一般社団法人 全国PTA連絡協議会

入会申込書や個人情報取り扱い、会費徴収など
PTA活動に必要な書類のテンプレートです。

子どもたちが安全で健やかに成長するためには、学校と保護者の連携は不可欠であり、PTAは子どもたちに必要な組織であると考えています。自校の児童・生徒のために、保護者と学校が自主的・協働的に進めているのがPTA活動であり、学校ごとに組織されている団体です。
作成:2023/05/16  更新:2023/10/19
facebookでシェア
LINEでシェア
Xでシェア
リンクをコピー
本サイトの一部には法律的な根拠を求めることが難しい内容も含まれております。このような内容については全国PTA連絡協議会としての見解となります。
PTAは任意団体であり「人格なき社団」と考えられ、個々の自治が重視され規約や慣例など、個別に判断しなければならないこともあります。ただし、PTA活動の前提は、保護者と教師が協力して学校運営に携わり、子どもたちが安全で健やかに成長するためのより良い教育環境を整えることです。
当協議会では「当協議会が考えるPTAのあるべき姿」を伝えるために発信を続けてまいります。

PTA入会に関する書類(例)

入会案内時の説明書類

入会案内時などには「PTA入会申込書」とあわせて、説明書類も配布しましょう。 PTA入会申込書では、PTAはどんな活動をしているのか、具体的にわかりやすく説明の上、なぜPTAがあるのか、なぜ必要なのかを丁寧に説明しましょう。
説明書類への記載例
活動目的:
児童・生徒の教育環境の整備、改善、会員の親睦と教養の向上、○○学校の教育推進への協力など
同意事項:
加入意思の確認
個人情報取り扱い
会費徴収事務の学校委託(該当する場合のみ)
個人情報:
個人情報保護法、○○市個人情報保護条例などの法令遵守
○○学校の個人情報取扱規則や個人情報保護方針について
その他 :
PTA手引きやホームページなどの情報入手の方法

PTA入会申込書

本例は、会費徴収を学校に業務委任している場合の例です。取得する個人情報や、個人情報の利用目的などを含め、各PTAの実情にあわせてご利用ください。

○○学校PTA 御中

記入日:20○年○月○日

PTA入会申込書、および個人情報取り扱い同意書

会員名(保護者名):
ふりがな:
会員区分:保護者、教員
電話番号 (緊急連絡先):
メールアドレス (任意):
在学中の児童・生徒の学年・クラス・お名前:

□ 以下に同意の上、私はPTA入会に同意します。
(1)
個人情報取扱規則を確認の上、個人情報の取り扱いに同意します。
(2)
PTA活動を円滑に行うため、PTAが学校から入会者の個人情報(PTA活動を行う際に必要な連絡先など)について提供を受けること。
(3)
PTA会費の支払い方法として、PTAが学校へ依頼し、学校徴収金と同じ金融機関から、学校徴収金と同時に振替すること。
※PTAは口座情報などの提供は受けません。
(4)
入会申込書は、1回のご提出で在校中は有効とさせていただき、お子さんの卒業時または転出時に、自動的に会員資格を失うこととします。
※会員資格を失った場合、この同意書は、適切に廃棄します。
□ 私はPTA入会に同意しません
※これからのPTA活動を見ていただき、来年度にあらためてご意思を伺わせてください。
ご記入いただきました個人情報は、下記の事項について使用させていただきます。
これ以外の目的で、個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用についての同意を頂くものとします。
(1)
PTA会費請求、管理業務等に関する連絡
(2)
本会の事業に関する文書等の送付
(3)
本会役員・委員・会員名簿等の作成
(4)
本会役員・委員選出等の推薦活動
(5)
○○当番表、○○班表、一人一役表の作成
(6)
○○イベントの名簿等の作成
(7)
ホームページや広報紙への掲載
(8)
問い合せまたは依頼等への対応

個人情報の取り扱い

個人情報取り扱いに関する記載例

個人情報に関する取り扱いは、管理体制の整備も含め、本人からの取得にあたり利用目的や本人同意なども重要です。
下記1〜4の項目は、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を制定した場合での例です。「PTA入会申込書」などでは、規則に準じた形でご利用ください。

1. 個人情報取扱規則に基づくシンプルな例

○○学校PTAは、保有する個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令に従い「○○学校PTA 個人情報取扱規則」を定め、提出をいただいた個人情報はPTA活動においてのみ利用すると共に、適切に管理を行います。

2. 利用目的を記載した例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、提出をいただいた個人情報はPTA諸活動(会員名簿の作成、各種連絡、その他PTA活動に付随する業務)にのみ利用いたします。
また、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

3. 個人情報を委託先以外の第三者へ提供する場合の例

○○学校PTAは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を 遵守するとともに、提出をいただいた個人情報は、PTA諸活動(会員名簿の作成、各種連絡や案内、その他PTA活動に付随する業務)及び、○○目的のために○○へ提供したり、○○に掲載する場合に使用いたします。
また、「○○学校PTA個人情報取扱規則」にもとづき適切に管理、提供を行います。

4. 上記1〜3いずれの場合でも記載を推奨する項目

個人情報の訂正をする場合は、○○(連絡先のメールや担当者)へお申し出ください。
なお、「○○学校PTA 個人情報取扱規則」については、○○(総会資料やホームページなど)をご確認ください。
上記1〜4の項目に加え、個人情報の開示・訂正・追加・削除等の連絡先に関する情報と、個人情報取扱規則や個人情報保護方針などに関する情報の明示も必要です。

会費引落委託に関する記載例(会費徴収を学校に委託している場合)

会費徴収を学校に委託している場合に必要となる、保護者者向け文書への追加記載例です。
PTA会費徴収業務を○○学校に委託すること、ご記入いただいた個人情報をPTA会費徴収業務を委託するために○○学校に提供することに同意いたします。
※本校PTAと学校は業務委託契約を締結しており、会費徴収業務も含まれています。
  • 会費は月額○○円/1家庭(児童・生徒)です。
  • 徴収は入会届を受理した日の翌月から学校徴収金と一緒に引き落としを開始します。
  • ○○学校PTAの入会による会員期間は、○○~○○までとし、会員期間の中途で脱会した場合の会費の引き落としについては○○○○とします。
PTAにおける個人情報保護対策についてはこちらに詳しい情報があります。

会費徴収などPTA業務の一部を学校に委任している場合

PTA会費徴収や預貯金通帳の保管など、PTAに関する業務の一部を学校に委任している場合には、業務委任契任書を作成するなど、PTAから学校へ委任内容を明確にしておく事が重要です。
PTAが取得した個人情報(会員情報)を学校(第三者)に提供しない限り、学校によるPTA会費徴収は不可能です。学校への個人情報(会員情報)提供は、個人情報保護法における第三者提供の例外規定となる業務委託であることを明確にしておくこと必要です。

口頭による確認ではなく、対外的にもわかるようにするために、契約書という書面に残しましょう。
業務委託契約は、PTA総会などで学校に業務を委託することについて保護者の同意を得てから手続きするようにしましょう。
  • PTA規約などで、PTA団体が権利能力なき社団として要件を満たしていることが前提です。
    PTAの法的側面 ≫ PTAは権利能力なき社団 ≫
  • PTAが外部と契約を締結する場合は、自然人であるPTA会長が「PTA会長」という肩書き付きで契約当事者になります。
    PTAの法的側面 ≫ 契約当事者としてのPTA ≫

業務委任契約書

○○学校PTA会⾧○○(以下「甲」という。)と○○学校校⾧○○(以下「乙」という。)とは、○○学校PTAの業務に関して、次の通り業務委任契約を締結する。
業務委任契約書
(委任事項)
第1条 甲は乙に対し、○○小学校PTA業務のうち、次の行為をなすことを委任し、乙はこれを受諾する。
(1)
PTA会費の集金及び督促
(2)
印鑑、出納簿及び預金通帳の保管
(3)
PTA広報紙、各種PTA関連文書等の配布
(4)
PTAへの提出物の回収・保管
(5)
その他、甲、乙協議の上で必要な業務
2. 前項各号に明記されていないもので必要が生じた事項については、都度、甲と乙が協議して定める。
(1)〜(5)は、具体的に委任する内容にあわせてください。
(権利義務の譲渡等の禁止)
第2条 乙は第三者に対し、委任事項の一部若しくは全部を委任し、この契約に基づいて生じる権利義務を譲渡し、又はこの契約上の地位を承継させてはならない。ただし、乙の事前の申し出により甲の承諾を得たときは、この限りではない。
(報酬)
第3条 この委任契約に関し、乙に名目の如何を問わずいかなる報酬も支払わない。また、乙は、甲に対して名目の如何を問わずいかなる報酬も求めない。
一般的な委任契約の例としては、訴訟行為代理を弁護士に依頼、確定申告を税理士に依頼など、報酬が発生する有償契約が一般的です。無償、有償については、地域事情もありますので教育委員会などにご相談ください。 [参考]自治体の規程など ≫
(秘密の保持等)
第4条 乙は、委任契約上知り得た秘密を第三者に漏らしてはならない。また、乙は、保管する書類等を他人に閲覧、書写又は譲渡してはならない。ただし、法令に特別の定めがあるとき、または甲の承諾を得たときは、この限りでない。
個人情報取扱の観点から、最終的に学校内の誰が業務委任した個人情報にアクセスするかについて把握する必要があります。
(契約期間及び有効期間の継続)
第5条 本契約期間は、20○○年○○月○○日までとする。ただし、甲乙いずれにおいても、1か月以前に相手に通知することにより、本契約を解除することができるものとする。また、甲・乙いずれからも前記の通知がない場合、契約は自動的に更新されるものとする。
自動更新にして毎年の手続きを省略します。毎年契約をする場合は、
  • 本契約の期間満了は、当年度の3月31日までとする。
  • 2. 前項の期間満了後、乙は、この契約に基づき保管する書類等を、速やかに甲へ引き渡さなければならない。
(実施状況の確認)
第6条 甲は、委任業務の実施状況について、乙の業務に支障を生じさせない範囲内において、聞き取りや書類の確認等を行うことができる。
(補足)
第7条 本契約に定めのない事項については、必要に応じて甲、乙が誠意を持って協議して定める。
この契約の締結を証するため、本書2通を作成し、甲、乙記名押印のうえ各自1通を保有するものとする。
20○○年○○月○○日
委任者(甲) ○○学校 PTA会⾧ ○○
受任者(乙) ○○学校 校⾧ ○○
会長名義でも契約書締結は可能です。また印鑑が慣習的に必要であれば利用してください。

学校における個人情報の取扱いならびに使用の同意について

学校における個人情報の取扱いについて

学校側が保護者に対して、学校の保有する個人情報をPTAに提供することについて同意を得る場合、学校側文書に追加記載をお願いする内容の例です。
(1)
個人情報(氏名、写真、作品、生徒・児童の学校の様子・活躍など)については、学校だより等の各種おたより、本校ホームページ等で扱うものとする。
(2)
本校教育活動へのテレビや新聞取材などに対して、本校教育活動に関する写真、映像、音声を提供・公開するものとする。
(3)
学級集合写真(○年生〜○年生)、卒業アルバム(○年生)の写真、映像、音声を利用する。
(4)
PTA活動のため(役員選出、広報誌、ホームページ、各種イベントなど)等への情報提供をするものとする。
各都道府県や各市区町村が定める「個人情報保護に関する条例」では、教育委員会(学校)は、保有する個人情報を利用目的以外のために第三者に提供してはならないと規定されている場合が一般的です。
こうした条例がある場合、本人の同意を得ずに、学校からPTAに対して児童・生徒や保護者名簿(個人情報)を 提供することは、条例違反となる可能性があります。 学校側に相談するなどして、個人情報の取扱いに関する学校の文書に、「学校の保有する個人情報をPTAに提供することについての同意」に関する項目追加を依頼してください。
ヒント 学校長や教職員が、公務と明確に区分されていない状態でPTA事務を行っている場合は、自治体による事務規程などの整備と運用が必要です。また、当該事務を職務専念義務免除の対象とする必要性についてをPTAと学校で協議するなどの対応が必要と考えます。 PTAとは保護者と教師が協力して子どもの教育環境をより良いものに整えることを目的とした団体で、社会教育関係団体として位置付けられています。PTAは任意団体であり、権利能力なき社団ともいわれています。PTAを法的側面から考えてみました。 PTA総会はPTA会員が集まって行う会議で、最高決議機関です。PTA総会での書面総会利用も増えてきました。時代の変化にあわせ、書面表決やオンラインツール活用など、PTA総会の開催方法のアップデートを検討しましよう。 公立学校は公の機関ですから、公費による運営が基本です。学校現場でいう公費とは、一言で説明するなら市区町村の予算で、財源は税金です。公費と私費のわけ方については、法律で定められているものではないため全国統一の基準はありません。 全国の自治体によって様々というのが現状です。PTA会費の適切な使途についてまとめています。 PTAには保護者からの会費や寄付など、運営していくための何らかの収入があるのが一般的です。資源回収、ベルマーク運動、バザーなどの活動をしているPTAもあります。ここでは、PTA予算での学校への寄付・寄贈に関するポイントをまとめています。 学校給食費等の公会計化の流れが進んできました。給食費以外の教材費などの学校徴収金も自治体が収納する事例もでています。 自治体が学校徴収金にPTA会費を含めて収納するシステムを導入すれば、PTA会費集金に関わる負担は激減します。複数の自治体での 導入事例 ≫ もあります。 PTA会費集金のキャッシュレス決済導入にあたって、知っておくべきこと、決済フロー、決済代行会社、学校給食費公会計化との連携などの情報です。
facebookでシェア
   
LINEでシェア
   
Xでシェア
   
リンクをコピー
全国PTA連絡協議会は、本サイト等の内容およびご利用者様が本サイトを通じて得る情報等について、その正確性、完全性、有用性、最新性、適切性、確実性、動作性等、その内容について何ら法的保証をするものではありません。当サイトに掲載されている情報を利用することで発生した紛争や損害に対し、当協議会は責任を負わないものとします。
オンライン情報交換会のご案内
情報交換会
2024年1月13日(土)10:00〜11:30、第3回情報交換会を開催いたします。
情報交換会では、各連合会やPTA活動でのお悩みや事例報告、課題解決成功事例など、参加者の知見を持ちより、情報交換をすることによるノウハウの共有を目的としています。
今回は、2つのテーマを中心に20分程度のセミナーに続き、ファシリテーターを交えたフリートーク形式で開催します。
  • 活動のスマート化には?
  • PTA活動の業務委託は?
他県ではどうなんだろう?どんな対応をしているのだろう?
PTAを取り巻く環境も変わりつつあります。
Zoom利用の会議ですので、お気軽に参加いただき、情報交換を有効にご活用ください。
都道府県PTA協議会・市区町村PTA連合会等の役員、事務局の皆様を対象としておりますが、単位PTAの皆様もご参加いただけます。
※全国PTA連絡協議会の会員・非会員は問いません。(1団体3名程度まで) 詳しくは ≫
お申し込みはこちら
※Gooleフォームを利用しています。
Zoomのアカウント登録は無料です。Zoomのご利用に不安がある場合は、当協議会にお問い合わせください。お問い合わせ ≫
Zoomご利用にあたっての最初の準備、テスト接続とトラブル対策などの情報は、Zoom Manual 利用者編 ≫
Zoom社のサイトでは、動作環境の確認などお試し接続が可能です。ご利用予定の端末から クリック ≫ してください。
PTA運営の支援
ITライセンス支援(会員対象)
Wi-Fi利用環境の支援
PTA団体補償制度(会員対象)
PTA情報の共有
情報共有 … PTA運営支援
情報共有 … PTA個人情報保護
情報共有 … IT導入支援
情報共有 … Googleアプリの活用
情報共有 … オンライン会議の活用
コラム
コラム … 保護者として
コラム … 安心してインターネットを使うために
協議会からのお知らせ
会員登録 当協議会は会員団体の人的、金銭的なご負担を最小限とし、各都道府県、市区町村のPTAがつながることでメリットを享受いただける団体を目指しています。
会員を対象とした各種サービスの助成制度や割引制度をより多くのPTAの皆様にご利用いただけるよう、当協議会ご登録にあたっての入会金や会費の制度は設けておりません。金銭的なご負担なく登録いただけます。
また、会員団体の皆様には、事務負担や研修会・イベントなどへの動員は想定していません。
情報交換会や各種セミナーは、基本的にオンライン形式で開催いたしますので、皆様のニーズや関心に応じて、お気軽にご参加いただけます。
PTAの皆様は、金銭的や人的なご負担を気にせず、必要とされる事業やサービスをご利用ください。
2023年の会員対象は、上部団体に未加入または休会中のPTA団体を原則としております。(図の緑部分)
  • 日本PTA全国協議会に未加入または休会中の協議会
  • 道府県PTA協議会に未加入または休会中の市区町村PTA連合会等
  • 市区町村PTA連合会に未加入または休会中の単位PTA
対象となるPTAの皆様、 ぜひ、当協議会へのご登録をご検討ください。
上部団体からの退会・休会を検討中のPTAの皆様も、 お気軽に お問い合わせ ≫ ください。
全国PTA連絡協議会の会員登録はこちらから
単位PTAの皆様からのお問い合わせも少しずつですが増えています。
ご不明な点は、お気軽に お問い合わせ ≫ ください。 現時点での会員登録は、こちら ≫
更新:2023年11月2日