一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAでの個人情報保護対策は必須です!
個人情報保護対策に必要な書類のテンプレートです。

2017年の法改正により、PTAも個人情報保護対応が必要な団体となりました。適切な個人情報管理と組織運営を心がけ、PTA活動への信頼性を向上していきましょう。
作成:2023/05/03  更新:2024/01/27
facebookでシェア
LINEでシェア
Xでシェア
リンクをコピー

PTA規約の改定

個人情報保護対策の流れ

個人情報 個人情報保護対策を行う場合は、以下のような対策が必要です。
  • 個人情報取扱規則の制定に伴う「PTA規約」の改定。具体的には、条文追加の対応です。
  • 「個人情報取扱規則」や「個人情報保護方針」の制定
  • 各規約に準じた入会案内時の説明書類や「PTA入会申込書」の改訂
  • 会費徴収を学校に委託している場合は、業務委任契約書の準備
  • 関係者への説明と適切な運用
  • リスク対策としての「個人情報漏えい補償制度」の検討

○○学校PTA規約

(会員の個人情報の取扱いについて)
第○条 本会の活動を推進するために必要とされる個人情報の取得や利用、管理について は「個人情報取扱規則」に定め適正に運用するものとする。
PTAも個人情報取扱事業者の対象となっため、法律に則り、「個人情報取扱規則」の作成が必要となった旨の説明を行い、規約に上記の文例を追加します。総会などで規約の改定が必要となります。

個人情報取扱規則の制定

○○学校PTA 個人情報取扱規則

各PTAの実情に応じて内容を変更するなどして、運用可能な規則を制定しましょう。また、条文の分割や結合、言い回しなどは他の規程の記載方法にあわせるなどしてください。
(目的)
第1条 この個人情報取扱規則(以下「本規則」という。)は、○○学校PTA(以下「本会」という。)が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いに関する基本的事項を定める。本規則により事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報の適正な収集・利用・管理を図り、もってプライバシーの保護を実現する事を目的とする。
(指針)
第2条 本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
(周知)
第3条 本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、総会資料または広報資料など適切な方法により会員に周知する。
PTA関係者に対して、総会資料やホームページ、広報紙などを利用して「個人情報取扱規則」の周知をしましょう。
(定義)
第4条 本規則における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)
個人情報:生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。)をいう。
(2)
保有個人情報:本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(3)
本人:前項の個人に関する情報により識別可能となる特定の個人または未成年者個人の保護者をいう。
(4)
役員:本会の役員会を構成する者をいう。
(5)
委員:本会の委員会を構成する者(役員を含む)をいう。
(6)
教職員代表:本会の役員会及び委員会に出席する教職員の代表者をいう。
(7)
従業者:本会の指揮命令を受け、本会の業務に従事する者をいう。
(3) … PTAにおいては、保護者経由での児童・生徒の個人情報の取り扱いもあるため「本人」の定義では保護者を含むことを明記しましょう。
(4) … 運営委員、常置委員などは、組織形態や呼称が異なるので、実態にあわせましょう。
(6) … 教職員代表が、役員や委員の構成員に含まれない場合です。
(管理者)
第5条 本会における個人情報保護管理者は、本会会長とする。
2. 個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理および保存ならびに開示および訂正の請求に対し、適正に処理する責務を負う。
責任者を決めて運営する体制です。個人情報保護管理者は、会長でなく、役員の中から別途定めてもかまいません。
各委員会内での個人情報保護責任を各委員会の長に任せたい場合には、職務を委任できる下記条項を加えておくとよいでしょう。
  • 本会会長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する委員会の長に委任することができる。
(取扱者)
第6条 本会における個人情報データベース取扱者は、本会役員・委員長とする。
個人情報データベースへのアクセス権限を取扱者として限定しましょう。
(利用)
第7条 本会では個人情報を次の目的のために利用する。
(1)
PTA会費請求、管理業務等に関する連絡
(2)
本会の事業に関する文書等の送付
(3)
本会役員・委員・会員名簿等の作成
(4)
本会役員・委員選出等の推薦活動
(5)
○○当番表、○○班表、一人一役表の作成
(6)
○○イベントの名簿等の作成
(7)
ホームページや広報紙への掲載
(8)
問い合せまたは依頼等への対応
(9)
その他、事前にお知らせし同意を頂いた目的の場合
「PTA活動遂行に必要な業務」のような具体的内容が特定されない表記は不可です。具体的に記載された利用目的に限り、個人情報を利用可能です。
規則の中にすべての収集目的を列記することは難しい場合には、下記の条文と運用で対応することも検討できます。
  • 本会は、個人情報を取り扱う事業ごとに事前に、収集する個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。
具体的な運用方法は、個人情報の収集が必要な場合には「何の目的で、どんな情報を、誰が責任者になって収集するのか」を事前確認して、その都度、利用目的(個人情報の名称、収集の対象者、収集方法、記録項目、記録の形態)などを記録した書類(個人情報取扱業務概要説明書)を作成し、適切に保管する運用です。
(個人情報の利用の制限)
第8条 本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
(1)
法令に基づく場合
(2)
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
個人情報は目的外での利用をしないことが原則ですが、例外的に目的外利用する場合を明示しましょう。
(個人情報の取得)
第9条 本会が取り扱う個人情報を収集するときはあらかじめその個人情報の利用目的を決め本人に明示の上、同意を得ることとする。
(1)
氏名
(2)
電話番号
(3)
メールアドレス
(4)
銀行口座情報
(5)
○○班
(6)
PTA役員・委員の履歴
(7)
会員の子である児童の氏名、学年、クラス、兄弟姉妹
(8)
その他必要とするもので同意を得た事項
2. 前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ別途本人の同意を得るものとする。
利用予定の個人情報を記載し、個人情報取得時に本人に使用目的を伝え提供者の同意を得ることを明確にします。 取得する個人情報は、PTA活動に必要な最小限の情報に限定しましょう。
特に「要配慮個人情報」は漏えいリスクなども考慮し取得を避けましょう。
本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
(管理と保管)
第10条 個人情報保護管理者は、個人情報の安全確保および正確性の維持のため、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。
(1)
紛失、破損その他の事故防止
(2)
改ざんおよび漏洩の防止
(3)
個人情報の正確性および最新性の維持
(4)
不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去
2. 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第5条、第6条のように個人情報の管理管理者を選任し、取扱者も限定することは理想的な運営です。
現実対応のひとつとして、下記の条文と適切な運用で対応することでも個人情報保護法の理念実現がなされていると考えられます。
  • 個人情報は、本会役員が適正に管理する。
  • 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄する。
具体的な運用方法は、取得、保管、廃棄などの管理方法(期間や方法など)を、実情にあわせて文書化、役員全員でルールに則り適正に管理する運用です。
(保管及び持ち出し等)
第11条 個人情報データベース・個人データを取り扱う電子機器等については、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。
(1)
電子機器等のOSを最新状態に保つ。
(2)
電子機器等にセキュリティソフトを導入し最新状態に保つ。
(3)
個人情報データベース・個人データにはパスワードを設定し管理をする。
(4)
個人情報データベース・個人データへのアクセス権は、個人情報の取り扱い権限に応じた管理をする。
(5)
個人情報データベース・個人データの持ち出し、電子メール添付時などには、パスワードを設定するなど適切な管理をする。
個人情報保護法においては、組織的安全管理措置・人的安全管理措置・物理的安全管理措置・技術的安全管理措置も要求されています。 現実的に対応可能と思われる管理と保管方法を記載することで、個人情報保護法の理念実現を目指しましょう。
(第三者提供の制限)
第12条 本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1)
法令に基づく場合
(2)
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)
本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2)
個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
3. 本会は、前項第2号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
個人情報は原則として本人の同意なく第三者提供を行わないませんが、1.(1)〜(4)のように、例外的に同意なく第三者へ提供する場合もあること明示しましょう。

2.(1)のように、PTAから第三者である業務委託先(名簿作成や広報紙作成/印刷の会社など)に提供する場合も考えられます。 業務委託先の選定にあたっては、個人情報保護の観点から、個人情報を適切に管理しているか監督することが必要です。
具体的には、プライバシーマーク取得状況の確認、個人情報が適切に取り扱われているか口頭で確認する、情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却や廃棄などについて記載した書面を渡す、などの対応です。
(第三者へ提供に係る記録の作成等)
第13条 個人情報を第三者(第12条第1号から第4号の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
(1)
第三者の氏名
(2)
提供日付
(3)
提供対象者の氏名
(4)
提供情報の項目
(5)
提供対象者の同意を得ている旨
第三者に個人情報を適法に提供した場合には、提供先や日時、件数などを含め提供に関する記録を一定期間保管を行うことが必要です。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第14条 個人情報を第三者(第12条第1号から第4号の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く)から提供を受けたときは、次の項目について記録を作成し保存する。
(1)
第三者の氏名/住所
(2)
第三者が個人情報を取得した経緯
(3)
提供対象者の氏名
(4)
提供情報の項目
(5)
提供対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要とする。)
(5) … PTAでは、役員や委員の連絡先を者本人以外から教えてもらう場面もあります。その都度、記録を作成するのは負担が大きいためため、第三者が個人の場合に限り、本人の同意があれば記録不要としています。
学校から情報を提供してもらう場合は、別途「学校との業務委任契約」が必要となりますす。
(秘密保持義務)
第15条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
個人情報保護法では人的安全管理措置が要求されていますので、全ての会員対する秘密保持義務を明示することが必要です。
(情報開示等)
第16条 本会は、本人から当該本人に係る保有個人情報について、書面または口頭により、その開示(当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)
本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)
本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)
他の法令に違反することとなる場合
個人情報保護法では、データ内容の正確性の確保と消去の努力義務も要請されていますので、情報開示等についても記載することが必要です。
シンプルな条文では、
  • 本会は、本人から保有する個人情報の開示を求められたときは法令に沿ってこれに応じる。

開示請求があった場合でも、第三者の個人情報が含まれる場合や本人に知らせない方が明らかに正当であると認められる場合は、その個人情報の全部または一部を開示せず、理由を本人に文書で通知などの対応も重要です。
(個人情報の訂正または削除請求)
第17条 本会は、保有個人情報の開示を受けた者から、書面または口頭により、個人情報の訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
  1. 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
  2. 名簿等として既に配布しているものについての個人情報の訂正、追加、削除または利用停止を行う場合は、訂正、追加、削除の連絡をすることでこれにかえる。
個人情報保護法では、個人情報取得に同意したとしても、同意の取り消しが可能なため、申し出を受けた場合の対応方法についての記載が必要です。
本人から開示や訂正、追加、削除または利用停止を求められた場合は、適切に対応するが重要です。
訂正または削除請求の要件を厳格に場合は、下記の条文を追加しましょう。
個人情報の訂正、追加、削除または利用停止を請求する場合は、個人情報保護管理者に対して「氏名」「請求する個人情報の名称および項目」「請求の理由」「その他、管理者が必要と認めた事項」を記載した文書を提出することにより行うものとする。
(漏えい時等の対応)
第18条 本規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
  1. 個人情報保護管理者は、前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく本会会長に報告するとともに関係部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
シンプルな条文で、万一の漏えい事故等についての対応は、役員への報告を求め、情報集約を行やすい体制にするには、
  • 個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに本会役員に報告する。
(苦情の処理)
第19条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
苦情処理体制を明示する場合は、
  • 苦情対応の責任者は、本会会長とする。
  • 本会会長は、苦情対応担当者をあらかじめ指定し、その業務の内容を明確にしておくことで、苦情対応の業務を苦情対応担当者に委任することができる。
(研修)
第20条 個人情報保護管理者は、本会役員、委員、その他個人情報を取り扱う従業者に対して、定期的に、個人情報の取り扱いに関する留意事項について研修を実施するものとする。
個人情報保護法では、研修が求められています。現実的対応では、規則を配布して解説することなで、個人情報保護法の理念実現を目指しましょう。
(改定)
第21条 本規則は、法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、本会役員会で協議・検討し、改定することができる。本規則を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。
個人情報保護法等の改正に柔軟に対応できるよう、総会でなく役員会での改定を可能としています。
附則
本取扱規則は、20○○年○月○日より施行する。

個人情報保護方針の制定

各PTAの実情に応じて内容を変更するなどして、運用可能な規則を制定しましょう。
また、条文の分割や結合、言い回しなどは他の規程の記載方法にあわせるなどしてください。
また、個人情報保護方針の制定にあたっては、下記の様な配慮が望まれます。
  • PTA関係者が入手できる方法で公表する
  • ホームページなどでは、目につきやすい場所にリンクを貼る
  • 分かりやすい表現で
  • 問い合わせ先は必ず明示する

○○学校PTA 個人情報保護方針

○○学校PTA(以下「本会」という。)は、個人情報保護に関する法令、○○市個人情報保護条例及び○○学校個人情報保護方針等を遵守するとともに、本会において取得・保持する個人情報については個人情報保護法に則って運用管理を行い、かつ、その活動において個人情報の保護に努めるものとします。
そして、本会が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めるとともに、本会において取得・保持する個人情報についてはその利用目的を明示して取得・保持し、その取扱方法については、適宜の方法で会員に周知します。
また、本会が取得・保持している個人情報について、当該個人から開示請求があった場合には本会において誠実に対応するとともに、その訂正・削除の要請があった場合も本会において適切に対応するものとします。
個人情報保護法以外にも各自治体が定める条例や各学校の指針などがあります。

1.個人情報の定義

本個人情報保護方針において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)、もしくは個人識別符号(身体特徴を変換した符号、商品の購入履歴等であって当該特定の個人を識別することができるものをいう。)が含まれるものをいいます。 具体的には、本会が取得し、保有する個人情報は、以下の内容となります。
会員の氏名、住所、連絡先電話番号、メールアドレス、銀行口座情報、○○班、PTA役員委員履歴、会員の子である児童の氏名、学年、クラス、兄弟姉妹等、特定の個人を識別できる情報をいいます。

2.個人情報の収集

本会が個人情報提供をお願いする場合は、事前に収集の目的、利用の内容を開示した上で、本会の正当な事業の範囲内で、その目的の達成に必要な限度において、個人情報を収集致します。なお、収集する際には、保護者、地域住民、教職員の意思による情報の提供を原則とします。

3.個人情報の利用

PTAの個人情報の利用目的は以下のとおりです。
(1)
PTA会費請求、管理業務等に関する連絡
(2)
本会の事業に関する文書等の送付
(3)
本会役員・委員・会員名簿等の作成
(4)
本会役員・委員選出等の推薦活動
(5)
○○当番表、○○班表、一人一役表の作成
(6)
○○イベントの名簿等の作成
(7)
ホームページや広報紙への掲載
(8)
問い合せまたは依頼等への対応

目的以外の利用について

上記以外の目的で、本会の個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用についての同意を頂くものとします。

4.個人情報の第三者提供

本会は、同意なしに第三者へご利用者様の個人情報の提供は行いません。但し個人情報に適用される法律その他の規範により、本会が従うべき法令上の義務等の特別な事情がある場合は、この限りではありません。具体的には、次の場合です。
(1)
保護者・地域住民・教職員の承諾を得た場合
(2)
個人を特定・識別できない状態で開示する場合
(3)
本会と契約を締結している業務委託先等がある場合、必要な限度において開示する場合
(4)
法令により開示または提供が許容されている場合
契約とは、業務委託契約や秘密保持契約などを指します。

5.個人情報の管理

個人情報の正確性及び安全性確保のために、セキュリティに万全の対策を講じるとともに、保管期間がすぎたものは、廃棄します。
また、個人情報の取り扱いを外部委託するときは、当該個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
具体的な廃棄の期限を限定する場合には、「在籍児童・生徒の卒業後に速やかに破棄します」などの文言を追加します。

6.リンク先における個人情報の保護

本会ウェブサイトから他のウェブサイトへリンクを設定している場合がありますが、リンク先のウェブサイトでの個人情報の取り扱いについては、そのウェブサイトで個別にご確認ください。なお、本会以外の事業者または個人のウェブサイトにおける個人情報の取り扱いについては、本会は責任を負うことはできません。

7.個人情報の開示・訂正・追加・削除等

本照会・修正・削除などをご希望される場合には、ご本人であることを確認の上、対応させていただきますので、ご本人様から本会役員までご連絡をお願いいたします。個人情報保護法に従って対応いたします。
なお、個人情報に訂正、変更等がありましたら、できるだけ速やかに本会役員までへご連絡いただきますようお願いいたします。

8.法令、規律の遵守と見直し

本個人情報保護方針については、日本の法令、その他規範を遵守するとともに、運用上改善を要する場合には、改訂等の変更を行うことがあります

9.個人番号および特定個人情報保護に関する基本方針

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づいて特定個人情報等を取り扱う事務を行うに際し、個人番号および特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の保護についての方針を以下のとおり定め、特定個人情報等を取り扱います。
  • 法定の個人番号関係事務の範囲内で特定個人情報等を適切に取り扱います。
  • 特定個人情報等の適切な収集、利用、提供、保管及び廃棄を行うとともに、これらに関する事項を定めた規程等を策定し、遵守します。
  • 特定個人情報等を取り扱う者に対する教育、研修、監査等を実施します。
  • 特定個人情報等の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  • 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損を防止するための安全管理措置を講じます。また、万一漏えい等が発生した場合には、事案に応じて、速やかな是正措置を実施します。
  • 特定個人情報等に関する苦情およびご相談に適切かつ迅速に対応します。
  • 特定個人情報等の管理の仕組みを継続的に見直し、改善します。
特定個人情報とは、マイナンバーを含む個人情報のことです。マイナンバーとは、日本の住民票を持つすべての人に対して割り振られた数字のことで、各種税金、社会保障、災害関連などに利用されます。
協議会などで有給の従業者いるなど、マイナンバーを利用している場合のみ、必要な項目です。

10.ご質問及び苦情の窓口

本会に対する個人データの取扱いに関するご質問や苦情については、 本会役員までご連絡ください。
[付則]本個人情報保護方針は、20○○年○月○日より施行いたします。

サイトポリシー

ホームページで、CookieとWebビーコンの利用、Googleアナリティクスの利用をする場合などは「サイトポリシー」も検討しましょう。

CookieとWebビーコンの利用

本会サイトでは、ご利用者様のアクセス情報を取得するために「Cookie」や「Webビーコン」等の技術を利用しております。これらにより取得した情報はいずれも個人を特定することはできません。
なお、当サイトを、お使いのブラウザーにおいてCookieを受け付けない設定や、画像を表示しない設定でご利用いただく場合、ウェブサイトで提供している機能の一部がご利用できない場合がございます。

Googleアナリティクスの利用について

本会サイトでは、Googleアナリティクスを利用することがあります。GoogleアナリティクスはCookieを利用して当サイトへのアクセス情報を収集します。
アクセス情報の収集及び利用方法については、以下によってによって定められています。
Google アナリティクスサービス利用規約 ≫ 
Google プライバシーポリシー ≫ 
詳細は、Google ポリシーと規約 ≫ をご参照ください。

PTA入会に関する書類(例)

入会案内時の説明書類

入会案内時などには「PTA入会申込書」とあわせて、説明書類も配布しましょう。

説明書類への記載例

活動目的:
児童・生徒の教育環境の整備、改善、会員の親睦と教養の向上、○○学校の教育推進への協力など
同意事項:
加入意思の確認
個人情報取り扱い
会費徴収事務の学校委託(該当する場合のみ)
個人情報:
個人情報保護法、○○市個人情報保護条例などの法令遵守
○○学校の個人情報取扱規則や個人情報保護方針について
その他 :
PTA手引きやホームページなどの情報入手の方法

PTA入会申込書

本例は、会費徴収を学校に業務委任している場合の例です。取得する個人情報や、個人情報の利用目的などを含め、各PTAの実情にあわせてご利用ください。

○○学校PTA 御中

記入日:20○年○月○日

PTA入会申込書、および個人情報取り扱い同意書

会員名(保護者名):
ふりがな:
会員区分:保護者、教員
電話番号 (緊急連絡先):
メールアドレス (任意):
在学中の児童・生徒の学年・クラス・お名前:

□ 以下に同意の上、私はPTA入会に同意します。
(1)
個人情報取扱規則を確認の上、個人情報の取り扱いに同意します。
(2)
PTA活動を円滑に行うため、PTAが学校から入会者の個人情報(PTA活動を行う際に必要な連絡先など)について提供を受けること。
(3)
PTA会費の支払い方法として、PTAが学校へ依頼し、学校徴収金と同じ金融機関から、学校徴収金と同時に振替すること。
※PTAは口座情報などの提供は受けません。
(4)
入会申込書は、1回のご提出で在校中は有効とさせていただき、お子さんの卒業時または転出時に、自動的に会員資格を失うこととします。
※会員資格を失った場合、この同意書は、適切に廃棄します。
□ 私はPTA入会に同意しません。
※これからのPTA活動を見ていただき、来年度またご意思を伺わせてください。
ご記入いただきました個人情報は、下記の事項について使用させていただきます。
これ以外の目的で、個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用についての同意を頂くものとします。
(1)
PTA会費請求、管理業務等に関する連絡
(2)
本会の事業に関する文書等の送付
(3)
本会役員・委員・会員名簿等の作成
(4)
本会役員・委員選出等の推薦活動
(5)
○○当番表、○○班表、一人一役表の作成
(6)
○○イベントの名簿等の作成
(7)
ホームページや広報紙への掲載
(8)
問い合せまたは依頼等への対応
「□ 私はPTA入会に同意しません」欄について 下記いずれかの対応をお勧めします。
  • 入会を希望されない方は提出の必要はありません。
  • 入会を希望されない方も、学校による配布回収の管理のため提出にご協力ください。
また、上記に対する追記として、
なお、緊急時を除き、PTAが入会を希望されない方の個人情報を学校から提供を受けることはありません。
理由としては、次ような点が背景にあります。
  • 通常のPTA活動は、各学級の子どもの人数のみで実施されるため、未加入者の情報は不要
  • 登校班などがある場合、学校側の責任で設定することで対応可能
  • 未加入者の出し忘れがあっても、子どもにとっては不利益が発生しなしない
  • 未加入者の保護者から行事などへの参加希望があれば、その都度に対応することで可能

個人情報取り扱いに関する記載例

個人情報に関する取り扱いは、管理体制の整備も含め、本人からの取得にあたり利用目的や本人同意なども重要です。
下記1〜4の項目は、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を制定した場合での例です。
「PTA入会申込書」などでは、規則に準じた形でご利用ください。

1.個人情報取扱規則に基づくシンプルな例

○○学校PTAは、保有する個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令に従い「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を定め、提出をいただいた個人情報はPTA活動においてのみ利用すると共に、適切に管理を行います。

2.利用目的を記載した例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、提出をいただいた個人情報はPTA諸活動(会員名簿の作成、各種連絡、その他PTA活動に付随する業務)にのみ利用いたします。
また、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

3.個人情報を委託先以外の第三者へ提供する場合の例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を 遵守するとともに、提出をいただいた個人情報は、PTA諸活動(会員名簿の作成、各種連絡や案内、その他PTA活動に付随する業務)及び、○○目的のために○○へ提供したり、○○に掲載する場合に使用いたします。
また、「○○学校PTA個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

4.上記1〜3いずれの場合でも記載を推奨する項目

個人情報の訂正をする場合は、○○(連絡先のメールや担当者)へお申し出ください。
なお、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」については、○○(総会資料やホームページなど)をご確認ください。
上記1〜4の項目に加え、個人情報の開示・訂正・追加・削除等の連絡先に関する情報と、個人情報取扱規則や個人情報保護方針などに関する情報の明示も必要です。

会費引落委託に関する記載例(会費徴収を学校に委託している場合)

会費徴収を学校に委託している場合に必要となる、保護者者向け文書への追加記載例です。
PTA会費徴収業務を○○学校に委託すること、ご記入いただいた個人情報をPTA会費徴収業務を委託するために○○学校に提供することに同意いたします。
※本校PTAと学校は業務委託契約を締結しており、会費徴収業務も含まれています。
  • 会費は月額○○円/1家庭(児童・生徒)です。
  • 徴収は入会届を受理した日の翌月から学校徴収金と一緒に引き落としを開始します。
  • ○○学校PTAの入会による会員期間は、○○~○○までとし、会員期間の中途で脱会した場合の会費の引き落としについては○○○○とします。

業務委任契約書

○○学校PTA会⾧○○(以下「甲」という。)と○○学校校⾧○○(以下「乙」という。)とは、○○学校PTAの業務に関して、次の通り業務委任契約を締結する。
業務委任契約書
(委任事項)
第1条 甲は乙に対し、○○小学校PTA業務のうち、次の行為をなすことを委任し、乙はこれを受諾する。
(1)
PTA会費の集金及び督促
(2)
印鑑、出納簿及び預金通帳の保管
(3)
PTA広報紙、各種PTA関連文書等の配布
(4)
PTAへの提出物の回収・保管
(5)
その他、甲、乙協議の上で必要な業務
2. 前項各号に明記されていないもので必要が生じた事項については、都度、甲と乙が協議して定める。
具体的に委任する内容にあわせてください。
(権利義務の譲渡等の禁止)
第2条 乙は第三者に対し、委任事項の一部若しくは全部を委任し、この契約に基づいて生じる権利義務を譲渡し、又はこの契約上の地位を承継させてはならない。ただし、乙の事前の申し出により甲の承諾を得たときは、この限りではない。
(報酬)
第3条 この委任契約に関し、乙に名目の如何を問わずいかなる報酬も支払わない。また、乙は、甲に対して名目の如何を問わずいかなる報酬も求めない。
(秘密の保持等)
第4条 乙は、委任契約上知り得た秘密を第三者に漏らしてはならない。また、乙は、保管する書類等を他人に閲覧、書写又は譲渡してはならない。ただし、法令に特別の定めがあるとき、または甲の承諾を得たときは、この限りでない。
(契約期間及び有効期間の継続)
第5条 本契約期間は、20○○年○○月○○日までとする。ただし、甲乙いずれにおいても、1か月以前に相手に通知することにより、本契約を解除することができるものとする。また、甲・乙いずれからも前記の通知がない場合,契約は自動的に更新されるものとする。
自動更新にして毎年の手続きを省略します。毎年契約をする場合は、
  • 本契約の期間満了は、当年度の3月31日までとする。
  • 2. 前項の期間満了後、乙は、この契約に基づき保管する書類等を、速やかに甲へ引き渡さなけ ればならない。
(実施状況の確認)
第6条 甲は、委任業務の実施状況について、乙の業務に支障を生じさせない範囲内において、聞き取りや書類の確認等を行うことができる。
(補足)
第7条 本契約に定めのない事項については、必要に応じて甲、乙が誠意を持って協議して定める。
この契約の締結を証するため、本書2通を作成し、甲、乙記名押印のうえ各自1通を保有するものとする。
20○○年○○月○○日
委任者(甲) ○○学校 PTA会⾧ ○○
受任者(乙) ○○学校 校⾧ ○○
会長名義でも契約書締結は可能です。また印鑑が慣習的に必要であれば利用してください。
PTA規約などで、PTA団体が権利能力なき社団として要件を満たしていることが前提です。
また。PTAが外部(学校)と契約を締結する場合は、自然人であるPTA会長が「PTA会長」という肩書き付きで契約当事者になります。
記事
PTAは権利能力なき社団
PTAの法的側面 ≫
記事
契約当事者としてのPTA
PTAの法的側面 ≫

学校における個人情報の取扱いならびに使用の同意について

学校側が保護者に対して、学校の保有する個人情報をPTAに提供することについて同意を得る場合、学校側文書に追加記載をお願いする内容の例です。
  1. 個人情報(氏名、写真、作品、生徒・児童の学校の様子・活躍など)については、学校だより等の各種おたより、本校ホームページ等で扱うものとする。
  2. 本校教育活動へのテレビや新聞取材などに対して、本校教育活動に関する写真、映像、音声を提供・公開するものとする。
  3. 学級集合写真(○年生〜○年生)、卒業アルバム(○年生)の写真、映像、音声を利用する。
  4. PTA活動のため(役員選出、広報誌、ホームページ、各種イベントなど)等への情報提供をするものとする。
各都道府県や各市区町村が定める「個人情報保護に関する条例」では、教育委員会(学校)は、保有する個人情報を利用目的以外のために第三者に提供してはならないと規定されている場合が一般的です。
こうした条例がある場合、本人の同意を得ずに、学校からPTAに対して児童・生徒や保護者名簿(個人情報)を 提供することは、条例違反となる可能性があります。 学校側に相談するなどして、個人情報の取扱いに関する学校の文書に、「学校の保有する個人情報をPTAに提供することについての同意」に関する項目追加を依頼してください。
サイト内の関連情報

個人情報保護対策

記事
個人情報保護法適用団体として必要な対策
個人情報保護 PTAでの対策は ≫
記事
個人情報取扱規則や個人情報保護方針の制定
個人情報保護 テンプレート ≫
記事
入会申込書や個人情報取り扱い、会費徴収など
PTA入会書類 テンプレート ≫

補償制度

記事
万一の個人情報漏えい事故に備えた団体補償制度
個人情報漏えい補償制度 ≫

運営チェックリスト

記事
任意加入、意思確認、個人情報保護、PTA運営等
運営チェックリスト ≫
記事
入力いただいた回答は集計結果として即時反映
運営チェックリスト アンケート版 ≫

サイバーセキュリティ

コラム
ネット利用時に推奨される基本的なセキュリティ
サイバーセキュリティ対策 ≫
コラム
SNS利用時の注意点、不正サイトや詐欺サイト等
ネット上のプライバシー情報管理 ≫
コラム
ブログ、SNSの注意点、迷惑行為等トラブル対策
ネット上に情報発信をする時は ≫
コラム
インターネット対応情報端末、利用時の注意点
スマホやタブレットの安全な利用 ≫
コラム
メール、ファイル共有などのリスクと対策
ネットサービスのリスクと対策 ≫
コラム
ウイルス、犯罪、事故などのリスクや対策
ウィルスや不正アクセスへの対策 ≫
全国PTA連絡協議会からのご案内
  • 園児•児童•生徒 総合補償制度に関する変更のご案内(2024年4月1日) ≫
  • PTA保険(PTA総合補償制度)につきまして、ご要望の多かった現契約の代替について、PTA単位での個別対応が可能となりました。お困りの場合は、当協議会にお気軽にご相談ください。お問い合わせ ≫
facebookでシェア
   
LINEでシェア
   
Xでシェア
   
リンクをコピー
全国PTA連絡協議会は、本サイト等の内容およびご利用者様が本サイトを通じて得る情報等について、その正確性、完全性、有用性、最新性、適切性、確実性、動作性等、その内容について何ら法的保証をするものではありません。当サイトに掲載されている情報を利用することで発生した紛争や損害に対し、当協議会は責任を負わないものとします。
また、本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
Site Map
Site Map
カテゴリー別 掲載記事一覧
カテゴリー ≫ Click … 同ページ内の記事概要へ移動します。
+ Click後、記事名 ≫ Click … 別ページの記事へ移動します。
カテゴリー ≫ … 同ページ内の記事概要へ移動
Click後、記事名 ≫ … 別ページの記事へ移動
お問い合わせ
PTA活動のアップデート

求められるPTAを目指して

PTA運営チェックリスト

PTA活動のスマート化

PTA活動でのコンプライアンス

任意加入説明と未加入者対応

適切な個人情報保護とその対策

法律面からPTAを考える

PTA活動支援や情報共有

セミナーや相談室、情報交換や情報共有

上部団体としてのPTA協議会や連合会

PTA協議会や連合会関連の情報

PTA活動と地域

PTAの備品

会費の使い方・会費集金

PTA会費の適切な使途

PTA活動に関わる事務

PTA会費集金の負担軽減

PTAでのITサービス導入支援

Wi-Fi利用環境の支援

ITライセンス支援(会員対象)

IT導入支援

Googleアプリの活用

オンライン会議の導入と活用

オンライン会議の活用

Zoomの活用

FAQ よくあるご質問

よくあるご質問

PTA活動

個人情報保護

ICTの利活用

PTA 事例紹介

PTA 事例紹介

ICT 導入事例

PTA団体補償制度など

PTA団体補償制度(会員対象)

補償制度 知っておくべき事

子どもたちの教育

子どもの教育費

子どもの教育や教育環境

子どもの安全、子どもの見守り

子どものメンタルヘルス

子どもの安全

犯罪から子どもを守る

保護者対象の情報やサービス

学校や教師に関する課題

保護者として

安心してインターネットを使うために

全国PTA連絡協議会の登録について
会員登録 当協議会へのご登録にあたり、会員団体に対する人的、金銭的なご負担はありません。
各都道府県、市区町村のPTAがフラットにつながることでメリットを享受いただける団体を目指しています。
会員団体の皆様には、事務負担や研修会・イベントなどへの動員は想定していません。
情報交換会や各種セミナーは、基本的にオンライン形式で開催いたしますので、皆様のニーズや関心に応じて、お気軽にご参加いただけます。
各種サービスをより多くのPTAの皆様にご利用いただけるよう心がけておりますが、助成制度や補償制度のご利用には、サービス性質上、当協議会へのご登録が必要です。
PTAの皆様は、金銭的や人的なご負担を気にせず、必要とされる事業やサービスをご利用ください。
本年の会員対象は、上部団体に未加入または休会中のPTA団体を原則としております。(図の緑部分)
  • 日本PTA全国協議会に未加入または休会中の協議会
  • 道府県PTA協議会に未加入または休会中の市区町村郡PTA連合会等
  • 市区町村郡PTA連合会に未加入または休会中の単位PTA
対象となるPTAの皆様、ぜひ、当協議会へのご登録をご検討ください。
上部団体からの退会・休会を検討中のPTAの皆様も、 お気軽にお問い合わせください。
全国PTA連絡協議会の会員登録はこちらから
記事
登録方法などは、
会員登録について ≫
記事
登録のあるPTAは、
会員登録団体 ≫
記事
ご不明な点はお気軽に
お問い合わせ ≫
ダウンロード
全国PTA連絡協議会の概要
ダウンロード
更新:2024年2月7日