一般社団法人 全国PTA連絡協議会

PTAへのICTツール導入と利活用に関する情報を発信していきます。

[Support ICT活用]に区分されている各ページの概要です。
作成:2023/08/11  更新:2024/2/21
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Support  ICT活用
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記事
ITツール導入手順、導入後の運用のポイント
ITツールを使ってみよう! ≫
記事
コミュニケーションツール、グループウエア等
PTAで使えるITツール ≫
記事
LINEのビジネス版 非営利団体向け特別プラン
LINE WORKSとは ≫
記事
Word差し込み機能の活用マニュアル
差し込み文書印刷とメール送信! ≫
記事
ツール導入時の解決すべき課題の一覧と解決策
PTAでもオンライン会議 ≫
記事
Zoom、Meet、Temesなどの機能比較
Web会議ツールを比べてみた ≫
記事
リアルとオンライン併用で会議を開催するには?
PTA会議のハイブリッド開催 ≫
記事
テスト接続やトラブル対策、登録など初心者向け
Zoom Manual 利用者編 ≫
記事
Zoomの各種機能や利用方法など、主催者向け
Zoom Manual 主催者編 ≫
記事
マナーや機能など便利な使い方につながるヒント
Zoom Manual 活用編 ≫
記事
自動文字起こし機能を使って負担の軽減
Zoomで議事録作成を簡単に! ≫
記事
Googleアカウントをお持ちでない場合は
Googleアカウントを活用しよう! ≫
記事
懸念事項への対応、導入事例やサンプルフォーム
Googleフォームを活用しよう! ≫
記事
基本操作からフォームの公開、導入マニュアル
Googleフォーム Manual ≫
記事
より便利に使える質問による分岐と回答チェック
Googleフォーム Manual Plus

ICT 導入/活用

ITツール活用 ここ数年、PTAの役員や委員などの作業が保護者にとって負担であるといった内容の報道をよくみかけます。
専業主婦世帯の方が多かった戦後PTAの流れが、現在にマッチしていないという議論も多くあり、PTAの業務や活動にITツールを積極的に導入する事例が増加してきています。
ITツール導入により、PTAの業務や活動に伴う作業量の削減や負荷の軽減を実現することができるようなヒントを提供していきます。

PTAでのITツール導入を応援します!

Update PTAにITツール導入することで、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。
現在では、PTAでの利用ニーズを満たす様々なITツールがあります。利用ツールの選定にあたっては、導入目的や効果、実際の利用者についても検討しましょう。

PTAでも使えるITツール

ITツール コミュニケーションツール、グループウエアなどPTAで使えるITツールについてまとめています。についてまとめています。
  • LINE WORKS、BAND、slackなどコミュニケーションツール
  • Google Workspace、サイボウズOfiice、kintoneなど
    サイボウズ社の非営利団体向けの取り組み情報
  • Googleフォーム

LINE WORKSとは

LINE WORKSとは、いわばLINEの”ビジネス版”です。
LINEの使いやすさを踏襲しながらも、情報や予定の共有など、チームや組織運営のために開発された、別のアプリです。 トークだけでなく、ファイルのフォルダ管理、カレンダー、掲示板、アンケートなど、便利な機能を備えています。
もともとがビジネス用に作られており、PTA情報を扱う上で気になるセキュリティ面の対策もあり、スマホだけでなく、パソコンやタブレットでも使えます。
LINE WOKRS LINE WORKSのフリープランの機能を一部アップデートした非営利団体様向け特別プランが、LINE WORKSの公式サイト ≫ に期間限定で無償提供されています。
LINE WORKS PTAでの運用ポイント
LINE WOKRS ITツールの導入にあたっては、まずは、保護者の皆さんにとって負担軽減につながる事だとの理解をいただくこと、もちろん役員の方々との合意形成も重要です。
導入時の説明資料としてカスタマイズできるPTA向けスターターキットが、LINE WORKSの公式サイト ≫ に用意されています。

差し込み機能の活用!

office 差し込み機能で、代表的なものは、差し込み印刷とメール配信の差し込み機能です。差し込み機能を利用する場合、まずは元となるデータを作る必要があります。
差し込み印刷とは、郵便番号、住所、名前などがそれぞれ異なるラベルやハガキを一括して印刷できる機能です。Excelファイルや、CSVファイルなどで作成した名簿データを取り込んで、1枚毎に異なる内容のラベルが作成できます。
メール配信の差し込み機能とは、会員の皆様へメールを一斉配信する際、宛先アドレスの他、会員一人ひとりに必要な情報を差し込みしてメール配信する機能です。

オンライン会議 導入/活用

PTAでのオンライン会議ツール導入を応援します!

オンライン会議ツール コロナ禍を契機に、様々なシーンでのオンライン会議ツールの利用が進み、日本人の勤務形態も変わりつつあります。
当協議会のZoom助成事業を利用したしたPTAも少しずつですが増えてきていますが、PTA全体ではオンライン会議ツール導入がなかなか進んでいないのが現状です。
解決すべき具体的な課題と、解決策についてもまとめてありますので、PTAでのオンライン会議利用を検討してはいかがでしょうか?
PTAでのオンライン会議の利用状況 実際には、PTAでオンライン会議はどのように使われているのでしょうか?
当協議会のZoom助成事業を利用しているPTAが実際に利用したオンライン会議の統計データです。
PTAでもオンライン会議 ≫ オンライン会議の利用状況 ≫

メジャーなWeb会議ツールを比べてみた!

Web会議ツール Web会議専用ツールのZoom、コラボレーションツールでありGoogle MeetMicrosoft Teamsにはそれぞれ機能やメリット、使い方に違いがあります。
PTAでの利用を考えた場合、シンプルで直感的な操作性か、普段から使い慣れている環境に親和性の高いツールを選ぶか考えどころです。
役員会や委員会など固定メンバーが使う前提であれば、Zoom、Meet、Teamsで大きな差異はないので、使い慣れた他のアプリとの親和性を重視することも考えられます。一方で、普段利用されない方々の利用を想定する場合には、アプリのダウンロードがなくて使えるなどの配慮も必要です。
いずれのツールもスマホやパソコン用の専用アプリがあり、Webブラウザーからのアクセスにも対応していますので、 各ツール違いをよく検討し、オンライン会議のメンバーが利用しやすいWeb会議ツールを使いましょう。
LINEやSkypeも便利なWeb会議ツール LINEは無料版での参加可能人数が500人、Skypeは、ユーザー登録せずに、会議を開催したり、ユーザー登録せずほかの人が開催した会議に参加可能です。
PTA利用での利用を考えるとユーザー登録不要で会議に参加できることは重要なポイントです。
Skypeの他、Zoomもユーザー登録不要で会議に参加が可能です。また、制限付きりなりますがGoogle Meetも、主催者が有料版のGoogleWorkSpaceを利用している場合のみ、参加者のユーザー登録は不要です。
Web会議ツールを比べてみた ≫ LINEやSkypeも便利なWeb会議ツール ≫

PTA会議のハイブリッド開催

ハイブリッド開催 PTAの役員会、委員会をリアルとオンラインのハイブリッド形式で開催してみましょう。
ハイブリッド会議とは、会場集合型のリアル会議とネットを利用したオンライン会議を融合した会議をいいます。従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部(または多く)が別の場所からオンラインで参加する、新しい会議スタイルです。

Zoom 活用支援

Zoom マニュアル

Zoom オンライン会議をPTAに導入することは、保護者たちとの協力関係や意見交換が円滑化され、より効率的なPTA活動のきっかけとなります。
当協議会では、アカウントの登録なしでも参加可能、アプリのインストールなしでも参加可能、ホストキーを使うと便利な事などから、PTAでのオンライン会議ツールとしてZoomを利用をおすすめしています。また、登録会員の皆様を対象した助成制度もあります。
PTA向けのZoomマニュアルで、用途別に3種あります。
PTAでのZoom活用マニュアル
テスト接続やトラブル対策、アカウント登録などZoom利用にあたっての最初の準備のほか、アプリのダウンロード、会議の参加、ミーティングに接続後の対応、トラブル対応など、Zoomを始めて利用される方向けのマニュアルです。
ミーティングのスケジューリング(予約開催)、招待、開催、ホストしての役割など、PTAでのオンラインミーティング開催に必要なZoomの各種機能や利用方法など、ミーティング主催者としての情報をまとめています。
画面共有、チャット、ブレイクアウトルーム、投票機能、投票機結果からブレイクアウトルーム、ホストキーなどZoomの各種機能や、より便利な使い方につながる情報や、オンライン会議のマナーについてまとめています。

Zoomで議事録を作成!?

議事録 議事録作成に活用できるZoomの機能には、会議内容の録音・録画の機能、ホワイトボード、字幕機能などがあります。
Zoomの字幕機能とは、Zoom上のWeb会議のトーク内容をリアルタイムで文字に起こせる機能です。
Zoomの機能を利用しても議事録の自動生成とまではいきませんが、全て手書きで議事録を作成するよりは随分と負担が減るはずです。

Googleアプリ 活用支援

Googleアカウントを活用しよう!

office Googleアカウントとは、Googleが提供する様々なサービスを利用する際に必要なユーザー情報です。作成するだけで、GmailやGoogeフォーム、Googleドライブなどを無料で利用できます。
PTAでのITツール導入の際には、共同作業やファイル管理など様々なシーンでの活用をおすすめします。GoogleアカウントはスマホかPCがあれば、誰でも無料で作成可能です。
Googleアカウント有無の確認方法、アカウントの作成方法のほか、セキュリティー対策や「自分用」と「ビジネスの管理用」の違いなどの情報があります。

PTAでGoogleフォームを活用しよう!

Googleフォーム Googleフォームは無料で使えるフォーム作成ツールです。PTA活動でのアンケートや問い合わせにフォームに活用できます。
フォームの作成にはGoogleアカウントが必要ですが、回答するだけであればアカウントは必要ありません。パソコン、スマートフォンのどちらでもフォームの作成、回答が可能です。
Googleが初めての方でも、アンケートや問い合わせフォームの作成にご活用ください。当サイト内でもオンラインセミナーなどの受付に利用しています。
PTAでのGoogleフォーム活用マニュアル Googleフォームに関する情報は、1.導入検討にあたって、2.利用者マニュアル、より便利な使い方に関する3.利用者マニュアル Plus に分かれています。
Googleフォームをどう利用したらいいの? という疑問に答える情報です。
導入対する懸念事項への対応、PTA入会申込書の導入事例やサンプルフォームなど
記事
1.導入検討にあたって
Googleフォームを活用しよう! ≫
Googleフォームのメリットやデメリットなど特徴や、基本操作からフォームの公開まで、Googleフォームを初めて使う方に向けた導入マニュアルです。
記事
2.利用者マニュアル
Googleフォーム Manual  ≫
Googleフォームには入力した値をチェックする機能や、回答に応じて質問を変更する条件分岐の機能があります。Googleフォームがより便利に使える「質問による分岐」と「回答チェック」に関するマニュアルです。
記事
3.利用者マニュアル Plus
Googleフォーム Manual Plus ≫
Googleフォームでアンケート
アンケート アンケートを紙ベースで実施する場合には、印刷、配布、回収、入力、集計、報告と手がかかる作業となりますが、Googleフォームを利用すれば、印刷、配布、回収、入力の部分は負担が減ります。
PTAアンケートの作り方、目的の明確化、質問の種類、質問の作り方などの他、アンケート集計方法についても解説しています。
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