コンプライアンス … 個人情報保護

1. 対象範囲を統一

名簿以外も対象になる

最初にそろえるのは、何が個人情報に当たるかです。
氏名 住所 電話番号 メールアドレスのように、単体で個人が分かる情報はもちろん対象です。それだけでなく、学年 組 役職 出欠情報 行事の申込内容など、他の情報と合わせて個人が特定できるものも対象になり得ます。
PTAでは、運営の便宜上、複数の情報がセットで扱われやすいため、名簿だけが対象だと考えると漏れが出ます。

写真や動画も重要です。顔が写っていれば個人を特定できる情報になりやすく、SNSで一般公開する場合は特に慎重な取扱いが必要です。
また、連絡アプリの表示名やアカウント名、会員番号、端末内に保存した名簿ファイル名なども、運用の中では個人を指す情報として扱う必要があります。
個人情報とプライバシーは重なる部分がありますが、法令上の範囲だけにとどまらず、本人が知られたくないと感じる情報が混ざっていないかを点検する姿勢が大切です。

安全な方針として、PTAは扱う情報を増やさないことを基本にします。
必要な連絡ができれば足りる情報は何かを先に考え、運営の都合で取得項目を増やさないようにします。
特に、健康事情や家庭事情など、配慮が強く求められる情報は、原則として取得しない方針を基本にしておくと安心です。
どうしても必要な場合は、目的を限定し、担当者を限定し、保管期間を短くし、共有しない設計に寄せます。

• 健康状態等は「要配慮個人情報」に当たり得るため、取り扱いは特に慎重にし、取得する場合は目的・範囲を絞った上で、原則として本人同意を前提に整理します。

取扱い範囲の整理

個人情報

特定につながる情報

写真・動画

オンライン情報

原則取得しない

個人情報の流れ 全体図（取得→廃棄→事故対応）

2. 入会時の情報取得

必要最小限で取得する

入会時の個人情報取得は、個人情報保護の入口です。
入口で目的と範囲が曖昧だと、その後の名簿づくりや連絡のたびに、集めてよいか 共有してよいかの判断がぶれます。
逆に、入口で必要最小限と同意の分岐が整っていれば、運用は安定します。
役員が交代しても同じ説明ができる状態を、入口で作ることが重要です。

入会時に決めたいことは、大きく四つです。

1. 取得する項目を必要最小限にすること
2. 利用目的を具体的に示すこと
3. 同意が必要な項目を分岐として用意すること
4. 問い合わせ先と担当者を明確にすること

この四つがそろうと、会員側は安心でき、役員側は説明がしやすくなります。

取得項目は、必須と任意に分けると整理が進みます。
必須は、会員への連絡に必要な範囲に限定します。たとえば、保護者氏名 児童氏名 学年 組 連絡先です。
任意は、名簿を会員へ配布するか、写真や動画を会員限定で共有するか、一般公開のSNSに載せるかなど、公開範囲で取扱いが変わる項目を中心にします。
この区分があるだけで、同意の説明が短くなり、誤解も減ります。

入会時の説明は、短い文章でよいので、次を明記します。

• 取得する項目は必要最小限であること
• 利用目的の範囲内で利用すること
• 担当者を限定して管理すること
• 保管期間と廃棄方針があること
• 問い合わせ先があること

取得の方法も重要です。
申込みと同時に提出してもらう形にすると、どの時点で情報を受け取ったかが明確になります。
紙でもフォームでも構いませんが、提出とチェックが同意の根拠になる運用に整えます。
提出がないのに同意した扱いにする形は、説明が難しくなりやすいため避ける方が安全です。

入会時の取得項目

学校とPTAの関係 境界線と連携

学校

• 公的機関として学校運営を担う
• 教育活動と学校運営は学校が意思決定する
• 学校の業務は学校の責任で整理する

学校との連携の接点

• 配布 連絡 行事協力 施設利用などで接点が生まれる
• 相談や調整はできるが 指揮命令の関係にはしない
• 共同実施の行事は事前に責任分担を確認する

PTA

• 会費 事業 役員 情報の扱いは会員の合意で意思決定する
• 任意団体として活動する
• 契約 支出 事故対応の基本線をPTAの責任で整える

ポイント

• 学校の決まりに見せない
• PTAの決定を学校の義務に見せない
• 別組織として連携する

3. 同意と利用目的

分岐で誤解を減らす

個人情報は、何のために使うのかが説明できることが基本です。
利用目的が曖昧だと、便利だからという理由で使い方が広がり、会員の不信感につながります。
たとえば、連絡のために集めた情報を、別の募集や外部団体の案内に流用するなどは、目的外利用と見られやすい典型です。
目的は「連絡」「配布」「行事運営」「役員連絡」といった具体的な言葉でそろえます。

同意の取り方は、迷いを減らすために分岐で設計します。
名簿は、会員へ配布する運用か、役員内のみで利用する運用かで、リスクと説明が変わります。
写真や動画は、会員限定の配布や会員限定サイトと、一般公開のSNSで、扱い方が大きく変わります。
この違いを一つの同意でまとめるより、項目ごとにチェックできる形にする方が、後からの行き違いが減ります。

一般公開に載せる場合は、投稿担当者だけで判断せず、事前に確認者（例:広報担当＋会長等）を決め、確認結果を簡単に記録します。
投稿は拡散されやすく、削除が難しいという性質があります。
そのため、一般公開は最小化し、会員限定の共有は会員限定の場に寄せるなど、公開範囲の設計が重要です。
この設計ができると、撮影や掲載の判断が個人の感覚に依存しなくなります。

同意と同時に、保管期間も示します。
当年度末を基本とし、引継ぎ後は不要な情報を廃棄する方針に寄せます。
長く持つほど、紛失や流出のリスクは上がります。
必要な期間だけ持つという考え方を、同意の文章の中に含めると安心感が増します。

SNS投稿前チェック

投稿しようと思ったら最初に確認

公開範囲を決める

会員限定の場合

一般公開の場合

写り込み確認

迷ったら出さない

投稿後の備え

同意の分岐設計

4. 保管管理と引継ぎ

持ち出さない仕組みへ

• 知っている人を増やさない
• データの置き場を増やさない
• 持ち出しを当たり前にしない

この三つを意識するだけで、事故は大きく減ります。
PTAで事故が起きやすいのは、個人端末と引継ぎです。
名簿が個人のスマホに残ったままになったり、私物パソコンに保存したファイルが消せなかったり、クラウドの共有リンクが外へ漏れたりします。
善意でも起きる事故なので、個人の注意に任せず、仕組みで防ぎます。
おすすめは、データ置き場を一つに寄せ、役員交代時に権限を入れ替える運用です。

紙で扱う場合は、鍵付き保管を基本にし、配布が必要なら利用範囲と廃棄方法を明記します。
電子で扱う場合は、アクセス権を限定し、パスワード等で保護し、共有リンクの公開範囲を厳密に管理します。
持ち出しは原則禁止に寄せ、例外が必要なら、誰が 何を いつまで持つかを記録します。
この記録が、トラブル時の説明の支えになります。

引継ぎは、データ移管と権限切替をセットで行います。
旧役員の端末や私物に個人データが残らないように、削除と確認を手順化します。
引継ぎの時期は慌ただしく、確認が抜けやすいので、チェック項目を固定して毎年同じ流れで行うことが重要です。
引継ぎが整うと、年度替わりの事故が減り、会員の安心につながります。

管理と引継ぎチェック

5. 共有提供と学校対応

渡す前に止まる基準

第三者への提供

PTAが持つ個人情報を、本人以外の別の組織や人へ渡すことは、第三者への提供になり得ます。
学校へ渡す場合も、設置者へ渡す場合も、地域団体へ渡す場合も、便利だからという理由だけで始めると、後から説明が難しくなります。
そこで、渡す前に止まれる基準を決めます。
基本は、① 目的の確認、② 同意の確認、③ 項目の最小化、④ 記録の作成です。

学校などへの第三者提供で起きやすいのは、行事や連絡のために名簿を共有してほしいという場面です。
学校側が必要としている情報であっても、PTAが持つ情報を渡すには根拠が要ります。
最も分かりやすい根拠は本人同意です。
同意がない場合は、原則として提供しない判断が大切です。

業者への委託も整理が必要です。
名簿印刷や発送などを外部へ任せる場合は、必要最小限の情報を渡し、業務外利用禁止、再委託の制限、返却や廃棄、事故時の連絡を確認します。
委託は第三者提供と混同されがちですが、いずれにせよ、渡す情報を最小化し、管理を確認する姿勢が重要です。
委託先に渡した情報がどう廃棄されるかまで、運用として決めておくと安心です。

学校から名簿等を受け取る

次に、学校からPTAへ個人情報を受け取る場合の考え方です。
学校とPTAは別の主体であり、学校が持つ情報をPTAに渡すことは、学校側にとって第三者への提供になり得ます。
そのため、原則として本人同意などの根拠が必要になります。
実務で安全なのは、PTAは原則としてPTA自身が本人から取得する運用に寄せることです。
入会申込みと同意の手順で必要項目を集めれば、学校から名簿を受け取らなくても運営できます。

どうしても学校からの提供が必要な場合は、同意を明確に取った上で、範囲と目的を限定します。
同意は、学校がPTAへ提供することが分かる形にし、提供される項目、提供の目的、PTA側の取扱い範囲、保管期間、問い合わせ先を示します。
同意しない選択肢も明確にし、同意の有無で手続きが止まらないよう、PTAが本人から取得する等の代替手段を用意します。同意が取れているか確認できない場合は、学校から受け取らず、PTAで直接取得する運用へ切り替える方が安全です。

受け取る情報は、必要最小限に限定します。
学級名簿のように情報量が多い形式で受け取ると、不要情報まで抱えることになります。
必要項目だけの形式にする、受領後すぐに不要部分を削除する、担当者を限定するなど、情報量を減らす工夫が重要です。
受領日、提供元、目的、受領項目、件数、担当者を記録しておくと、説明がしやすくなります。

学校から名簿等を受け取る 判断フロー

受け取りの相談が来た

まず確認する

同意が確認できる

同意が確認できない

受け取った後の基本

提供と委託の整理

第三者提供の前に止まる基準

6. 漏えい時の初動

被害を広げない手順

漏えい等が疑われる時は、早い初動が最も重要です。
事故は、漏えいだけでなく、紛失 置き忘れ 誤送信 共有リンク公開 不正アクセス疑いなど、さまざまな形で起こります。
共通するのは、初動が遅れるほど被害が拡大し、説明が難しくなるという点です。
役員が個別に判断して動くのではなく、報告経路と判断役を一本化します。

初動でやることは、事実の集約と拡大防止です。
何が起きたか。どの情報が。何件。いつ。どこへ。どの媒体で。外部流出の可能性はあるか。
この事実整理ができると、次に何をすべきかが見えてきます。
同時に、共有リンクの停止、パスワード変更、回収依頼など、拡大防止を優先します。

次に、本人への連絡が必要か、関係機関への報告が必要かを検討します。
判断が難しい場合は、無理に結論を急がず、まず事実をそろえます。
学校と連携して行事運営をしていた場合など、関係者への共有が必要な場面もあるため、連絡の順番も決めておくと安全です。
この段階で、推測や責任追及に走ると、事実確認が遅れます。まずは被害を止めることを優先します。

最後に、再発防止です。
事故は、個人の不注意だけが原因とは限りません。
持ち出しが必要になる設計、引継ぎの手順不足、権限設定の甘さ、置き場の分散など、仕組みの問題が原因になりやすいです。

何を変えれば次年度に同じ事故が減るかを短く記録し、ルールと手順に反映します。
この記録が次の事故を減らします。

漏えい等の疑い初動フロー

1. 事実整理

2. 拡大防止

3. 記録

4. 連絡判断

5. 謝罪と説明

6. 再発防止

事故初動チェック

運用で安心をつくる

• 守る範囲をそろえ、入会時に必要最小限を取得し、利用目的と同意の分岐を整えます。
• 保管は置き場を一本化し、取扱者を絞り、引継ぎはデータ移管と権限切替をセットで行います。
• 学校や外部へ提供する時は、目的 同意 最小化 記録の順で判断し、学校から受け取る場合も同意と範囲を明確にします。
• 事故時は初動を一本化し、拡大防止と事実整理を優先し、再発防止を手順に反映します。

• 本ページは、一般的な情報提供を目的としています。各校の規約・運営実態・自治体方針等により最適解は異なります。

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