一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAでのコンプライアンス 4.会計 … 会計口座、予算や繰越金、不正行為など

ここでは、PTAにおけるコンプライアンス的な側面から、PTA会費の適正な徴収と支出、会計口座、口座管理、会計担当者、PTA予算の健全性、繰越金、PTA会計に関する不正行為、不正行為への対策などをまとめています。
作成:2024/01/21  更新:2024/02/04
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PTAでのコンプライアンス(1〜4)目次
社会の変化に伴い、任意加入の周知・徹底、情報開示、事業のスマート化など、PTA活動の適正化に向けた対応は多岐に渡り、時間も情報も必要です。
PTAの存在及び活動に関する法律構成が曖昧な部分もありますが「PTAでのコンプライアンス(1〜4)」では、PTAでのコンプライアンスや、関係する法的な側面などからPTAのあり方や活動を考えています。
当協議会では、PTAが任意の団体して、保護者の意見を学校運営に反映し、学校の活動を支援する適切な活動を行えるよう「PTA活動の意義や運営を再確認すること」「再定義されたPTA活動をサポートすること」などの情報発信や各種サービスの提供を行っていきます。

PTAでのコンプライアンス  1.組織 ≫

法律定義でのPTA、任意団体、社会教育団体、PTA活動の公共性、学校施設利用など

PTAでのコンプライアンス  2.運営 ≫

任意団体、任意加入、熊本PTA裁判、活動の任意性、強制性の排除、公平性の担保、未加入者への対応、退会者の会費返還裁判、卒業記念品裁判など

PTAでのコンプライアンス  3.会費 ≫

学校経費の設置者負担、寄付・寄贈の対象、寄附採納手続き、学校徴収金、会費徴収、教員の会費返還請求裁判、学校徴収金としての会費集金など

PTAでのコンプライアンス  4.会計 ≫

PTA会費の適正な徴収と支出、会計口座、口座管理、会計担当者、PTA予算の健全性、繰越金、PTA会計に関する不正行為、不正行為への対策など

PTA会費の適正な徴収と支出

PTAが任意団体として成立するには、構成員の変更にかかわらず団体が存続するのこと共に、組織として金銭面でも団体が存続することが必要です。
年度ごとの収入(会費など)と支出(運営費や事業費など)のバランス、周年行事など定期的に多額の出費を計画する場合では、それを見越した積立も必要です。

PTA会費の適正な徴収

Complaiance PTA会費は、給食費などの学校徴収金と一緒に一括して集金する方法が、今までは一般的でしたが、現在では、以下の2点を踏まえたPTA会費の集金が必要です。
  • PTAは任意加入の団体であり、PTA会費は、会員からのみ徴収
  • PTAによる個人情報の適切な取り扱い
記事
個人情報保護法適用団体として必要な対策
個人情報保護 PTAでの対策は ≫

学校徴収金としてPTA会費を集金する場合

学校徴収金としてPTA会費を集金する場合は、以下が必要です。
  • PTA総会などで、業務委託契約にあたっての保護者の合意
  • PTAに関する業務の一部を学校に委任するため、学校側との業務委託契約(準委任契約)
  • 個人情報の利用目的(PTA会費徴収)と学校に業務委託について、会員の事前同意(入会申込書などに記載)
    • 学校への個人情報の提供は、個人情報保護法における第三者提供の例外規定となる業務委託(PTA会費徴収)であることを明確化

学校給食費の公会計化による変化

学校給食費の公会計化を実施している自治体でのPTA会費の集金方法は、以下のパターンがあります。
  1. 以前から、PTAとして独自にPTA会費を集金
  2. 給食費の公会計化後も、PTA会費を学校徴収金の一部として集金
  3. 給食費の公会計化後は、PTAとして独自にPTA会費を集金
  4. 給食費の公会計化後、PTA会費を学校給食費と併せて自治体が一括徴収
記事
学校徴収金としての会費徴収への影響は?
給食費の公会計化とPTA会費集金 ≫
PTAは、学校を支援する活動を行いますが、学校とは別の独立した団体です。
PTA会費の集金は、本来は、PTAが独自に会員から行うべきものと考えます。
一方で、事務負担の軽減、集金コストの軽減の観点から、学校徴収金としてPTA会費を集金する場合もあります。こうしたには場合、学校、保護者、PTAの三者間で、個人情報と会費の受け渡しに関する適切な対応が必要です。
また、公務員である効率学校の教職員には「職務専念義務」があり、学校業務に専念とされています。法だけでなく、各自治体が定める学校徴収金の取扱に関するガイドラインなどに則り、適切な対応が必要です。

PTA会費の適正な支出

学校にかかる経費は、設置者が負担

学校へのPTAからの支援には一定の要件があります。
  • 学校支援す活動経費については、予算額を含めてPTA会員の総意であること
  • 公費負担すべきとされている経費、各種会合、研究会等の分担金や会議費、教職員に対する餞別金、記念品代、その他謝礼などについては学校支援活動経費に含めないこと

PTA会費の使途やPTA事務の委託

記事
公費と私費の区分、PTA会費の適切な使途は?
PTA会費の適切な使途とは ≫

PTA予算での学校への寄付・寄贈

子どもたちの教育環境を充実させたいと思うのは、どの保護者も一緒ですが、PTAから学校への寄付・寄贈は難しいと考えた方がよいでしょう。
PTAで寄付・寄贈を考えるには、いくつかの要件があります。
  • 任意加入の会員から徴収された会費
  • PTA予算への明記(PTA会員の総意による自主的もの)
  • 寄付・寄贈の対象
  • 寄附採納の手続き
記事
学校への寄付・寄贈、チェックすべきことは?
PTAから学校への寄付・寄贈 ≫

適切な会計管理

会計口座

会計 複数の会計口座を利用するPTAは少なくないと思います。
各口座の利用目的を明確にして、入出金を管理することは、事故防止の観点からも重要です。
下記は、一般会計口座のほか、特別会計口座、周年積立金口座を利用する一例です。

一般会計口座

  • PTA会費と収入と単年度の活動費
  • 年度毎の会費収入と支出のバランスが重要
  • 多額の繰越金がある場合などは、会員対するその目的や管理などの説明責任が必要

特別会計口座

  • 資源回収やバザーなど事業収入がある場合は、PTA会費と別管理
  • 地域協力費の別会計化は運用面、一方で、支出や承認の適切な管理が必要

周年積立金口座

  • PTAとしての定期的な周年行事を実行の是非、内容を検討
  • 実行時は、必要経費を5年や10年の期間で計算し、計画的な積み立て
  • 学年間での平等性にも配慮(5年毎は2回経験者、10年毎は未経験者も発生)
一般会計口座
収入 支出
PTA会費 運営費活動費
分担金
前年度繰越金
翌年度繰越金
特別会計口座
収入 支出
資源回収収入
バザー収入
助成金他
周年積立金
地域協力費
前年度繰越金 翌年度繰越金
周年積立金口座
支出 収入
周年積立金 周年行事支出
5年毎など
前年度繰越金
翌年度繰越金

会計口座の管理

会計口座間の融通

複数の会計口座を利用する場合、口座間の融通が必要な場合もあると思います。
融通対応を行う場合のルール化や、複数関係者の確認なども重要です。会長や会計担当者の都度判断による対応は、事故防止の観点からも避けるべきでしょう。

通帳・印鑑の管理

  • 通帳の管理者と銀行印の管理者は別
  • ウェブや記帳による残高の定期的な確認が必要
  • 現金のままで長期間保管することは避け、速やかに銀行口座へ入金
  • PTA室に、通帳、銀行印、現金などがある場合は、施錠管理
通帳と印鑑をセットで学校に管理を依頼しているケースもありますが、事故防止の観点から別の管理方法に切り替えるべきと考えます。(学校関係者による不正行為の事例も多数あり)

会計担当者

会計

引継ぎ時の確認事項

会計担当者が引継ぎを行う場合は、下記の注意が必要です。
  • 前年度の決算処理が全て完了した上で、決算事務が終わっているか。
  • 年間の徴収状況や執行状況に不明な点がないか。
  • 現金出納簿の記載や預金通帳の管理状況は適正か。
  • 新年度の予算計画書を確認し、関係者巻で共通理解となっているか。
  • 未納者などを含め、会費納入状況管理ができているか。

入出金の管理

  • 現金出納簿や会費納入状況管理帳票への適切な記帳
  • 現金入金の場合は領収書を発行
  • 発行済みの領収書の控え、または写しを保管
  • 現金はその日のうちに金融機関へ預け入れ

予算の流用

予算の流用は行わないことが理想的ですが、やむを得ない場合もあり、予算流用時には、以下の注意が必要です。
  • 合理的な支払理由等が説明できること
  • 流用元の同意が得られること
  • 速やかに精算すること
  • 流用状況が分かるよう、流用元・流用先双方の帳簿等に記載
予算の費目外流用が想定される場合には、総会などで事前承認を得ておくことも可能です。

会計監査の実施

  • 年度末の会計監査は必ず実施(中間監査など複数回監査を推奨)
  • 通帳原本(コピーや取引明細票などではなく必ず通帳原本)と関係書類との照合
  • 会計担当者による現預金の定期的なチェックが行われているか確認
  • 適切な監査実施した記録として、監査報告書を会員に配布
  • 監査での使用書類は、5年間など規定期間保管
    • 通帳、領収書、現金出納簿、支出・収入伺など

PTA予算と支出

PTA予算の健全性

下記は、本年度の年初の繰越金50万円でしたが、当初予算から20万円の未執行が発生し、年度末の繰越金70万円(表内*1)に増えた場合の例です。
次年度予算額での年初の繰越金は70万円(表内*2)となっています。
この繰越金70万円を、予算でどう振り分けるかで、[A][B]の表では、色付きの部分のみ差異があります。
[A][B]いずれの予算案でも問題はありません。[A]は繰越金含めた、次年度の収入の部の全額を、支出の部にあて、予算執行後に残余が出た場合に、繰越金とする考え方です。
年度事予算を残すことに対する考え方も様々ですが、最終的に繰越金を前年度同額以上残せるように、会費の範囲内で各支出項目に予算を振り分ける[B]の方式を、予算執行の規律面から推奨します。
[A]予算上の繰越金はゼロ
本年度決算額 次年度予算額
収入の部
 会 費 2,000,000 2,000,000
 繰越金 500,000*2 700,000
 合 計 2,500,0002,700,000
支出の部
 運営費 500,000 800,000
 事業費 1,100,000 1,700,000
 分担金 200,000 200,000
 繰越金 *1 700,000 0
 合 計 2,500,000 2,700,000
[B]予算上の繰越金は前年と同額
本年度決算額 次年度予算額
収入の部
 会 費 2,000,000 2,000,000
 繰越金 500,000*2 700,000
 合 計 2,500,0002,700,000
支出の部
 運営費 500,000 500,000
 事業費 1,100,000 1,100,000
 分担金 200,000 200,000
 繰越金 *1 700,000 700,000
 合 計 2,500,000 2,700,000
予算編成で繰越金を前年度以上残そうとすると、予算が前年度よりも減る場合もできます。
今の支出に無駄がないか、事業の縮小や中止も含め活動を見直すことは、PTAを継続させる意味からも大切なことです。
繰越金には、検討の結果、赤字でも事業を遂行しなくてはならない場合のバッファとしての機能と、リスクに対応する予備費としての機能もあります。
収入があるイベントなどでも、イベントが中止になり経費だけが出てしまう可能性もあります。
中止リスクが天候であれば、3年連続中止は考えにくいと思います。こうした場合、中止時に発生する損害の額は、前年度繰越金の3分の1程度に抑えられるイベント計画が安全です。
人口減や会員の減少も考えられますので、会計の健全化の観点からも、予算規模も考えたPTA活動はどうあるべきかを定期的に見直すことは重要です。

繰越金

適正な繰越金の額

PTAの一般会計における繰越金の適正規模についての見解は、考え方や地域の事情によっても異なります。
また、繰越金は引き継がれてきた部分もありますので、過去の経緯などの確認も必要でしょう。
PTAとしては、適正な繰越金の範囲についての合意形成が、まず必要です。

繰越金が適正範囲を超えた状態

適正範囲を超えた繰越金が既にある場合は、何らかの形での是正が望まれます。
例えば、年度単位に発生した繰越金となった金額を計算し、一定額以上の金額となる場合は、当該年度の会費支払者に返金することも考えられます。
長期間に渡って少しずつ繰越金が増えてきたなど、返金対応が適切とは言えない場合は、下記も選択肢です。
  • PTAとしての備品(パソコンなど)を整備
  • 地域の方も参加できるPTA講演会やイベントなど開催
  • 子どもたちが長期に渡って使える、学校経費で購入できない備品を整備(音楽活動には楽器、スポーツ活動には用具など)

繰越金を取り崩す際の注意点

金額が大きい場合は、単年度で一括処理せず、長期の計画を策定するなどして、単年度予算規模度と繰越金の取り崩し額のバランスをとる事が重要です。
例えば、適正な繰越金の範囲を超えた金額が、10年間で増えた場合には、10年かけて少しずつ取り崩していくことも一つの方法でしょう。
多額の繰越金があるのは、過去からの会費の蓄積であり、取り崩した繰越金の使い方には、子どもたちはもちろん、地域も含めた還元などの配慮が望まれます。

繰越金が年々増加

必要とすべき繰越金の額に向けての増加であれば、問題ありません。
適正範囲を超えて増えている場合は、必要以上のPTA会費額の設定であるとも考えられ、PTA会費を減額することも選択肢です。

PTA会計に関する不正行為

不正行為に関する報道

残念ながら、PTA会計に関する不正行為は少なくありません。
不正行為者は、PTA会長、担当者、PTA職員のほか、教頭、事務長、事務職員など学校関係者の場合もあります。
以下は、新聞やテレビで報じられた情報の一部です。
  • 報道時の情報がベースですので刑事告訴されないケースや、不起訴などの場合もあります。

高校PTA職員着服事件

2023年11月6日 NHK 山梨NEWS WEBでは、以下の様に報じています。
甲府市の県立高校で保護者から集めた金を着服したとして、業務上横領の罪に問われたPTAの元職員(会計担当)に対して、甲府地方裁判所は「信用を裏切る悪質な犯行だ」と指摘し、懲役2年4か月の実刑判決を言い渡しました。
判決で、裁判官は「長期間にわたって40回以上の横領行為をしていて559万円余りの被害を生じさせた。常習的な犯行で被害結果も高額だ」と指摘。その上で、「会計業務を任されていたことを利用した信用を裏切る悪質な犯行で、ギャンブルや横領による穴埋めを新たな横領で行った動機や経緯に酌むべき事情は見当たらない」としています、
この事件では、高校のPTAが損害賠償を求める民事裁判を起こし、甲府地方裁判所が2021年、被告に対し、500万円余りの賠償を命じる判決を言い渡し、確定していました。

PTA会費に関する不正行為の報道

2023年11月
香川県立高校の職員が、2022年12月から翌年8月までの間に、PTA会費など約920万円を私的に流用
2023年06月
東京都内の54の小学校が加入するPTA連合会で250万円超の不適切な会計処理、無期限の活動停止
2023年05月
埼玉県内の約160の小中学校が加入するPTA連合会で1,000万円超の使途不明金問題、一部の単Pが退会
2023年04月
鳥取市立中学校のPTA職員が、2017年ごろからPTAの運営費や教材費などから334万円を着服
2022年07月
京都市立高校の事務長が、PTAの一般会計と特別会計から9年間に計90回、2,600万円を横領
2022年06月
沼津市立小学校の事務職員が、2088年2月から10月までの間に、PTA会費140万円を横領
2021年07月
広島市立小学校と中学校のPTAでそれぞれ会計責任者を務める女性、会費など1,050万円を横領
2021年06月
山梨県立高校のPTA職員が、527万円を不正に流用
2021年03月
全日本私立幼稚園PTA連合会で、約4,100万円の使途不明金
2021年03月
埼玉県立高校の主事がPTA会費などから336万円を横領
2020年11月
和歌山市立幼稚園の教頭がPTA会費などから約9万円を横領
2021年03月
愛知県立高校の事務長がPTA会費や生徒会費から518万円を横領
2020年06月
姫路市立中学校の事務職員が、2019年9月から11月の間に、PTA会費143万円を横領
2020年03月
千葉県立高校の主事がPTA会費などから約22万円を着服
2019年06月
奥州市立小学校の主事が、PTA会費や学年積立金など約80万円を横領
2019年06月
埼玉県の公立小学校PTA会長が、2017年度にPTA会費から約300万円を横領
2018年10月
北九州市立小学校の教頭が、2013~2015年の間にPTA会費から約220万円を着服
2016年02月
大阪市立小学校の教頭が、2008~2011年の間にPTA会費約480万円を着服

不正行為への対策

事例からもわかるように、PTA会費として多額の被害となる事件がかなりの頻度で起きています。、また、長期間に渡り不正が発覚していないケースも少なからずあります。
事件が学校関係者の場合もありますが、一保護者が大きな裁量を持っていたため起きた犯罪もあると考えられ、PTA体制そのものに問題があったのではないかという視点も必要です。
任意加入の周知・徹底、情報開示、事業のスマート化など、PTA活動の適正化に向けた対応は多岐に渡りますが、犯罪や事故を引き起こしてしまう環境を減らす対策も必要です。

現在の会計体制で気になる事は?

PTA会計の体制に問題がないかの確認は必要です。
  • 会計担当者一人が金銭の出し入れについて大きな裁量
  • 会計に他の役員や会員が口出しできない関係
  • 会計監査は、ほぼ形式的に実施
  • A会計、B会計などの二重帳簿の利用

不正防止の対策が必要です。

人的負担が増えるなど部分がありますが、保護者からの大切な会費ですので、適切な管理は必要です。
  • 会計担当者は1~2年毎に交代(会計の任期を明定)
  • 会計は複数の担当者
  • 年に複数回の監査
  • 適切な監査を実施(銀行残高は通帳原本、領収書など証憑を必ず確認など)
  • 通帳と印鑑は、別々の人が管理
  • ネット利用の場合、実行者と認証者の2名で実施
  • 入金や支払におけるはなるべく現金扱いを減らし、手元の現金は最小限に

不正や犯罪が起こりやすい三条件

  • 犯意がある人の存在 … 一人に大きな裁量与えることは避ける、
  • 犯罪の対象の存在 … 現金扱い処理を減らす、残高の適切な確認
  • 適切な監督者の不在 … 複数の担者当、複数回の監査、実行者と認証者などの制度化

不正行為と法律

会計 会計担当者が、使い込みなどが行った場合には、保護者か学校の職員か教員かに関わらず、刑事の責任として業務上横領罪が適用されます。
業務上横領罪は、反復継続する業務を前提としているのため、発生リスクの可能性、被害の大きさの観点から単純横領罪より量刑が重くなっています。
もちろん、横領行為は不法行為ですから、不法行為による損賠賠償の義務を負います。
仮に、弁償したとしても、不法行為による業務上横領罪が成立することには変わりありません。
刑法

第253条(業務上横領)

業務上自己の占有する他人の物を横領した者は、10年以下の懲役に処する。
業務上横領罪が成立する要件は、有償・無償の業務であるかに関わらず、以下の通りです。
  1. 業務性(業務とは、社会生活上の地位に基づき反復継続して行われる事務のこと)
  2. 委託信任関係に基づく占有(信頼されて任されていること)
  3. 他人の物であること
  4. 横領(自己や第三者のために不法に領得すること)
民法

第709条(不法行為による損害賠償)

故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
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