結果その他個人を識別し得る情報について、慎重に取り扱うものとします。
3. 利用団体は、個人情報を含む会議記録等について、閲覧権限を必要最小限とし、目的外利用および不要な保存を避けるものとします。
4. Zoomのレポート機能では参加者一覧等が確認でき、録画や Team Chat の保存機能が有効な場合は、映像・音声・メッセージ・ファイル等が管理対象となり得ます

第13条（共有および外部提供）

1. 利用団体は、会議URL、録画リンク、資料共有リンク、チャット内容その他会議関連情報の共有を必要最小限とし、安易に外部提供してはなりません。
2. 個人情報、会計資料、内部調整資料その他不適切な公開により支障を生じるおそれのある情報を含む会議については、会議URL、録画リンク、配布資料等の外部共有を原則として避けるものとします。
3. 録画共有を行う場合、閲覧対象者、閲覧期限、ダウンロード可否その他共有条件を十分確認するものとします。
4. Zoom公式では、録画共有時に閲覧対象を公開・アカウント内限定・Zoomサインイン必須などから設定できます。

第14条（Team Chat 等の利用）

1. 利用団体が Zoom Team Chat その他関連機能を利用する場合は、当該機能も本規約の適用対象とします。
2. 利用団体は、Team Chat を正式な連絡手段として利用する場合、保存期間、閲覧権限、ファイル共有の可否その他必要事項を別途定めるよう努めるものとします。
3. 利用団体は、Team Chat を私的利用のために使用してはなりません。
4. Zoom公式では、Team Chat のクラウド保存を有効にした場合、管理者は保存済みメッセージやファイルを Chat History Report から表示、ダウンロード、削除できます。

第15条（退任・引き継ぎ）

1. 利用団体は、役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合、会議設定、定例会情報、共同ホスト設定、録画データ、関連資料その他団体活動に必要な情報を適切に引き継ぐものとします。
2. 利用団体は、退任者に付与された権限を見直し、必要に応じてパスワード変更、認証設定見直し、ライセンス見直しその他の措置を講ずるものとします。
3. 利用団体は、年度更新の前後に、更新手続、アカウント状態、管理体制および不要データの整理を行うものとします。
4. 制度案内では、本制度は自動更新ではなく、年度ごとの申込み手続が必要とされています。

第16条（事故発生時の対応）

1. 利用団体は、不正アクセス、会議URLの意図しない拡散、誤録画、誤共有、端末紛失、情報漏えいのおそれその他事故が発生した場合、速やかに必要な対応を行うものとします。
2. 利用団体は、前項の場合、必要に応じて当協議会へ報告し、当協議会の指示がある場合はこれに従うものとします。
3. 利用団体は、事故対応のため、パスワード変更、会議設定変更、共有停止、録画削除、権限変更、ログまたはレポート確認その他必要な措置が行われることに同意するものとします。。

第17条（当協議会による確認・指示）

1. 当協議会は、本制度の適正な運用のため必要があると判断した場合、利用団体に対し、運用状況、管理体制、利用状況その他必要事項の確認を行うことができます。
2. 当協議会は、本制度の趣旨に照らして不適切な利用があると判断した場合、利用団体に対し、改善、是正、設定見直し、管理体制整備その他必要な措置を求めることができます。

第18条（利用停止等）

1. 本規約に違反した場合
2. 会員資格を喪失した場合
3. 申込内容に虚偽があった場合
4. 本制度の運営に支障を及ぼすおそれがある場合
5. その他、当協議会が本制度の継続提供を不適当と判断した場

第19条（制度内容の変更等）

1. 当協議会は、必要に応じて、本制度の内容、本規約、運用条件、提供方法等を変更できるものとします。
2. 当協議会は、前項の変更を行う場合、適切な方法で周知するものとします。

第20条（免責）

1. 当協議会は、Zoom が提供するサービス自体の不具合、停止、仕様変更、第三者による不正アクセス、通信障害その他当協議会の責めによらない事由により生じた損害について、責任を負いません。
2. 当協議会は、利用団体の管理不備、認証情報の不適切管理、誤共有、誤録画、録画リンクの不適切共有、引き継ぎ不備その他利用団体の責に帰すべき事由により生じた損害について、責任を負いません。
3. 当協議会は、本制度の利用に関連して利用団体または第三者に生じた間接損害、特別損害または逸失利益について、責任を負いません。

第21条（協議）

第22条（準拠）