Microsoft 365ライセンス 助成制度 利用規約

全国PTA連絡協議会の Microsoft 365 助成制度は、会員団体の皆様が、連絡、資料作成、情報共有、引き継ぎなどを、より円滑に進めるための団体向け制度です。 本制度で提供するアカウントは、役員個人の私用ではなく、会員団体の活動のために継続して利用することを前提としています。個人作業は OneDrive、委員会や役員会で共有する資料は SharePoint、連絡は Teams や Outlook など、用途に応じて整理して運用いただくことで、引き継ぎしやすく、無理のない管理につながります。

また、安全な運用のため、外部共有は必要最小限とし、管理者は日常的な監視を目的として内容を確認するものではありませんが、引き継ぎ、事故対応、誤共有対応、権限管理などのため、必要な範囲で設定変更や共有状況の確認等を行うことがあります。お申し込みにあたっては、このような団体用アカウントとしての性質をご理解のうえ、以下の規約をご確認ください

第1条（規約の目的）

第2条（適用）

第3条（本制度の内容）

1. 当協議会は、利用団体に対し、当協議会が別途定める条件に従い、Microsoft 365 ライセンスを提供します。
2. 本制度の対象、提供数、利用料金、更新条件、利用開始時期その他の具体的条件は、当協議会が案内する制度内容によるものとします。
3. 本制度により付与される Microsoft アカウントは、当協議会が定める形式による団体用アカウントとします。

第4条（アカウントの性質）

1. 本制度により提供されるアカウントは、利用団体の活動のための団体用アカウントであり、特定個人に帰属するものではありません。
2. 利用団体は、当該アカウントを、役員個人の私物アカウントとして扱ってはならず、団体活動の継続性を確保できる状態で管理しなければなりません。
3. 役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合であっても、当該アカウントおよび本制度を通じて蓄積された団体活動上必要な情報は、利用団体に帰属するものとします。

第5条（利用目的）

1. PTA活動、地域活動、保護者連携、学校との連絡調整
2. 会議、文書作成、資料共有、引き継ぎ、情報整理
3. 当協議会との連絡その他会員団体としての正当な活動
4. 前各号に付随関連する活動

第6条（禁止事項）

1. 私的利用、または団体活動と無関係な利用
2. 法令、公序良俗、本規約または当協議会の指示に違反する行為
3. 第三者へのアカウント貸与、譲渡、名義貸し
4. 不正アクセス、認証情報の不適切管理その他セキュリティを損なう行為
5. 個人情報、会計資料、内部調整資料、未確定資料その他慎重な管理を要する情報の不適切な共有
6. 当協議会または第三者の信用を害する行為
7. その他、当協議会が不適切と判断する行為

第7条（利用団体の管理責任）

1. 利用団体は、本制度の利用にあたり、管理責任者を定め、アカウント、認証情報、保存データ、共有設定その他必要な管理を行うものとします。
2. 利用団体は、可能な限り、副管理担当者を定め、属人化の防止に努めるものとします。
3. 利用団体は、役員交代や担当変更がある場合、遅滞なく引き継ぎ、権限見直し、必要な設定変更等を行うものとします。

第8条（管理者権限の最小化）

1. 当協議会および利用団体は、本制度の運用にあたり、必要最小限の管理権限を付与するものとします。
2. 高い権限を有する管理者は必要最小限に限定し、通常の運用は、目的に応じた権限の低いロールにより行うものとします。
3. 管理者権限の付与、変更および解除は、利用目的、必要性および安全性を踏まえて行うものとします。

第9条（認証管理）

1. 利用団体は、パスワードの適切な管理を行い、使い回し、第三者への開示その他不適切な取扱いをしてはなりません。
2. 利用団体は、管理権限を有する者について、多要素認証その他相当の本人確認措置を講ずるよう努めるものとします。
3. 利用団体は、認証情報の漏えいまたはそのおそれがある場合、速やかにパスワード変更その他必要な措置を講ずるものとします。

第10条（保存場所とデータ管理）

1. 利用団体は、継続的に利用する文書、議事録、会計資料、引き継ぎ資料その他団体運営上重要な情報を、可能な限り SharePoint その他団体として継続管理可能な場所に保存するものとします。
2. 利用団体は、下書き、個人作業中の資料その他一時的な作業データを OneDrive に保存することができますが、団体運営上必要な資料を特定個人のみに依存する保存形態で管理しないよう努めるものとします。
3. 利用団体は、Teams、Outlook、Forms その他 Microsoft 365 各サービスに保存される情報についても、団体活動上必要な情報として適切に整理・管理するものとします。

第11条（外部共有の基本原則）

1. 外部共有は、団体運営上必要な場合に限り、必要最小限の範囲で認めるものとします。
2. 個人情報、会計資料、内部調整資料、未確定資料その他不適切な公開により支障を生じるおそれのある情報については、原則として外部共有を行わないものとします。
3. 利用団体は、共有リンクの範囲、共有先、共有期間、ダウンロード可否その他共有条件を十分確認したうえで利用するものとします。
4. 利用団体は、共有の必要がなくなった場合、速やかに共有停止、権限見直しその他必要な措置を講ずるものとします。

第12条（サービス別の共有ルール）

1. OneDrive の共有は、個人作業中の資料または限定的な共有を原則とし、継続利用を要する団体資料の保存先として常用しないものとします。
2. SharePoint は、委員会共有、議事録、会計資料、引き継ぎ資料その他団体運営上の共有資料の保存先として用いるものとします。
3. Teams は、会議および日常連絡のために利用し、重要資料の最終保存先は、必要に応じて SharePoint その他適切な場所に整理するものとします。
4. Forms により個人情報を収集する場合は、必要最小限の項目のみを設定し、外部回答や外部共同編集の可否を慎重に判断するものとします。
5. Outlook は、対外的または正式な連絡のために利用し、私的利用を行わないものとします。

第13条（管理者権限および管理上のアクセス）

1. 用団体は、本制度が団体用アカウントであることを理解し、管理上必要な範囲で、当協議会または利用団体の管理責任者その他適法に権限を付与された管理者が、次の対応を行うことがあることに同意するものとします。
   (1) パスワード再設定
   (2) 認証設定の管理
   (3) アカウント停止または利用制限
   (4) 外部共有設定の制御
   (5) SharePoint サイト、OneDrive、Teams、Forms、Outlook その他関連サービスの権限変更
   (6) ログ、利用状況、共有状況等の確認
   (7) 引き継ぎ、事故対応、規約違反確認に必要な範囲での情報確認
2. 前項の管理上のアクセスは、日常的な監視を目的とするものではなく、次のような場合に必要な範囲で行われるものとします。
   (1) 役員交代、退任、担当変更
   (2) 誤共有、誤送信、漏えいのおそれ
   (3) アカウント利用不能その他の障害
   (4) 団体運営上必要な資料の引き継 (5) 規約違反または不適切利用の疑い
3. 管理者は、通常時において、利用団体の保存情報または通信内容を広く閲覧することを前提とせず、必要時に限り、必要最小限の範囲で確認を行うものとします。
4. 利用団体は、本制度が個人用サービスではなく団体運営のためのものであることを理解し、私的通信、私的ファイル保存その他私的利用を行わないものとします。

第14条（個人情報等の取扱い）

1. 利用団体は、児童、生徒、保護者、教職員、地域関係者その他の個人情報を取り扱う場合、法令および関係規程に従い、適切に管理するものとします。
2. 利用団体は、個人情報を含む資料、メール、会議記録、アンケート回答その他の情報について、閲覧権限を必要最小限とし、目的外利用および不要な保存を避けるものとします。
3. 利用団体は、Forms、Teams、Outlook、OneDrive、SharePoint 等に分散して保存される個人情報について、保存場所ごとの管理責任を明確にするよう努めるものとします。

第15条（Teams 会議および録画）

1. 利用団体は、Teams 会議を実施する場合、会議URLの共有範囲、参加対象、資料共有方法その他必要事項を適切に管理するものとします。
2. 会議の録画、文字起こしその他会議記録機能を利用する場合は、その必要性を十分に検討し、必要な範囲でのみ利用するものとします。
3. 録画または文字起こしを行う場合、利用団体は、参加者に対し、録画等の事実、利用目的および共有範囲を適切に周知するものとします。
4. 録画データ、文字起こしデータその他会議記録は、閲覧権限を必要最小限に設定し、不要となった場合は適切に削除するものとします。

第16条（退任・引き継ぎ）

1. 利用団体は、役員交代、担当変更、退任その他の事情が生じた場合、必要な資料、連絡先、運用情報その他団体活動に必要な情報を適切に引き継ぐものとします。
2. 利用団体は、退任者に付与された権限を見直し、必要に応じてパスワード変更、認証設定見直し、共有停止その他の措置を講ずるものとします。
3. 団体運営上必要な資料が OneDrive 等の個人用領域に保存されている場合、利用団体は、SharePoint 等の継続管理可能な場所への移管その他必要な措置を講ずるものとします。

第17条（事故発生時の対応）

1. 利用団体は、不正アクセス、誤送信、誤共有、端末紛失、情報漏えいのおそれその他事故が発生した場合、速やかに必要な対応を行うものとします。
2. 利用団体は、前項の場合、必要に応じて当協議会へ報告し、当協議会の指示がある場合はこれに従うものとします。
3. 利用団体は、事故対応のため、パスワード変更、共有停止、権限変更、ログ確認その他必要な措置が行われることに同意するものとします。

第18条（当協議会による確認・指示）

1. 当協議会は、本制度の適正な運用のため必要があると判断した場合、利用団体に対し、運用状況、管理体制、利用状況その他必要事項の確認を行うことができます。
2. 当協議会は、本制度の趣旨に照らして不適切な利用があると判断した場合、利用団体に対し、改善、是正、共有設定見直し、管理体制整備その他必要な措置を求めることができます。

第19条（利用停止等）

1. 本規約に違反した場合
2. 会員資格を喪失した場合
3. 申込内容に虚偽があった場合
4. 本制度の運営に支障を及ぼすおそれがある場合
5. その他、当協議会が本制度の継続提供を不適当と判断した場合

第20条（制度内容の変更等）

1. 当協議会は、必要に応じて、本制度の内容、本規約、運用条件、提供方法等を変更できるものとします。
2. 当協議会は、前項の変更を行う場合、適切な方法で周知するものとします。

第21条（免責）

1. 当協議会は、Microsoft が提供するサービス自体の不具合、停止、仕様変更、第三者による不正アクセス、通信障害その他当協議会の責めによらない事由により生じた損害について、責任を負いません。
2. 当協議会は、利用団体の管理不備、認証情報の不適切管理、誤共有、誤送信、引き継ぎ不備その他利用団体の責に帰すべき事由により生じた損害について、責任を負いません。
3. 当協議会は、本制度の利用に関連して利用団体または第三者に生じた間接損害、特別損害または逸失利益について、責任を負いません。

第19条（協議）

第20条（準拠）